La gestión de riesgos de un proyecto no es fácil. Gran parte del tiempo dedicado a identificar y prever posibles contratiempos se traduce en mejores resultados al concluir cada proyecto. Sin embargo, ¿cuáles son los riesgos que pueden poner en peligro todo el trabajo empleado en un plan estimado? ¿Cuáles son los que podemos prever de antemano y reducir al máximo? Y es que tampoco podremos evitar estos posibles riesgos, sino tratar de reducir su impacto en el proyecto.
Sólo el 2,5% de los proyectos suele cumplir con su planificación inicial. Esto se traduce en una gestión continua de los diferentes factores de riesgos y las amenazas que tratan de impedir que terminemos dentro del plazo estimado y bajo el presupuesto dado, entre los requisitos más importantes.
Afortunadamente, existen software para la gestión de riesgos online que nos pueden ayudar a paliar mejor estos ataques. Elaborando un adecuado registro de riesgos de proyectos y creando simulaciones de escenarios para poder trabajar con las distintas casuísticas, podremos reducir su impacto negativo en el proyecto. Sin embargo, antes hay que identificarlo y esto no sólo nos ayudará este artículo, sino también plataformas de gestión de proyectos como Sinnaps, entre otras.
Índice
Riesgos de un proyecto: ¿cómo entender su impacto?
Los proyectos están formados por actividades, con una duración, unos recursos asignados, unos requisitos y objetivos, y en ocasiones unas dependencias. Estas relaciones entre tareas, suele estar sujetas a las entregas de actividades previas. Así, vamos creando un flujo de trabajo, optimizando tiempos y compensando el uso equilibrado de sus recursos. Siempre y cuando controlemos también el coste que cada línea de trabajo nos supone. Vamos a ver un ejemplo de planificación, con flujos de trabajo formados por actividades relacionadas.
Este tipo de planificaciones, nos ayuda a priorizar estos flujos de trabajo. Por ejemplo, en Sinnaps, la primera línea nos da las actividades más críticas, que supondrán un mayor riesgo e impacto en el proyecto si algo sucediera en ellas. Así se le denomina al camino crítico, donde debemos poner especial atención a los riesgos del proyecto. En esta infografía también lo podemos ver de manera clara y fácil.
Ahora bien, por un lado tenemos el nivel de impacto de cada riesgo y por otro tenemos la probabilidad de que ocurra. Con estas dos consideraciones podemos hacer algunas estimaciones. Por ejemplo, si uno de nuestros proveedores se retrasará en una entrega, ¿cómo impactará entonces que una actividad se retrase? ¿Esta actividad está dentro de uno de nuestros caminos críticos? Comenzamos entonces nuestros análisis de riesgos de un proyecto.
Teniendo en cuenta el grado de probabilidad y de impacto en el proyecto, trabajamos con una matriz de riesgos. Como ejemplo, te damos esta:
Todo sobre gestión de riesgos en proyectos
- 10 riesgos principales a planificar
- Plan de gestión de riesgos de un proyecto
- Estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto
- 5 metodologías de análisis de riesgos de un proyecto
- Matriz de riesgos: ejemplo fácil y práctico
- Gestión de riesgos de un proyecto según el PMBOK
- Riesgos del Diagrama de Gantt
- ¿Cómo hacer un análisis de riesgos de un proyecto?
Lista de riesgos de un proyecto y soluciones para reducir su impacto
Teniendo en cuenta estas consideraciones y pensando en el impacto total del proyecto, vamos a identificar algunos posibles riesgos y las soluciones para minimizar su impacto negativo. De esta manera, podremos concentrarnos las dimensiones clave de tus proyectos: alcance, costos, plazos y calidad de resultados y objetivos.
Cada proyecto tiene unas circunstancias diferentes, por lo que para identificarlos es preciso mantener reuniones regulares con los responsables de cada actividad. Ellos son los expertos en esas tareas, por lo que son los profesionales que nos ayudarán a identificar tanto necesidades de la tarea como riesgos.
Sin embargo, estos responsables no son los únicos que colaboran en la identificación de los riesgos de un proyecto. Existen otros interesados o stakeholders que nos pueden ayudar a saber posibles retrasos, incidencias con materiales, retrasos en la documentación e incluso, cambios en los requerimientos del cliente. Asimismo, para grandes proyectos, existen equipo expertos en la gestión de riesgos.
Tipos de riesgos de un proyecto: ejemplo de diferentes situaciones
La mayoría de estos riesgos responde a una mala estimación de la planificación, lo que supone desde una inadecuada planificación de recursos hasta errores de plazo y duraciones de ejecución. Así pues y tendiendo en cuenta estas consideraciones, identificamos y registramos los principales ejemplos de riesgos de un proyecto:
- Riesgos en los plazos estimados.
- Riesgos en los recursos planificados.
- Riesgos en el uso de la aplicación de gestión. Lo que supone, por ejemplo una mala implantación de la misma en el equipo. Es básico que todos los colaboradores compartan la misma información actualizada con los últimos cambios en el proyecto. Asimismo, todos han de imputar gastos y tiempos de ejecución reales para que el control del proyecto y la detección de otros posibles riesgos sea eficaz. Esto nos lleva directos al siguiente punto.
- Riesgos en la comunicación de todos los interesados del proyecto. Incluimos posibles modificaciones en los requerimientos por parte del cliente o dueño del proyecto.
- Riesgos en las entregas de actividades previas y necesarias para el inicio de nuevas tareas. O lo que es lo mismo, entregas en las actividades correspondientes a los caminos críticos del proyecto.
- Riesgos en la política interna de nuestra empresa.
- Riesgos externos, ajenos a nuestra compañía pero que pueden afectar al sector.
- Riesgos en posibles errores en la documentación requerida. Corresponde a los riesgos técnicos de un proyecto.
Esta lista de riesgos de un proyecto son ejemplos que nos ayudarán tomar las medidas necesarias a tiempo. ¿Cómo gestionamos entonces una solución adecuada a todos ellos? Algunos trucos los puedes encontrar en la siguiente infografía pero también en herramientas con las que trabajar la reducción del impacto negativo de cada riesgo, así como la posibilidad de utilizar estos tipo de metodologías de análisis de riesgos.
Gestionar los riesgos del proyecto ahora
Ejemplo de cómo minimizar la problemática de un proyecto
Las plataformas online especializadas en simplificar y gestionar fácilmente proyectos, como Sinnaps, no sólo nos permiten a planificar y gestionar nuestro día a día, sino que permiten hacer simulaciones de proyectos, usando también funcionalidades para ver si por ejemplo estamos planificando de manera equilibrada nuestro recursos.
Crea simulaciones con este modo de pruebas
Muchos equipos utilizan líneas de acción estandarizadas por el PMI. Así, se pueden hacer una gestión de riesgos según el PMBOK. Todos estas soluciones nos ayudarán a minimizar riesgos en cada una de nuestras acciones dentro del proyecto. Unas consideraciones que comenzaremos a tener en cuenta desde la propia justificación del proyecto.
