Es costumbre en muchas empresas de diferentes sectores, salir del paso sin un plan de comunicación cuyos objetivos coincidan con los de la propia organización. Especialmente, si hablamos de medianas y pequeñas empresas, no es fácil parar, pensar y encontrar tiempo para diseñar el plan de comunicación que mejor se adapte a los intereses de nuestra organización. Todo ello, gracias a un planificador online. Y es que el 13% de las agencias y departamentos de comunicación no profesionalizan la gestión de sus proyectos.
A continuación, vamos a ver cómo podemos elaborar nuestro plan de comunicación de una manera fácil y eficaz, pero sobre todo, adaptado y unificado a la estrategia de nuestra empresa. Además, siempre tendremos en cuenta el target o el público al que nos dirigimos, como epicentro de todas las acciones de comunicación en equipo. ¿El objetivo? Diseñar un plan de mejoramiento de la comunicación organizacional.
Índice
Plan de comunicación de una empresa: 3 preguntas clave antes de empezar
Una vez tengamos dibujado un perfil de consumidor ideal, aquel que realmente necesita satisfacer sus necesidades con la solución que le ofrecemos, y no aquel ‘ideal’ para nosotros. Aunque puede resultar obvio, se trata de unos de los mayores errores que encuentran los departamentos de marketing de muchas empresas. Y una de las premisas si nos adentramos en las funciones de la comunicación básica.
Así pues, y antes de empezar a rellenar listas de acciones de comunicación, debemos parar y preguntarnos: ¿qué queremos conseguir una vez pongamos en marcha el plan estratégico de comunicación? Es tan importante definir un objetivo claro, viable y cuantitativo, como saber qué acciones y herramientas emplear para alcanzarlo? Otro de los aspectos más importantes dentro de las funciones de la comunicación de la empresa.
Identificamos a continuación una serie de cuestiones que nos llevarán a definir los objetivos de nuestro plan de comunicación.
- ¿Cuál es nuestra situación actual? Por ejemplo, partimos de un crecimiento del 5% al mes, realizamos sólo acciones de comunicación a clientes recurrentes, disponemos de un presupuesto para comunicación de tanto, etc. La última premisa puede que no la sepamos de un inicio, por eso nuestra software de gestión de proyectos online, nos va a ayudar a optimizar el plan de control y saber qué recursos necesitamos para alcanzar estos objetivos en el plazo que hemos estimado. Un ejemplo de herramienta fácil de usar y completa para hacer seguimiento del plan de comunicación, es Sinnaps.
- ¿Cuántos y cómo son los segmentos de target que hemos definido? Este punto nos ayudará a saber qué interesa a cada uno de los segmentos del público objetivo que hemos definido. Con esta información podremos elaborar mensajes y creatividades efectivas para ellos, así como nos ayudará a empatizar y entender qué demanda o qué necesita este público.
- ¿De qué plazo y recursos disponemos? Como hemos mencionado, las respuestas las podemos tener si hacemos simulaciones de escenarios. ¿Qué ocurre si se retrasa el diseñador gráfico en entregar su pedido? ¿O si no obtenemos la rentabilidad que esperamos? En un par de minutos, sabrás con este vídeo cómo puedes hacer una simulación del proyecto. La magia de esto es que podrás adelantarte a los contratiempos y tomar decisiones con tiempo.
Estrategia de comunicación y ejemplos
Perfecto. Ya sabemos lo que estamos persiguiendo, es momento de emplear nuestro sentido más común y definir la estrategia de comunicación que emplearemos. ¿Por qué hablamos de sentido común? Porque, por ejemplo, muchas empresas tienden a abrirse cuentas de Twitter, Facebook o LinkedIn porque «hay que estar». Vamos a ver tres ejemplos de estrategias diferentes según tres objetivos distintos.
Comunicación corporativa: ejemplos
¿Por qué hay que estar en las redes sociales? ¿Para qué? Para aumentar nuestro tráfico, porque hemos detectado que nuestra home convierte muy bien y que la gran comunidad que tenemos creada en nuestro Twitter sería un tráfico muy cualificado. De este modo, incrementaríamos el ratio de compra un 10%, pues está dentro de nuestro objetivos de aquí a seis meses. Así es como vamos a ir definiendo un plan estratégico de comunicación.
Por el contrario, buscamos ampliar la notoriedad de nuestra marca por lo que una posible acción podría ser trabajar anuncios promocionados en las redes sociales con el propósito de crear comunidad. Mientras, trabajaremos el ‘engagement’ o el compromiso que esa comunidad de seguidores tiene de nuestra marca. ¿Cómo lo haremos? Con contenido periódico, de calidad que sabemos que sí les interesa.
Asimismo, una adecuada comunicación a través de emails, puede ser una gran acción si buscamos precisamente mejorar la fidelidad de nuestros clientes o para ampliar incluso la recurrencia de compra y el aumento de ventas, siempre y cuando se adapte a nuestro target, así como a la comunicación y contenido en cada email.
Previa al envío masivo de emails, es importante saber a quién y cuándo se los enviamos. Es decir, existe una estrategia de recogida de datos. Estos datos de público cualificado y potenciales clientes, se segmenta según intereses. A continuación, se elaboran los mensajes pertinentes para ellos. Por ello, las empresas más competitivas emplean técnicas de automatización de envíos, optimizando esfuerzos y mejorando sus ratios de apertura.
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Plan de comunicación: ejemplo
Si estamos buscando un ejemplo de plan de comunicación, tendremos que asumir que nunca va a ser afín a nuestros intereses concretos. Deberemos ser capaces de elaborar aquel plan adecuado a nuestros objetivos, por nosotros mismos. Aquí, os presentamos un boceto editable de cómo sería un plan de comunicación con unos intereses generalizados.
Para ello, es clave utilizar una herramienta que nos permita crear un plan de gestión de comunicaciones flexible y colaborativo. Pues, según la encuesta mencionada, los equipos de marketing y comunicación necesitan mantenerse informados de qué hacer y cuándo entregarlo. Según los resultados recogidos, este aspecto es el más buscado, con una media de 8,91 puntos. Gracias a un cronograma online, podremos comunicarnos con nuestros equipos a tiempo real.
Así pues y sin más dilación, os brindamos uno de los muchos ejemplos de comunicación externa de una empresa. Un plan en Excel que podéis descargar y editar según vuestras necesidades.
Entre los aspectos a destacar en este ejemplo de plan de marketing y comunicación, encontramos dos que resultan clave: la amplia investigación precia y un plan de contingencia, donde valoraremos diferentes escenarios.
Descargar ejemplo de plan de comunicación
Este ejemplo, no sólo nos enseñará a saber cómo hacer un plan de comunicación digital hecho a nuestra medida, sino que nos permitirá conocer una herramienta para medir y controlar cada una de las acciones de comunicación. De las más utilizas en estos casos, es Sinnaps. Se trata de una aplicación online con la que todo el equipo sabrá que hacer, cuándo entregarlo, mientras hacemos seguimiento del progreso de la comunicación en los proyectos.
