¿Cómo hacer una planificación de proyectos optimizada?

Índice

La planificación de proyectos es una estimación de lo que vamos a necesitar.

12 Claves en la planificación de proyectos
Objetivos de la planificación de proyectos
Etapas de la planeación de proyectos
¿Cómo hacer una planificación de un proyecto de manera productiva y flexible?

La planificación de proyectos es una estimación de lo que vamos a necesitar.

La planificación de proyectos es la programación y estimación del orden de prioridades de las actividades necesarias para alcanzar unos objetivos. Y es que, planificar en un cronograma online es estimar técnicamente lo que va a suceder en los próximos días, semanas, meses o años.

Desde nuestros ancestros, la planeación estratégica formal siempre ha estado presente en la evolución del ser humano. Necesitamos una organización para crear, desarrollarnos y dar pasos hacia delante. De ahí, la importancia de la planeación estratégica de una empresa. Es necesario establecer una ruta a seguir para alcanzar un objetivo concreto.

12 Claves en la planificación de proyectos

La especialización en gerencia de proyectos, se basa principalmente en la elaboración de una planificación estratégica de una empresa, siempre y cuando tenga en cuenta una serie de elementos clave.

— Actividades críticas o camino crítico
— Dependencias entre actividades
— Recursos necesarios y disponibles
— Consumo equilibrado de recursos
— Costes planificados y gastos reales
— Plazos fijos
— Trabajo en equipo
— Incertidumbre, riesgos y simulaciones de proyecto
— Contratiempos y actividades comodín
— Relaciones con las personas que participan en el proyecto
— Lecciones aprendidas y procesos guardados
— Herramientas fáciles de usar por todo el equipo.

En esta última clave para mejorar la planificación de tus proyectos, es indispensable que la herramienta de gestión que utilices sea intuitiva. Su curva de aprendizaje debe ser lo más reducida posible, se trata de una de las diferencias más importantes entre, por ejemplo, el MS Project online y cualquier otra aplicación que simplifique el trabajo de todo, haciéndolo fácil, completo y divertido al mismo tiempo.

Objetivos de la planificación de proyectos

Sin embargo, ¿qué conseguimos realmente con la planificación de proyectos? Estas son algunas razones que explican por sí mismas, la importancia de la planeación estratégica en una empresa.

— Gestión de riesgos

— Productividad y efectividad

— Control y seguimiento de resultados y trabajo diario

— Decisiones rápidas y competitividad empresarial

— Resultados enfocados al cliente o dueño del proyecto

— Mejora continua de los procesos de producción basados en planificación anteriores exitosas.

— Bienestar y satisfacción del equipo de trabajo. No olvidemos que realizar una adecuada planificación de proyectos también mira por el bien del clima laboral y la satisfacción de que casa persona está realizando un trabajo pertinente en el proyecto.

Etapas de la planeación de proyectos

1/ Situación actual, objetivos principales y generales a alcanzar con el proyecto cerrado

2/ Reunión de arranque y establecer un plan de acción

3/ Borrador y reunión con responsables

4/ Plan de actividades. Te recomendamos el artículo: ¿cómo hacer un plan de actividades?

5/ Asignación de tareas al equipo de trabajo

6/ Asignación de recursos y enfoque realista

7/ Ejecución

8/ Estrategia de comunicación, revisiones, hitos y seguimiento del proyecto

9/ Cierre proyecto, reunión equipo y lecciones aprendidas en la planificación. ¿La convertimos en un proceso para re-utilizarlo más adelante o no?

¿Cómo hacer una planificación de un proyecto de manera productiva y flexible?

En la actualidad y según las necesidades del proyecto, se suelen seguir planificaciones ágiles. Es decir, la planificación de proyectos a través de técnicas que permitan una ejecución flexible de las actividades. No se estima para más de una semana, sino que se va planificando en función de los requerimientos versátiles de los clientes o de los propios acontecimientos. Esto sucede, sobre todo, en el mundo del software, en el que es imprescindible planear de manera flexible.

Las apps actuales de gestión de proyectos, te ayudan a adaptar tu planificación a las necesidades actuales. Te recomendamos Sinnaps, un planificador online fácil y completo, para darle la flexibilidad que requieren tus proyectos hoy en día.

Ventajas de planificar con el proyecto ya en marcha

— Revisiones constantes

— Respuestas eficaces

— Gestión de la incertidumbre

— Reducción del tiempo de respuesta a los imprevistos

— Resultados orientados a las necesidades del proyecto/cliente

Planificación de proyectos basada en técnicas predictivas

Aún hay muchos sectores de actividad que necesitan ejecutar sus proyectos en base a técnicas predictivas. La construcción de un puente requiere de una mayor previsión a largo plazo, por lo que la etapa de planificación de proyectos, es clave para el resultado final. Es el momento en el que se toman las decisiones más importantes, cuando se pueden modificar las actividades, añadir los recursos o valorar presupuestos.

Durante esta fase inicial, se analiza el proyecto que nos presentan o presentamos nosotros mismos. Estudiamos el grado de viabilidad después de realizar un diagnóstico de proyecto detallado. Así como se realizan planes de empresa para describir las estrategias y los recursos para objetivos futuros, el diagnóstico de proyecto en la etapa de planeamiento de proyectos, es la base para empezar a planificar.

Después de estudiar la viabilidad del proyecto, definir unos objetivos e identificar los recursos necesarios, pasamos a diseñar un plan de trabajo. En él, se determinan las fechas, los plazos de ejecución y el reparto de responsabilidades. Es lo que propiamente se conoce como planificación de proyectos. Se trata de la hoja de ruta de un proyecto.

Planificación de proyectos predictiva y ágil, al mismo tiempo

Al planificar, debemos respetar los márgenes que permitan un trabajo posterior flexible y más en sectores no tolerantes a los imprevistos de última hora.

Debemos tener en cuenta, que cuando planificamos no estamos sentenciando necesariamente lo que va a suceder. Recuerda que un proyecto siempre tiene vida, sino varía durante su ejecución es que está muerto.

Afortunadamente, existe en el mercado una amplia variedad de herramientas para planificar proyectos. Sin embargo, debemos hacer la distinción entre planificar y gestionar tareas, y planificar y gestión proyectos. Porque hay aplicaciones para los dos tipos de planificación: trabajos sencillos, del día a día y proyectos más complejos que no sólo te ayudan a gestionar costes sino que te asesoran para priorizar mejor y tomar decisiones eficaces. En este último caso, destaca la aplicación Sinnaps, un cronograma online que propone rutas de trabajo optimizadas, acordes con las necesidades de tus proyectos.

Y es que al final, planificar proyectos es fijar prioridades. Saber lo que hacer, cuándo hacer y con qué recursos mínimos llevar a la práctica un objetivo principal. Todo ello, representado en gráficas actuales basadas en el clásico diagrama de Gantt.