La matriz de riesgos es una herramienta para gestionar los posibles contratiempos que nos podemos encontrar en un proyecto. Es inevitable escaparnos de la incertidumbre que supone planificar y gestionar un proyecto. De ahí que muchas empresas utilicen herramientas para realizar análisis de riesgos de proyectos y minimizar su impacto negativo, ya sea usando uno de los siguientes ejemplos de matriz de riegos o un software de gestión específico.
En la mayoría de los casos, cómo gestionemos o cómo usemos una matriz de riesgos, supondrá el éxito de nuestro proyecto. Y es que, nos atreveríamos a decir, que ningún plan resiste a la primera negociación. Y más cuando gestionamos nuestros proyectos con colaboradores internos o externos al equipo, utilizando la matriz de involucrados.
Por ese motivo, vamos a identificar cómo hacer y usar una matriz de riesgos, con ejemplos y cómo podemos hacerlo automáticamente, gracias a estas herramientas como Sinnaps, software online de gestión de proyectos.
Todo sobre gestión de riesgos en proyectos
- 10 riesgos principales a planificar
- Plan de gestión de riesgos de un proyecto
- Estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto
- 5 metodologías de análisis de riesgos de un proyecto
- Riesgos de un proyecto que puedes prever y reducir su impacto
- Gestión de riesgos de un proyecto según el PMBOK
- Riesgos del Diagrama de Gantt
- ¿Cómo hacer un análisis de riesgos de un proyecto?
Índice
Matriz de riesgos de una empresa: ¿qué debemos tener en cuenta?
Una matriz de riesgos no sólo identificará los peligros de la ejecución de las actividades de nuestra empresa o del desarrollo de los servicios que ofrecemos, sino que será una herramienta de control y nos dará seguridad para mejorar la gestión de nuestros proyectos.
Con ella, podemos evaluar los riesgos financieros, operativos y estratégicos que supongan un impedimento para el correcto avance del proyecto en base a los objetivos marcados, así como siguiendo la misión y valores de nuestra compañía. En definitiva, una matriz de riesgos podrá darnos un diagnóstico de la evolución de nuestro proyecto.
Debemos tener en cuenta que…
- Es flexible
- Es fácil y sencilla de entender
- Evalúa según los objetivos de nuestros proyectos
- Es capaz de comparar actividades y proyectos
- Nos ayuda a saber cuáles son nuestras actividades críticas
- Nos permite priorizar tareas a través de la elaboración de la matriz de priorización
- Se puede aplicar a distintas áreas del proyecto y de la empresa
Sin embargo, si no queremos hacer cuadros de Excel, o necesitamos un control más exhaustivo sobre el avance del proyecto podemos usa paneles de control basados en la planificación de nuestros proyectos. Por ejemplo, este panel es fácil de entender y simplifica técnicas profesionales de Valor Ganado (EVM).
Estas técnicas nos informan si estamos gastando más de lo esperado, si vamos demasiado lentos en la ejecución de tareas, y si llegaremos o no al final de proyecto con este ritmo y costes de trabajo.
Así, podrás predecir rápidamente los posibles riesgos de tu proyecto, detectando posibles cuellos de botella. Lo puedes ver por ti mismo este vídeo de 1 min.
Pasos y formato de una matriz de riesgos y oportunidades
Afortunadamente no es complicado realizar una matriz de riesgos y oportunidades, lo más difícil es identificar esos riesgos. Establecer reuniones con cada uno de nuestros colaboradores o stakeholders, para saber de primera mano cada uno de los inconvenientes con los que nos podemos encontrar en cada una de las tareas.
Así pues, haremos un listado de los riesgos, por ejemplo, en formato Excel. Cada riesgo puede tener un número de identificación, añadiremos características como actividades que se pueden ver perjudicadas por él, responsables de esas actividades, objetivo que se puede ver en peligro, y una serie de columnas que nos indican qué tipo de amenaza y su solución. Además, ¿está activado este riesgo? ¿Cuándo nos lo podemos encontrar?
Para completar este cuadro es necesario hacer la famosa matriz de riesgos. Y así podremos analizar cada uno de manera mucho más objetiva y práctica para el proyecto. De modo que recopilamos estos pasos para empezar el proceso de administración de riesgos:
1- Identificar y hacer una lista de los posibles riesgos a través de una adecuada comunicación con nuestros stakeholders. Para ello, te recomendamos este curso gratis y online sobre cómo organizar reuniones Kick-Off. ¿Te suenan?
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Lección 2: Planifica tu proyecto y prepara una reunión Kick Off con sustancia.
2- Elaborar una matriz de riesgos con lo extraído en nuestras reuniones con los responsables de cada actividad. Te presentamos aquí un ejemplo de matriz de riesgos y oportunidades que puedes hacer en formato Excel.
Matriz de riesgos: ejemplo basado en probabilidad e impacto
3- Ampliar las características de cada riesgo en nuestro cuadro o listado de riesgos en formato Excel. Con cada una de las propiedades del riesgo: actividades a las que afectaría, fecha en la que nos lo podemos encontrar, responsable de esas actividad, impacto y probabilidad, solución, etc.
Además, esta matriz de riesgos está muy relacionada con la matriz de McKinsey, utilizada para definir tu estrategia de producto.
¿Cómo predecir riesgos a través de Sinnaps?
Procedimiento de gestión de riesgos gracias a tecnología accesible para empresas
En función del número de posibles riesgos y de la información que hayamos podido extraer en esas reuniones previas, podremos saber si nuestro proyecto necesita un amplio análisis de riesgos. Cada uno de estos pasos está muy bien, y complementarlo con herramientas de gestión a tiempo real como Sinnaps, nos va a permitir predecir e identificar con exactitud, si por ejemplo, debemos ampliar el presupuesto o recortar los costes si queremos llegar al plazo final del proyecto.
A veces ocurre, que por ir más rápido para llegar a la fecha estimada, necesitamos invertir más recursos. Sin embargo, esa decisión la debemos saber de antemano, planificando ese cambio en el modo de pruebas de Sinnaps para ver cómo afectaría a la totalidad del proyecto.
A través del panel de control y gracias a esa simulación de escenarios en el modo de pruebas, podemos tomar decisiones mucho más efectivas y predecir mucho mejor los posibles riesgos.
Aquí, podrás ver cómo crear simulaciones con este modo de pruebas:
Gran parte del trabajo de un Project Manager se basa precisamente en la identificación de riesgos, en la elaboración de una matriz de riesgos de una empresa, en el procedimiento de gestión de riesgos y en la elaboraciones de constantes simulaciones y planes de contingencia para cuidar el buen funcionamiento del proyecto. Además, muchos profesionales se dejan guiar también por la gestión de riesgos del PMBOK, la cual ayuda a estandarizar procesos, así como emplean otro tipo de metodología de análisis de riesgos.
¿Cómo realizas tus matrices de riesgos? ¿Tienes algún ejemplo que mostrarnos? Cualquier comentario, no te cortes. Puedes dejarnos lo que opinas, tus dudas y cómo Sinnaps te está ayudando al respecto.
