El análisis de los riesgos de un proyectos es una constante durante toda la ejecución de los mismos. Se trata de utilizar una serie de técnicas para evaluar los tipos de riesgos y su impacto en el proyectos, con el fin de tomar la decisión más efectiva.
Una de las estimaciones que el Project Manager realiza con más frecuencia es precisamente la identificación de estos posibles contratiempos que pueden poner en peligro los principales elementos de un proyecto: alcance, costos, plazos y calidad de resultados y objetivos.
Mark Twain solía decir que «lo que nos pone en problemas no es lo que no sabes. Es lo que estás seguro que sabes, pero simplemente no es así». Y es que, por muchos proyectos que estemos acostumbrados a planificar, siempre existirán complicaciones que habremos tenido en cuenta en un principio y sin, precisamente, estos riesgos los que realmente podrán en peligro nuestros proyectos.
Si trasladamos esta idea al mundo de los números, hablamos que sólo un 2,5 por ciento de los proyectos termina cumpliendo con la estimación inicial. Una de las principales amenazas de los proyectos el tiempo. Cumplir con los plazos de entrega se convierte así en una de las razones por las que las planificaciones tienden a modificarse continuamente. Así lo confirma el Project Management Institute (PMI) en su estudio.Tan sólo el 51% de los proyectos se terminan a tiempo.
Para ello, existen metodologías de análisis de riesgos de un proyecto con las que no sólo identificaremos los posibles inconvenientes sino que sabremos cómo gestionarlos y, especialmente, sabremos qué prioridad darles. De ahí, que la mayoría de los profesionales busquen herramientas capaces de aportar flexibilidad a los proyectos, detectando nuevos caminos que capeen los estos cambios inevitables.
Todo sobre gestión de riesgos en proyectos
- 10 riesgos principales a planificar
- Plan de gestión de riesgos de un proyecto
- Estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto
- Riesgos de un proyecto que puedes prever y reducir su impacto
- Matriz de riesgos: ejemplo fácil y práctico
- Gestión de riesgos de un proyecto según el PMBOK
- Riesgos del Diagrama de Gantt
- ¿Cómo hacer un análisis de riesgos de un proyecto?
5 metodologías de análisis de riesgos en proyectos
Estas metodologías para el análisis de riesgos nos ayudarán a minimizar su impacto, pero nunca podrán eliminarlos. Y de eso se trata.
Método de la FMA (Failure mode and effective analysis)
Esta metodología de gestión de riesgos se usa, especialmente, en el sector de la ingeniería.
A través de una distribución de puntos se identifica, clasifica y elimina las posibles futuras fallas de los proyectos. Para ello, se tienen en cuenta tres aspectos: frecuencia, gravedad y detección.
Análisis preliminar de riesgos (APR)
En esta metodología de análisis de riesgos, se pone especial interés a las consecuencias de los riesgos detectados.
Se analizan las actividades estimadas para ese proyecto, se extraen los riesgos y se identifican las causas de estos. Después en otra columna de una misma tabla se extraen las consecuencias de cada riesgo con el fin de clasificarlos. Al combinar frecuencia y gravedad se identifica un tipo de riesgo más o menos prioritario.
Metodología de análisis a través de la matriz de riesgos
En este caso, tenemos en cuenta probabilidad de que ocurra e impacto en el proyecto. A través de estas dos variables, podemos analizar la prioridad del riesgo y así tomar la decisión acertada. A continuación podemos encontrar un ejemplo de matriz de riesgos:
Metodología de la herramienta adecuada
Muchos empresas utilizan estas metodologías para el análisis de los riesgos en sus proyectos. Sin embargo, llevan tiempo y pierden efectividad en contraposición con herramientas online que nos permiten hacer un seguimiento continuo de la evolución de nuestros proyectos. Incluso, existen apps de gestión de proyectos como Sinnaps, que nos informarán si existe algún riesgo que nos impida cumplir con lo estimado. Ya sea por motivos de presupuesto o por una incorrecta estimación de plazos, este tipo de apps nos ayudan nos permiten saber si seremos esa mitad de proyectos que terminan dentro de plazo, o no.
A través de la técnica conocida como el Valor Ganado, detectaremos cuánto valor estamos creando a partir de un proyecto y en función de ritmo de trabajo real y estimado, así como gasto de presupuesto real y estimado. Estas dos variables combinadas nos informarán si debemos acelerar el ritmo de trabajo o gastar menos si queremos llegar al plazo estimado.
Además, nuestra app de gestión de proyectos también nos dará la posibilidad de personalizar la planificación. De esta manera, estaremos aplicando un tipo de metodología de análisis de riesgo por colores. Un ejemplo de planificación con actividades por colores, basada en un diagrama de Gantt:
Metodología del camino crítico
A la hora de planificar los proyectos, asignamos una fecha a la actividades. Pues bien, esta fecha la elegimos en función a la disponibilidad de recursos, a plazos estimados o simplemente por crear una ruta de trabajo lo más optima posible, en función de estas dos variables. Esto es lo que llamamos camino crítico.
Existen muchas maneras para detectar las rutas críticas. Una de ellas es también con nuestra herramienta de gestión de proyectos. Esta nos situará en primer lugar cada camino crítico que detecte en la planificación. En el esquema inferior se puede ver cómo lo vemos en una app de gestión:
Gracias a la detección del camino crítico, estaremos aplicando también un tipo de metodología de identificación de riesgos. Pues la ruta crítica nos ayudará a saber qué actividades son más prioritarias que otras y con ello, podremos analizar primero los riesgos más críticos, aquellos que podrían afectar más a la conclusión del proyecto.
5 estrategias para minimizar los riesgos de tus proyectos
Además de estas metodologías para analizar los riesgos de tu proyecto, estas cinco estrategias ayudarán a minimizar el riesgo detectado en ellas:
- Transferencia de riesgos. Traslada el riesgo desde el equipo a los expertos externos.
- Aplazamiento de riesgos. Cambia el orden en el que se van a desarrollar las actividades previstas.
- Reducción de riesgos. Reduce la posibilidad de que ocurra el contratiempo.
- Eliminación de riesgos. Si es un riesgo que puedes evitar por completo, elimínelo. Si sabes que una tecnología conlleva un riesgo y la puedes sustituir por otra, sustitúyela.
- Aceptación de riesgos. En ocasiones no vas a tener más remedio que reconocer que no hay mucho que puedes hacer, además de aceptar el riesgo y tener un plan de contingencia.
Podemos seguir la gestión de riesgos del PMOK, estos métodos o las posibilidades que ofrece un determinado software, pero lo que es una constante es el análisis de riesgos de un proyecto a lo largo de su ejecución. Lo que nos lleva a realizar un seguimiento a tiempo real de cada proyecto por separado pero también de manera conjunta. La visión global de nuestro portfolio de proyectos nos dará una idea muy aproximada de la prioridad a un nivel mayor, en conjunto. Y esto sólo lo pueden aportar las herramientas online especializadas en la gestión de proyectos.
