Plan de actividades

DEFINICIÓN DE PLAN DE ACTIVIDADES

Un plan de actividades es un documento que recoge un conjunto de tareas necesarias para la consecución de una acción u objetivo concreto. Antes de ponernos a planificar un proyecto, es conveniente hacer un plan de actividades. Identificar cada una de las tareas que debemos completar para alcanzar el objetivo del proyecto, es primordial y muchas veces, necesitaremos la ayuda de un asesor técnico.

La planificación de actividades comienza por la elaboración de un cronograma de actividades. En él, pondremos la fecha y duración de la misma, así como las sub-tareas para su ejecución. También podemos añadir un responsable de la misma. Todo ello, lo podemos hacer fácilmente en un planificador online.

Sin embargo, el objetivo principal de un plan de actividades, será identificar qué actividades necesitaremos, y no tanto surtirlas de características como responsables, relaciones o recursos empleados en cada tarea. Dependiendo del tipo de proyecto, estos elementos se gestionan de manera diferente. Aquí puedes ver algunos ejemplos de proyectos aquí.

El plan de proyecto es uno de los primeros pasos de la fase inicial de la gestión de proyectos. Antes de llevar a cabo la planificación de actividades en la aplicación de gestión, es necesario este documento.

La mayoría de Directores de Proyectos profesionales son expertos en su especialización: la gestión de proyectos. Por este motivo, muchos de ellos carecen de conocimientos demasiado técnicos en un campo concreto, en el que se desarrolla el proyecto. Son especialistas en coordinar, gestionar recursos, identificar riesgos, organizar tareas, equipos de trabajo y estimar tiempos, presupuestar, etc. Pero no tanto en saber qué actividades de la planificación, sub-tareas y recursos son necesarios para completar el proyecto en concreto. Por ello, se dejan a asesorar por profesionales más técnicos, expertos en el área correspondiente.

Este procedimiento de trabajo se siguen en campos muy específicos. Pero si somos una empresa en la que el propio director del proyecto realiza el plan de actividades, es conveniente saber hacerlo apropiadamente. Así pues, siendo o no un técnico en la materia o un director de proyectos, en este post explicaremos cómo hacer un plan de actividades, a través de varios tipos de formato de planificación de actividades.

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¿Cómo hacer un plan de actividades?

Pasos para hacer un plan de actividades

1. ¿Qué objetivo queremos alcanzar cuando hayamos terminado el proyecto?
2. ¿De cuánto tiempo disponemos?
3. ¿Cuál es nuestro presupuesto?
4. Divide el proyecto en bloques de actividades
5. Establece un objetivo o unos KPIs para el final de cada bloque para realizar un seguimiento de proyectos efectivos. Este momento se llamará hito o momento clave para revisar los objetivos logrados o no.
6. Una vez sabemos la metodología del proyecto, selecciona una de los dos maneras para identificar las tareas de tu plan de actividades.
   • Empieza desde el final. Cuando empezamos desde el final, para extraer las actividades necesarias, siempre nos hacemos esta pregunta: ¿qué necesito haber logrado para realizar esta actividad? Por ejemplo, para montar una cocina, antes necesito haber recibido todas las piezas de los muebles. De modo, que la actividad previa será ‘recepción de piezas’.
   • Empieza desde el principio. Si en tu proyecto no lleva inmersas actividades relacionadas entre sí, es decir, es un listado de tareas a completar, puedes ir enumerando cada tarea y añadiéndolas a la tabla o plan de actividades. En ella, podrás fijar una fecha de inicio y duración de la misma.
7. Identifica las sub-tareas de cada actividad.
   • Trata a las actividades como si de un mini-proyecto se tratase. Puedes seguir uno de las dos maneras explicadas en el punto anterior.Recuerda: para la planificación de actividades de un proyecto, empieza siempre de lo más grande a lo más pequeño, dividiendo tu proyecto en bloques.
8. Asigna un número de personas necesarias para la ejecución de cada actividad o sub-tarea.
   • Antes de llevar a cabo la planificación de actividades, en donde asignarás responsables concretos, personas del equipo determinadas en la propia aplicación de gestión como Sinnaps, en este plan de actividades, puedes estimar el volumen de personas que necesitarás para que la actividad pueda ejecutarse adecuadamente.

Más adelante, en el momento de elaborar la planificación estratégica, podrás ver fácilmente, si estás compensando de manera equilibrada el consumo de cada recurso y el trabajo de cada persona.

Antes de elaborar un plan de actividades, es importante tener en cuenta que según nuestro tipo de proyecto, se ajustará uno u otro modelo. Aquí está nuestra habilidad para aplicar toda la lógica posible, así como nuestra capacidad resolutiva.

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Te mostramos un ejemplo de formato de planificación de actividades:

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El ejemplo trata de un plan de actividades simple, paso previo al proyecto sobre fabricar y montar una cocina. Enumeramos las actividades, le damos una duración estimada, la identificación de cada tarea y sub-tarea, y terminamos con el equipo que participará en ellas, ya sea interno, externo o proveedores.

Sobre este documento, procederemos a llevar a cabo la planificación de actividades sobre el diagrama de Gantt de nuestra aplicación. Cada persona dentro del equipo de trabajo, ya tendrá un nombre. Identificaremos a los usuarios y les asignaremos a las tareas.

Es importante saber planificar de manera flexible con un diagrama de Gantt. Las aplicaciones actuales e innovadoras, ya permiten re-planificar cuando lo necesites, sabiendo previamente el impacto de cada cambio en tu proyecto.

En tu aplicación para planificar las actividades de la organización, podrás realizar una planificación diaria de actividades, con una completa gestión de recursos. Estimando costes e imputando los gastos reales, manteniendo unos objetivos generales y específicos determinados. Llevarás un control a tiempo real del funcionamiento del proyecto. Recuerda que todos los proyectos tienen vida propia, se modifican, cambian actividades, plazos, presupuestos, etc. Por lo que hace especialmente importante que planifiques estas actividades en una app completa para planificación y gestión de proyectos.

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