¿Cómo hacer un planning online y dejar atrás los pósits?

El plan online se convierte ahora en el centro de las proyectos en numerosas empresas, cuyos empleados están confinados a teletrabajar. Olvidamos así el pósit de la oficina y trasladamos el proyecto a un entorno en remoto.

Sin embargo, este paso puede resultar un caos o todo lo contrario, una inyección de optimización y efectividad en el trabajo de todo el equipo. ¿Cómo pasar del pósit de la oficina a un planning online?

Pero antes vamos a ver qué tipos de tableros con pósits tenías en la oficina, para poder trasladarlo mejor a una herramienta de planificación online.

Índice

4 tipos de tableros con pósits (ahora anticuados)
El planning online que dejan atrás el tablero de pósits

4 tipos de tableros con pósits (ahora anticuados)

Para trasladar el tablero de pósits que teníamos en la oficina, al mundo digital y colaborativo del planning online, es importante saber cómo estábamos organizando el trabajo con ellos. Por eso, identificamos los principales tipos de tableros con los que varias oficinas están gestionando y planificando proyectos:

Tablero de pósits Kanban clásico con colores y camino crítico. Es uno de los más utilizados. Siendo bastante completo, este tablero recoge el estado de las actividades en el momento, un camino crítico de tareas, asignación de tareas a cada persona, y puede ser que el color indique dificultad en las actividades. Así azul es baja y rosa es la más alta, pasando por las demás gamas de colores. También podría ser la duración de las actividades, es decir, actividades que duran uno, dos o tres días, o actividades con una duración entre 89 a 144 días.

Además, muchas empresas añaden un backlog con multitud de pósits pendientes para planificar, pero que no se sabe aún muy bien cuándo empezar con ellos.

Lo curioso de este tablero, es que a simple vista puede resultar fácil y rápido crearlo. Sin embargo, normalmente lleva una dedicación y actualización complicadas, suponiendo una enorme inversión en tiempo. Con el aliciente de que sólo lo pueden ver las personas que están alrededor del mismo. Más tarde, veremos cómo trasladarlo a un planning online.

Tablero de pósits circular por etapas de un proyecto. Muchas empresas, especialmente las más pequeñas, puede funcionar con este tipo de tableros circulares, donde todas las fases o etapas tienen lugar dentro de varias anillas.

Por un lado, tenemos los requerimientos a la izquierda y círculos con cada etapa. Así tenemos, primero ejecución, luego iría desarrollo y termina en diseño. Además, están asignadas las fases del proyecto a las distintas personas del equipo.

Tablero de pósits Scrumban para un equipo de desarrollo de software. Estos ingenieros están utilizando un tablero Kanban clásico gestionando el proyecto con el método Scrum, así aplicamos la popular metodología ágil.

Pues bien, aquí está planificado un story o lo que se va a desarrollar en el software a petición normalmente de los usuarios. Normalmente se dice : As a < type of user >, I want < some goal > so that < some reason >.

El tablero con pósits refleja el estado del proyecto en ese momento y lo separa en Diseño y Desarrollo. Además, podemos ver las incidencias o bugs, las tareas relacionadas con mejoras y las que suponen una nueva funcionalidad. También sabemos en qué sprint nos encontramos de cada equipo funcional.

Si quieres saber cómo implementar esta metodología ágil en tus proyectos, te recomendamos este eBook gratuito.

Tablero de pósits con la motivación y estado de ánimo del equipo. Esto lo podemos hacer tranquilamente y sin esfuerzo con el fin de motivar y unir al equipo. Al final somos personas no máquinas y tenemos nuestros días. Si miramos un poco más allá, este tablero puede resultar tremendamente útil: sabemos cómo comunicarnos ese día con los demás, teniendo en cuenta su día, una información muy valiosa que puede ser muy efectiva si se trata sobre todo, de pedirle tareas o preguntarle dudas.

Estos son sólo algunos ejemplos de gestión de proyectos a través de un tablero con pósits y de manera muy simple. Los proyectos también traen consigo gestión de recursos, dependencias de actividades, gestión de documentos, etc. Un mundo que se puede complicar mucho si seguimos con estos tableros. Aun así, para equipos muy pequeños con muy pocas tareas simples que no gestionen costes ni presupuestos, ni tampoco disponibilidades de colaboradores, los pósits pueden ser una buena herramienta.

El planning online que dejan atrás el tablero de pósits

Todos estos tableros están muy bien, pero ¿y si no trabajamos en la oficina? ¿Y si se empezamos a colaborar con personas externas localizadas en diferentes ciudades? ¿Quién se lleva el tablero de pósits?

Para ello, vamos a ver cómo crear un planning online con cada ejemplo de tablero de pósits.

Tablero de pósits Kanban clásico con colores y camino crítico

Lo que podría llevar horas e incluso días de optimización, este tablero resulta fácilmente aplicable a herramientas como Sinnaps, que priorizan las actividades según su duración, dependencias entre ellas y fechas de entrega. Además, conecta la planificación con el tablero ágil, para que todo cambio en el plan por el responsable del equipo, se actualiza en el tablero ágil

Aquí lo vemos así de sencillos. Esta es la planificación. Añade cada actividad a su día, dale una duración y asigna los participantes necesarios en ella. Hay actividades que no tienen un día asignado, simplemente se empezarán a hacer cuando terminemos otras. Esto es lo que llamamos dependencias entre actividades. La herramienta calcula el camino crítico y sitúa en la primera ruta de trabajo del planning online. De esta manera, ordena verticalmente las actividades por importancia, para llegar a tiempo y bajo presupuesto.

Et voilà! Así vemos el tablero ágil online, accesible a todo el equipo esté donde esté, basado en Kanban. Vemos el progreso del proyecto, todos los proyectos filtrados como necesitemos, los días que nos quedan para entregar las actividades, el porcentaje de ejecución de la actividad, las personas involucradas en las mismas, validar subtareas, entre otras muchas cosas.

Una particularidad es que las actividades también están ordenadas según su importancia en la planificación. Así, las primeras son las más críticas para hacer. Y lo mejor es que estés donde estés, puedes mantenerte al día de lo que va sucediendo en el proyecto, así como planificar online todos los proyectos que gestiones.

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Tablero de pósits circular por etapas de un proyecto

Para este tipo de tableros, existen varias maneras de gestión online. Aunque la mejor está en el propio planning online y no tanto en un tablero Kanban.

- Podemos crear un proyecto distinto por cada fase del proyecto. Por ejemplo, Diseño, Desarrollo, cada uno va a tener una planificación distintas. ¿Cómo lo gestionamos desde un mismo sitio sin perder la visión global? A través de los Roadmap del planning online.

Este es el Roadmap del gestor de proyectos online Sinnaps. Vemos los proyectos en el planning online, la fecha exacta de finalización y también un resumen de su rendimiento y gastos. Podemos acceder a cada fase en un sólo clic, donde encontraremos todas las actividades de esa fase con sus responsables.

- O también, podemos indicar las fases en el propio plan del proyecto. Dentro, planificamos las actividades correspondientes. Siempre y cuando las fases sean lineales. Es decir, termina cada etapa tienen sus actividades y se van ejecutando linealmente en el tiempo.

- Si las fases se pueden ir ejecutando al mismo tiempo, porque no son lineales en el tiempo. En este caso, podemos separar las etapas por colores de actividades. Así de sencillo. O añadiendo una etiqueta a cada actividad con la fase que le corresponde. Incluso puede tener dos etiquetas una misma actividad, porque pertenezca a dos fases del mismo proyecto.

A pesar de que la propia planificación online es la mejor representación de este tipo de tableros de pósits, también el equipo puede ver estas mismas actividades representadas en el tablero.

Tablero de pósits Scrumban para un equipo de desarrollo de software

Este caso, la gestión y el planning del proyecto se rige a una metodología ágil como es Scrum. Las herramientas online actuales como Sinnaps, están precisamente para dar flexibilidad a los proyectos. Vamos planificando en función a cada Sprint, y viendo cómo afecta cada cambia a la totalidad del plan del proyecto.

Podemos crear dos proyectos: uno de Desarrollo y otro de Diseño. Y nos basamos en el primer planning online con el camino crítico y el Kanban conectado con el plan. Las incidencias o bugs, las tareas relacionadas con mejoras y las que suponen una nueva funcionalidad estarán separados por colores.

Además, tal y como requiere la gestión ágil, vamos haciendo cambios en el simulador de planificación de proyectos. Sinnaps lo llama Testing mode. Nadie verá estos cambios, a menos que los implementes. Así podrás ver cómo afecta que reduzcamos el tiempo de una actividad, o que añadamos otra, etc.

Tablero de pósits con la motivación y estado de ánimo del equipo.

Este tipo de tablero se recomienda que se siga haciendo y más si teletrabajas, cuya relación con el equipo no es tan próxima como en la oficina. Se puede trasladar al mundo online para compartirlo con tu equipo de como este ejemplo. El rojo rosado es que está en un momento estresante, el verde calmada, y el amarillo medio. Otra manera de comunicarnos, donde donde además se recomienda chatear con nuestro equipo encada en conversaciones privadas o de grupo.

Estos son sólo algunos ejemplos de planning online que los diferentes gestores de proyectos online nos lo dejan en bandeja, para que ningún virus afecte a nuestro tablero de pósits que dejamos solitario en la oficina. Porque… ¿quién se lleva el tablero de pósits?

Estos tablero nos los llevamos donde vayamos, coordinando y compartiendo las tareas con el equipo como si estuviéramos sentados al lado de nuestros compañeros.

Y es que al fin y al cabo, son muchas la empresas más competitivas que se pasan al planning online, dejando atrás o olvidándose del arcaico pósit. Herramientas que permiten un trabajo mucho más optimizado, ágil y efectivo.

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