«No hay nada más inútil, como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto.»
—Peter Drucker, abogado y tratadista austriaco, considerado el mayor filósofo del management del siglo XX.
Toda planificación es susceptible de fracaso si no nos fijamos en ciertos elementos tóxicos que puede poner en peligro el éxito de nuestro trabajo. Saber planificar teniendo en cuenta las amenazas posibles, no es fácil. Por eso, es importante conocer los riesgos principales al planificar. Así, sabremos cómo actuar desde las fases más primarias de nuestro trabajo.
Siempre decimos que los proyectos en activo están vivos, varían según los contratiempos del momento. Si un proyecto no se modifica, algo pasa y no es bueno.
Además, cada que vez que cerramos un proyecto, estaremos recopilando una lista de lecciones aprendidas que se convertirán en nuestra guía más valiosa. A este librillo, conviene sumarle los errores y consejos de otras personas que también han sufrido estos principales riesgos de un proyecto. Frases que alguien alguna vez ha lamentado pronunciar…
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10 riesgos principales al planificar tu trabajo
— ¡No he planificado mi proyecto de manera realista y objetiva! Suele ocurrir más de la cuenta. Al planificar tenemos que ser conscientes los recursos con los que contamos. Resulta fundamental encontrar el equilibrio en la mayor parte de cosas de la vida, por no decir en todas. Por eso, en la gestión de proyectos es clave para dar con el escenario adecuado y no llevarnos sorpresas. Otra frase relacionado con esto, sería… ¿Realmente necesito planificar? Nos remitimos a la frase del encabezado firmada por Peter Drucker: «No hay nada más inútil, como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto.»
— ¿Cuál era mi objetivo principal? Cuando perdemos el norte, perdemos la primera razón por la que iniciamos el proyecto. Esto no quiere decir que no podamos añadir nuevas metas que surgen por el camino —de hecho, es bueno hacerlo—, pero siempre orientándonos al propósito principal por el que empezamos. Dar un paso atrás y dos hacia delante.
— ¿Quién era este? Vulgarmente hablando, este se refiere a uno de nuestros stakeholders o interesados del proyecto. Si no olvidamos de identificar minuciosamente cada uno de nuestros colaboradores, estaremos planificando a ciegas. Por ello, es importante no comenzar a planificar sin tener elaborados ciertos documentos como listas eficaces y completas de stakeholders, un buen análisis de riesgos o una descripción detallada de nuestros recursos disponibles, suele ser un error bastante común.
— ¿Qué quería fulanito? O lo que es lo mismo: no definir los verdaderos intereses de cada uno. En la lista de interesados de proyecto, debe constar los intereses de cada uno. Ahora, ¿cómo aplicarlos en la planificación para que todos cumplan con sus objetivos? Aquí, echamos mano de nuestra creatividad, innovación e ingenio. Precisamente, hace poco hemos entrevistado a Diego Marqueta, ingeniero industrial especializado en la optimización de procesos, que da las claves para ser creativo en la gestión de proyectos.
— Tenía que haber hecho primero esta actividad… Planificar sin seguir las dependencias entre las actividades, puede costar caro. Las planificaciones de proyectos complejos, en los que gran parte de sus tareas dependen de que se finalicen otras, es fundamental que sigan lógicas como PERT y CPM.
Afortunadamente, hoy día las tenemos a nuestro alcance ¿por qué no usarlas? Antes, sólo eran propiedad del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, pero ahora se han simplificado tanto que cualquier usuario, sea o no un director de proyecto, puede acceder a todas sus ventajas. Si quieres saber más sobre la planificación que te dice qué hacer y cuándo de la manera más optimizada posible, pincha aquí. 😉
— ¿Hasta dónde puedo hacer? Definir bien los roles y las responsabilidades de cada uno. Un aspecto que hay que dejar claro desde el principio. Por el camino, pueden surgir nuevas responsabilidades o tareas, pero cada uno debe saber bien los objetivos que debe cumplir. Y eso sólo lo logramos si sabemos transmitirlo bien a los demás. ¿Cómo?
— ¡Estamos haciendo lo mismo por duplicado! Lo siguiente es poner cara de póker. 
Es el resultado de la gestión pésima por sí misma. Si trabajamos con una aplicación que permite una comunicación a tiempo real de los cambios realizados, de las actividades añadidas, objetivos, mensajes, sub-tareas, etc., salvaguardamos uno de los mayores errores de principiante, que nos puede llevar directamente al gran fracaso.
— Y ahora, ¿por dónde empiezo? Priorizar los riesgos y tener un buen plan de contingencia es básico. Precisamente, gracias a las dependencias entre actividades, basadas en PERT y CPM, saber qué hacer primero para llegar a tiempo y en presupuesto al final del proyecto. Pincha aquí para saber cómo vincular actividades.
— Me he quedado sin presupuesto, ¿qué hago? Varias opciones: pedir un préstamo al banco o a alguna alma caritativa de tu queridísimo círculo de amistades o planificar mejor tu proyecto. Nosotros te ayudamos a lo segundo.
Puede suceder que en la primera planificación, no hayamos contemplado ciertos contratiempos. Por eso, herramientas como Sinnaps te permiten visualizar el impacto de cada cambio en la planificación, a través de las simulaciones. ¿Aceptamos barco? Pues adelante, nos lo podemos permitir.
— Esta herramienta no me permite… ¿Solución? Cambia de herramienta. Hoy día podemos contar con aplicaciones potentes, de fácil acceso, con un gran abanico de funcionalidades sin dar un curso intensivo de su empleo. La intuición y el fácil uso son las grandes premisas de Sinnaps. ¿Tienes 10 minutos para empezar a trabajar?
Una vez tenemos identificados los posibles riesgos, gracias a la técnica de las preguntas u otro tipo de técnicas, es paso para darles prioridad con el fin de tomar la correcta decisión a tiempo. Para lo cual podremos utilizar estas posibles metodologías de análisis de riesgos en proyectos.
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