Un plan de gestión de riesgos en un proyecto permite dar flexibilidad a escenarios donde surgen imprevistos que normalmente son difíciles de gestionar.
Todos los proyectos son susceptibles a sufrir modificaciones en la planificación. Esto hace que aunque nosotros planifiquemos desde el principio un plan optimizado del proyecto, puede que necesitemos aplicar cambios en el mismo. Los riesgos están ahí, y suceden.
Por eso, a continuación vamos a ver cómo detectamos que podemos tener riesgos que pongan en peligro nuestro proyecto, así como un plan de gestión de riesgos que pueda paliar las consecuencias negativas en nuestros proyectos. Además, partimos con una ventaja muy clara cuando hacemos una buena gestión de riesgos: mejoramos la competitividad de la empresa.
Índice
Gestión de riesgos en proyectos para el aumento de la competitividad
Antes de analizar cómo podemos hacer un plan de gestión de riesgos en proyectos, desde Sinnaps creemos que es importante que sepamos por qué ahora los proyectos cada vez son más susceptibles a la incertidumbre y por tanto al posible cambio. A continuación vamos a ver algunos ejemplos con los que podemos detectar a tiempo los posibles riesgos de hoy día.
El primer lugar, los mercados son cada vez más complejos. Vivismo en un mundo cada vez más versátil, en el que los cambios rápidos en las empresas son clave, no sólo para mejorar su competitividad, sino para simplemente sobrevivir.
Además, los proyectos también son más complejos:
- Mayor número de especialistas a integrar
- Complejidad técnica de las soluciones
- Más importe de las inversiones
- Mayor competitividad a todos los niveles
- Menores plazos solicitados por los clientes
- Mayores exigencias de calidad
Por otro lado, existe una tendencia a la especialización clara. Los equipos están formados por cada vez más especialistas y suelen ser más funcionales. Lo que incluye que también exista un especialista en la gestión de proyectos. Tendemos así a profesionalizar la gestión de nuestros proyectos.
Algunos datos para entender cómo elaborar un plan de riesgos de un proyecto
Según algunos datos recogidos por Técnicas Reunidas, la aplicación de prácticas profesionales para gestionar proyectos mejoran tres factores fundamentales: cumplieron con los objetivos e intenciones comerciales, se acabaron a tiempo y se terminaron dentro del presupuesto.
Plan de gestión de riesgos en un proyecto
Durante la elaboración de un plan de proyecto, necesitaremos información que en muchas ocasiones no podemos obtener hasta pasada gran parte de la fase ejecución de nuestro proyecto. Y es que la gestión de riesgos está muy ligada a la gestión de información.
Cuando empezamos a planificar un nuevo proyecto, tratamos de optimizar las actividades y los recursos en el tiempo dado. Además, todo esto lo empezamos a hacer con una metodología de gestión. Siendo o no conscientes de seguir una determinada metodología, lo cierto que así lo escogemos desde el principio. ¿Qué metodología estamos aplicando normalmente?
- Predictiva o tradicional
- Ágil
- Combinada
Cuando planificamos todos desde el principio, optimizando cada detalles en el proyecto, estamos aplicando la metodología predictiva. Con ella, detectamos caminos críticos, cuellos de botella, momentos en los que necesitaremos más recursos, o por lo menos tener en cuenta que no podemos retrasarnos.
Cuando vamos planificando todo a medida que vamos ejecutando el proyecto, según los cambios en los requerimientos o la posible incertidumbre, estaremos aplicando metodología ágil. Aquí aplicamos métodos como Scrum, donde cada dos o tres semanas vamos planificando cada detalle del proyecto.
¿Y qué pasa si hacemos esas dos cosas al mismo tiempo? Entonces estaremos aplicando el método combinado. Planificamos desde el principio con la información que tenemos, y vamos detallando según contratiempos. Además, vamos dando flexibilidad al proyecto, a medida que sabemos qué prioridad tenemos en función a la criticidad prevista con los métodos tradicionales. Con la combinada, vamos a poder atender mucho mejor a los imprevistos con los que no contábamos.
Todo sobre gestión de riesgos en proyectos
- 10 riesgos principales a planificar
- Estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto
- 5 metodologías de análisis de riesgos de un proyecto
- Riesgos de un proyecto que puedes prever y reducir su impacto
- Matriz de riesgos: ejemplo fácil y práctico
- Gestión de riesgos de un proyecto según el PMBOK
- Riesgos del Diagrama de Gantt
- ¿Cómo hacer un análisis de riesgos de un proyecto?
Plan de gestión de riesgos de un proyecto, ejemplos
Vamos a ver cómo podemos hacer un plan de gestión de riesgos en proyectos. Y nada mejor que ver algunos ejemplos de planes de gestión de riesgos de un proyecto.
Para ellos, vamos a ver trucos con los que gestionar el riesgo en nuestros proyectos:
1/ Identifica y planifica hitos
Si planificamos momentos clave en donde evaluaremos la gestión del proyecto, así como su evolución, podremos identificar a tiempo posibles contratiempos para la siguiente fase del proyecto. Por eso, los hitos suelen planificarse al terminarse una fase y comenzar otra. Si necesitas más información sobre esto, en el curso de gestión de proyectos.
2/ Planifica escenarios con los posibles riesgos que sabemos
Existen aplicaciones que nos permiten planificar escenarios fuera del plan oficial del proyecto. Así sabemos cómo afectará cada cambio antes de que suceda.
3/ Comprueba el impacto de esos posibles cambios en la planificación
Utiliza y planifica las actividades Buffer. Es una técnica que desde Sinnaps aconsejamos para poder dar flexibilidad al proyecto. Y que también detallamos en el curso. Básicamente, consiste en planificar determinadas actividades a las que llamamos Buffer, con una duración y unos recursos determinados. Es importante que esos recursos y esos días no haya otras cosas. Además, esas actividades serán dependientes de la última de esa fase.
4/ Asigna recursos a las actividades, incluido las Buffer
Como decíamos, es importante asignar recursos a las actividades para que nuestro plan sea lo más realista posible. Sólo así podremos saber disponibilidades y compensar mejor el consumo de los mismo en el plan.
Aquí, dejamos un ejemplo de cómo en Sinnaps podemos planificar las actividades Buffer en función de las fases del proyecto.
Estos son algunos trucos para elaborar nuestro plan de gestión de riesgos en proyectos. A medida que elaboramos una planificación, vamos teniendo en cuenta posibles contratiempos. Asimismo, si tenemos posibles riesgos que sabemos de antemano, podemos aplicar otros trucos, como la planificación de los escenarios, sabiendo el impacto de esos cambios en el plan.
