El 57% de los proyectos fracasados, lo hace debido, en parte, a fallos de comunicación entre las partes relevantes.
Elabora un buen plan basado en los servicios que ofrecen algunas herramientas especializadas en gestionar la comunicación de proyectos profesionales.
No es tarea sencilla. Uno de los papeles más importantes del Project Manager es la gestión de la comunicación de proyectos. Para lo que existen infinidad de teorías, planes de gestión, metodologías y diversos sistemas que cumplen un mismo objetivo: mantener informado a todo el equipo de trabajo. Al fin y al cabo, el responsable de proyecto no sólo decide la mejor ruta de ejecución del mismo, sino que gestiona personas, una de las responsabilidades más difíciles de cualquier líder. Te recomendamos comunicación en equipo para evitar malentendidos.
«El 57 por ciento de los casos en que un proyecto fracasa, lo hace porque existe una mala comunicación entre partes relevantes.» Así lo indican los datos recogidos por The Bull Survey. Si a esto le sumamos que la cultura corporativa actual se caracteriza, entre otras cosas, por una transparencia real entre los colaboradores de la empresa, se implementa totalmente la necesidad de gestionar la comunicación de los proyectos. Y es esta necesidad, innata en cada uno de nosotros, la que edifica la base de la transparencia y confianza entre las personas. Sin comunicación, el clima laboral puede oscurecerse hasta el punto de contagiar el propio proyecto de trabajo. Y sólo así se potencia la innovación y el talento del equipo.
Sin embargo, existen muchas brechas que aún continúan persistiendo en multitud de proyectos. Entre ellas, destacan cinco razones que pueden ser el núcleo de nuestros problemas como gestores. Es posible que la información que estemos circulando sea errónea, incompleta, excesiva o sesgada; que alguno de los interlocutores no sea el adecuado para transmitir los datos pertinentes; que utilicemos un incorrecto manejo de los tiempos en los que comunicarnos con el resto de colaboradores; que los medios de transmisión no sean los más idóneos para nuestro proyecto; que el equipo esté disperso geográficamente; o que simplemente no nos comuniquemos con la claridad necesaria.
Con el fin de paliar estos y muchos otros fallos cometidos por culpa de una mala gestión de la información, conviene elaborar adecuadamente un plan estratégico de comunicación; escoger bien el nivel del lenguaje; promover el feedback en el equipo; establecer múltiples canales de comunicación de proyectos; prestar atención al lenguaje no verbal; y fomentar la escucha activa, entre otras muchas soluciones.
Por suerte, existen muchas herramientas que nos ayudarán a sortear este obstáculo con gran habilidad y destreza. No es fácil y en la mayoría de las ocasiones nos puede llevar un tiempo de oro para emplearlo en otro tipo de tareas aún más complejas, pero hoy en día existen soluciones de gestión de proyectos online como Sinnaps, que tienen en cuenta todas estas consideraciones. Por eso gestionan la comunicación de proyectos para que fluya de manera natural y organizada al mismo tiempo.
Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicación es una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar. Sin embargo, este profesional se mantiene en una constante lucha diaria. ¿Su adversario? El tiempo. Por ello, herramientas como estas son capaces de centralizar toda la información que se genera en la gestión del proyecto. No sólo organiza y facilita el uso de conversaciones entre los usuarios, sino que va un paso más allá. Registran y clasifican, gracias a su amplio desarrollo a nivel de informes, cada una de las acciones, recursos, actividades, fechas y demás datos pertinentes para el buen desarrollo del proyecto. Un conjunto de datos que representa la información generada por el propio trabajo y esfuerzo de cada uno de nuestros colaboradores. Nada se pierde y todo se comunica, sea a través de los distintos tipos de informes, o a través de las distintas posibilidades de chats, entre las que destacan las conversaciones abiertas para todo el equipo o privadas. En todas ellas, el Project Manager podrá controlar toda la información que se genere en su proyecto.
Una de las principales ventajas es la de utilizar una herramienta que permita realizar búsquedas rápidas y eficaces de nuestras conversaciones. Un historial de comunicación de proyectos que proporcione al gestor la información requerida por proyecto o por actividades. Se trata de una de las grandes soluciones con la que enterramos las largas pérdidas de tiempo buscando entre los correos electrónicos.
Sin embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos continuamente, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo estamos hablando de un asunto tan relevante como es un proyecto.
Además, la comunicación es en nuestras vidas la mejor forma de aprendizaje. Según la Teoría de la Elección del psiquiatra estadounidense William Glasser, el 10 por ciento de lo que aprendemos es a través de la lectura; el 20 por ciento, gracias a la escucha, el 30 de lo que vemos y miramos, el 50 de lo que vemos y oímos; el 70 de lo que hablamos con los demás, el 80 de lo que escribimos, creamos, analizamos,…; y el 95 por ciento lo aprendemos gracias a lo que explicamos, resumimos, esquematizamos, … Así pues, se podría decir que sin comunicación prácticamente no aprendemos nada, ni nos realizamos como personas ni como profesionales. Y en ese caso, ¿para qué llevar a cabo proyectos en nuestras vidas?
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