El único factor contra el que no podemos luchar en nuestra planificación es el tiempo. En muchas ocasiones se convierte el principal culpable del fracaso en proyectos que terminan siendo una frustración o una lección para su gestor, según se mire. Sin embargo, como exponíamos en el artículo ¿Por qué se retrasan los proyectos?, no podemos ir contra natura pero sí aliarnos con ella. Para ello aprenderemos cómo optimizar el tiempo, de la manera más eficiente posible y a partir de unos recursos disponibles, uno de los rompecabezas de muchos Project Manager.
En primer lugar, en una adecuada planificación existen tres aspectos que nunca hay que perder de vista: recursos, esfuerzo productivo de las personas y los tiempos. Es determinante planificar un adecuado control sobre estos agentes, antes, durante y tras el cierre del proceso. ¿Qué es clave? La buena gestión de las relaciones entre las tareas a través de sistemas PERT (Project Evaluation and Review Techniques), relaciona la dependencia de las actividades, y CPM (Critical Path Method), que nos permite saber qué tareas deben terminarse en el tiempo estimado, o de lo contrario, afectarán a la duración total del proyecto. Estos métodos nos proporcionarán unos datos que pueden ser luego utilizados para dibujar un diagrama de Gantt, que por supuesto, podrá editarse y modificarse gráficamente.
Gracias a estas técnicas, aplicaciones como Sinnaps son capaces de conjugar herramientas formales, puramente matemáticas, con el fin de automatizar, estudiar y predecir cómo será el desarrollo de un determinado proyecto. En él, serán varias las tareas que se realicen a la vez pero nunca sobrepasando esos tres factores: recursos, esfuerzo del capital humano y el tiempo disponible para su elaboración. La relación entre las actividades es la clave del éxito de este tipo de aplicaciones.
Gestiona las tareas de forma sistémica o teniendo en cuenta sus relaciones para optimizar el tiempo de tu proyecto.
Así pues, la ventaja de utilizar un software que emplea la investigación operativa a través de PERT y CPM está clara: podremos visualizar automáticamente cuándo debe empezar y terminar cada tarea para que todo vaya lo mejor y más rápido posible. O lo que es lo mismo: un flujo de trabajo óptimo con el que arrancar nuestro proyecto. Será la manera más objetiva y precisa que se ha dado hasta el momento para lidiar, sobre todo, proyecto de una gran complejidad. De ahí que hablemos de gestor de proyectos inteligente.
Aun así, cabe destacar que cuando se trabaja con la gestión del tiempo, la planificación inicial no deja de ser una mera estimación. Para una mayor índole, «re-planificar un proyecto puede ser la prueba de que evoluciona y tiene garantía de éxito», así lo afirma el CEO y fundador de Sinnaps, Richard Balet. Todo está supeditado a una evolución, una palabra que tiene intrínseco el significado de cambio. De ahí que sea tan importante escoger una herramienta que permita hacer modificaciones a lo largo del desarrollo del proyecto de la manera más flexible posible. Sin afectar prácticamente al resto de actividades.
De modo, que ¿cómo lograr una verdadera optimización del tiempo en nuestro proyecto? Aprendiendo a administrar tres factores: actividades, prioridades y expectativas u objetivos. A partir de estos aspectos podremos marcarnos unas directrices básicas con las que aprovechar al máximo la planificación inicial y optimizar el tiempo que tenemos disponible:
—Identifica las actividades que puedas con antelación.
—Establece una jerarquía de prioridades. Recuerda que priorizar no es apagar los fuegos de tu día a día.
—Distingue lo que es urgente de lo que es importante.
—Aprende a decir no. Deshecha lo que realmente no valga la pena para cuidar lo que sí merece dedicarle tiempo.
—Estudia detalladamente la posibilidad de la multitarea simultánea. En todo proceso, la mejor formar de alcanzar la meta es caminando hacia ella paso a paso, actividad por actividad. Sin embargo, muchas veces es preciso realizar labores al mismo tiempo para no sobrepasarnos del límite temporal del proyecto.
—Así pues, no delegues varias tareas para el mismo tiempo a los mismos colaboradores. En este sentido, Sinnaps ofrece una herramienta para controlar cada recurso a través de la visualización de una gráfica, que identifica el esfuerzo de cada miembro del equipo. El tiempo, el volumen de trabajo y el coste del mismo en momentos determinados quedarán reflejados para no perderlos de vista. Una buena opción con la que aprender a delegar y repartir las actividades entre todos.
—Haz uso de los proyectos estándares. Básate en la experiencia de anteriores proyectos de éxito, a través de simulaciones o esquemas guardados.
—Reserva un periodo de tiempo para imprevistos.
—Y por último y no menos importante, cuida el tiempo de descanso de tu equipo de trabajo.
Son sólo algunas de las claves para optimizar el tiempo de forma correcta. Ahora sólo nos queda preguntarnos: ¿cuántas herramientas hay que utilizar para automatizar realmente las tareas? y ¿cuánto tiempo gastaremos en implementar completamente ese nuevo software? Para estas dos preguntas, Sinnaps tiene una respuesta sencilla: utilizando un gestor que diseñe automáticamente flujos de trabajo óptimos y adaptados a nuestro proyecto, con un alto grado de usabilidad para optimizar el tiempo de aprendizaje y sacarle rápidamente el mejor partido.
Es cierto. Existen muchas técnicas con las que optimizar nuestro tiempo, pero sin duda la que mejor funciona es aquella con la que, tras procesar y organizar toda la información, podemos desarrollar nuestro propio método. Y esto nos ayuda a diseñarlo gestores tan flexibles y personalizados como Sinnaps.
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