Ocurre en los mejores equipos de trabajo. Si la comunicación en equipo es uno de los pilares en la gestión de proyectos, los malentendidos destruyen cualquier plan optimizado. Y es que, sin un adecuado entendimiento entre todos los colaboradores, las actividades no se llegarán a terminar en el plazo estimado. Más cuando trabajamos en entornos en remoto, donde estos problemas se acentúan mucho más.
Por eso, tan importante es saber qué técnicas usar para optimizar las planificaciones como cuáles son los procesos y canales de comunicación más adecuados para implementar en nuestros equipos.
Antes de empezar, dejamos un ingrediente que es la base de la comunicación en equipo: el uso de herramientas online y colaborativas, o software de gestión de proyectos. Sin ellas, habrá malentendidos y nos induciremos en el caos más absoluto.
Índice
Razones por las que se generan malentendidos
Los malentendidos se suelen generar por errores en la transmisión de información entre dos receptores. Esto suele desembocar en pérdidas de tiempo, frustraciones y en definitiva, en equipos quemados. Incluso, puede llevar a enormes pérdidas económicas, si el malentendido no se llega a tratar o simplemente existen más fallos durante al transmisión y actualización de la información en el proyecto.
¿Por qué se generan malentendidos en la comunicación en equipo?
- Porque se subestima directamente la comunicación adecuada. Emplear tiempo en corroborar información, transmitirla de manera clara y precisa, y comprobar después que el receptor ha recibido lo que queríamos transmitir es clave. A veces ocurre, que no le dedicamos el tiempo necesario por creer que estamos ‘perdiéndolo’, pero cierto es que a la larga lo ganamos, y mucho.
- Por el famoso ‘dar por hecho’. Nosotros lo tenemos interiorizado, pero a la hora de transmitir esa información, no llegamos a escribir o decir todas las palabras exactas para que la otra persona recibida el mensaje adecuado.
- Por desconocimiento de los mejores canales para promover la comunicación en equipo. Simplemente, el equipo necesita saber qué canales son los adecuados y para qué.
- Por sobre carga de canales de comunicación. También puede suceder que tengamos demasiadas ventanas abiertas, y se pierda información. Justifica bien cada canal y si tiene o no sentido usarlo.
- Por falta de liderazgo adecuado. Un 50% de los equipos de proyecto aseguran que fracasan por ausencia de apoyo por parte de Dirección. Es importante saber liderar y llevar la iniciativa cuando se trata de ser responsables de una actividad. A veces, hay que estar muy pendiente de que a todos los participantes de la misma les llega la información precisa y están ejecutando las tareas adecuadas. Además, el responsable será el punto de referencia, es decir, será la persona que resuelva cualquier duda de su actividad. Por eso, resulta imprescindible que sepa bien el alcance y especificaciones de la misma.
- Por usar el correo electrónico como principal herramienta de comunicación. ¿Cuánto tiempo perdemos revisando el correo? Y ¿cuándo más perdemos buscando información en la bandeja de entrada? El uso del email en la gestión de proyectos es de los mayores errores que un gestor profesional puede hacer para comunicarse con su equipo. Aquí puedes leer los 10 motivos por los que usar un simple chat, el lugar del correo electrónico.
- Por desorganización cuando hablamos. Las pausas son importantes a la hora de hablar, como el respeto de las personas que tenemos delante. Si cortamos y no esperamos, así como si sólo hablamos y no dejamos hablar, la frustración puede ser tan grande que nuestros interlocutores sólo quieran terminan la conversación sin haber entendido bien el mensaje. ¿Consecuencia? Habrá malentendidos. Te recomendamos estas técnicas de comunicación oral.
- Por desorganización en los chats. La información debe estar donde le corresponde. No sólo para facilitarnos su acceso, sino para situarla en un contexto entendible.
- Por uso de herramientas de comunicación que no permitan la gestión de documentos. Suele ocurrir que las empresas tienen separado los sistemas de comunicación de la demás gestión. Es un error. Un gestor de proyectos profesional debe ser capaz de ofrecer un amplio sistema de chats y notificaciones que permitan la actualización continua del equipo.
- Porque no leemos ni escuchamos todas las palabras. Resulta muy frustrante cuando alguien ha informado de algo y al día siguiente se le pregunta por lo mismo. Si nos acostumbramos a leer y ha escuchar todas las palabras, nos ahorraríamos bastantes preguntas.
- Por no ser solidario, ni pensar en los demás, y pasar ‘la pelota’. Quizás la pelota se pueda pasar una vez, pero cuando continuamente no nos hacemos cargo de nuestra responsabilidad para liderar e informar al equipo, lo hará otra persona que no sepa bien de que va el asunto por no ser el responsable de esa actividad. Error. Habrá muchas papeletas para repetir la tarea y perder tiempo y paciencia del equipo.
Promueve la comunicación en equipo con un entorno adecuado
La comunicación en equipo necesita gestarse en una condiciones adecuadas. De ahí que sea clave conocer las funciones y los elementos de la comunicación.
¿Cuáles son las herramientas básicas que no deben faltar en todo equipo en remoto?
- Equipos y sistemas de trabajo. Todos tus colaboradores deben disponer o acceder fácilmente a las distintas herramientas que usarán, tanto para ejecutar sus tareas como para comunicarse con su equipo.
- Conexiones adecuadas. Parece obvio, pero en equipos de trabajo en remoto este punto suele convertirse en una auténtica pesadilla. Por ejemplo, las interrupciones en video-llamas queman a cualquiera.
- Un proceso de comunicación bien definido, entendido y establecido en el equipo. Si tus colaboradores saben bien las responsabilidades de cada uno, los pasos para ejecutar las diferentes tareas o las reuniones que se deben convocar, todo marchará mucho mejor.
Recuerda que la comunicación es la gasolina en la gestión de nuestros proyectos. Si todo el mundo sabe qué hacer, cuándo hacer y demás especificaciones, el proyecto avanzará más rápido. Sin embargo, en el momento que falte información en una de las partes, es cuando tendremos problemas. Incluso, si establecemos procesos erróneos de comunicación en equipo, podemos incluso ‘gripar’ el proyecto, sin que termine con éxito.
4 claves para crear un proceso de comunicación en equipo
1. Convoca reuniones Kick-off. El responsable del proyecto o de la actividad en cuestión debe convocar reuniones Kick-off o de arranque, tanto para proyectos como para actividades complejas. Es una práctica muy utilizada por los gestores de proyectos profesionales. En ella, se establecen los primeros requisitos del proyecto, se generan dudas para una posterior investigación y se pone sobre la mesa disposiciones y una de las preguntas más utilizadas: «¿es viable?».
Sin embargo, es importante crear este tipo de reuniones cuando nos referimos a actividades complicadas, donde intervienen diferentes tipos de colaboradores con un amplio abanico de sub-tareas, muchas de ellas relacionadas. Se recomienda, en estos casos, que el responsable convoque también una reunión Kick-off.
2. Establece los canales exactos y adecuados. Asegúrate de que todo el mundo entiende cómo usarlos para evitar pérdidas de información. Te recomendamos revisar este plan de comunicación como ejemplo.
3. Usa la planificación como herramienta de comunicación. Nuestra aplicación de gestión es el mapa que informe al equipo de qué hacer, cuándo hacerlo y lo que necesita para ello. Y como tal, todo el mundo debe acceder a ella para consultar cuando sea preciso cualquier duda que pueda surgirle, antes de preguntar directamente.
3. Implementa en el equipo el usa de una comunicación abierta. Quiere decir que es importante que los equipos de trabajo accedan a la información de manera fácil y transparente.
4. ¿Reuniones? Justifica bien por qué es necesaria una reunión. Define con detenimiento las personas que participen en una reunión, así como la duración exacta de la misma. Se recomienda que una persona guíe la reunión. Puede ser la persona responsable de la actividad para la que estamos celebrando esa reunión.
Aplicaciones para comunicarse en equipo
Chats colaborativos
Slack, Google Hangouts y las propias apps de gestión de proyectos como Sinnaps, con conversaciones organizadas.
Videollamadas
Google Hangouts y Google Duo. Zoom, MS Teams y Skype son alternativas muy aptas para hacer reuniones online.
Gestor de tareas y proyectos
Trello, Asana o Basecamp gestionan tareas. Mientras que Sinnaps es un planificador y gestor de proyectos.
Documentos y disco duro virtual
Google Drive, Dropbox, Onedrive. Además, CamScanner, para escanear documentos.
Aplicaciones online como Sinnaps informan al equipo de una manera sencilla y con una información completa. Además, promueven la comunicación en equipo a través de su chat organizado por actividades.
