Cronograma

¿Qué es un cronograma de actividades? 10 pasos fáciles para hacerlo tú mismo

Un cronograma de un proyecto es la representación gráfica para que un conjunto de actividades se desarrollen bajo unos requerimientos y en un tiempo estipulado.

 

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Para saber cómo hacer un cronograma es clave tener en cuenta que su objetivo estará en simplificar el trabajo de tu equipo para ser más productivo. El cronograma es una herramienta básica para llevar una producción organizada. Las tareas están representadas en fechas concretas y con una duración determinada. Con los cronogramas, nos aseguramos de llevar un control más exhaustivo de la planificación de un proyecto.

Esto es un cronograma de proyecto, en el que podemos relacionar actividades, cambiar duraciones, planificarlas en fechas determinadas, y ampliar más características de las mismas. Vamos a ver cómo hacer un cronograma online con el que trabajar de manera flexible y consiguiendo una adecuada optimización de procesos.

Cómo hacer un cronograma de una empresa fácilmente

La descomposición del trabajo es la base para realizar un cronograma adecuado. Si trabajamos con proyectos complejos, formados por multitud de actividades diferentes y plazos distintos, existen herramientas intuitivas y visuales que nos simplifican la planificación. Al final, el objetivo de un cronograma es simplificar el trabajo de todo el equipo para ser más productivos.

Sin embargo, aprovechar el tiempo y hacer un cronograma de actividades de una empresa de manera realista no es fácil. De ahí el uso de aplicaciones de planificación profesional que nos ayudan a simplificar nuestra labor. Un ejemplo de ello, sería Sinnaps. Utiliza un diagrama de Gantt online de manera realista y adaptada a las necesidades del proyecto.

 

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Todo sobre trabajar con un cronograma:

• ¿Cómo hacer cronogramas online?
• Cronograma: plantilla fácil de usar
• 4 pasos para hacer un cronograma con un diagrama de Gantt
• ¿Cómo te puede ayudar un cronograma basado en un diagrama de PERT?
• Cronogramas con hitos de proyectos
• Crea cronograma con estas etapas de un proyecto
• Plan de trabajo en Excel basado en un cronograma

 

¿Cómo hacer un cronograma de actividades de un proyecto?

Te ayudamos a hacer un cronograma flexible, capaz de priorizar actividades

Se pueden hacer cronogramas usando Excel u otras herramientas más anuales. Sin embargo, cada vez son más las empresas que utilizan aplicaciones de gestión intuitivas, con las que en cuestión de minutos conseguimos cronogramas completos, capaces de soportar cambios constantes en la planificación y priorizar las tareas más críticas.

Cronograma flexible

Cuando hablamos de cronogramas flexibles, nos referimos a que podemos ver cómo afecta cualquier imprevisto o cambio en el cronograma antes de que ocurra. ¿Cómo? A través de herramientas con las que simular escenarios de planificaciones.

Cronograma que prioriza actividades

Para la elaboración de un cronograma [Definición en wikipedia] de actividades de un proyecto es mejor disponer de una aplicación de gestión que te permita hacerlo en el menor tiempo posible y de la manera más completa. Esta aplicación nos ayudará a priorizar las actividades más importantes para terminar el proyecto a tiempo y bajo el presupuesto estimado.

Por ejemplo, Sinnaps detecta qué tareas deberíamos hacer primero para cumplir con los plazos. Así, estaremos identificando el camino crítico de nuestra planificación. ¿Cómo lo hace? Gracias a la relación de actividades, su duración y las tareas con fechas fijas en el calendario.

 

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Sin embargo, recuerda que para empezar con el proyecto puede que no dispongas de todos los detalles, por eso la herramienta tiene que permitirte ser flexible con tu planificación. A lo largo de la ejecución del proyecto, podrás ir re-planificando y ampliando información que hasta el momento no tenías confirmada.

 

10 pasos para hacer un cronograma fácil y eficaz

1. Identifica los hitos o momento clave, donde poder revisar el trabajo completado y re-planificar el proyecto. El objetivo será ajustar los resultados a los posibles requerimientos versátiles de tu cliente. Con esta táctica, estaremos utilizando metodologías Scrum.
2. Divide en bloques el conjunto de actividades, de esta manera comenzarás a descomponer el trabajo. También puedes clasificarlas con etiquetas.
3. Identifica actividades. Reúnete con los responsables de cada tarea para definir mejor necesidades individuales. Así podrás identificar mejor los tiempos y otros recursos, y plasmarlos en el cronograma.
4. Elabora un plan de actividades online, con el propósito de promover el trabajo colaborativo. Todo el equipo puede seguir el progreso del proyecto a tiempo real.
5. Añade hitos con fechas fijas. Estos hitos pueden ser las reuniones que mantendrás tanto con tu equipo como con el cliente, y demás interesados externos del proyecto. Se trata de hacer un seguimiento continuado de la evolución del mismo para tomar decisiones con tiempo. Volvemos a destacar aquí la metodología Scrum como principal promotor de un trabajo ágil, capaz de gestionar imprevistos.
6. Añade las relaciones entre actividades dependientes entre sí. Hasta que no tengamos el resultado de una actividad, no podremos comenzar otra. O por ejemplo, se podría dar que necesitamos los recursos utilizado en una actividad para trabajar en su tarea dependiente.
7. Reparte el trabajo. Invita a tu equipo de trabajo al cronograma o planificación de tu aplicación online.
8. Añade sub-tareas en las actividades y asígnales un responsable.
9. Planifica costes en las actividades, para estimar un primer presupuesto. A lo largo de la ejecución de tu proyecto, podrás ir comprobando el balance de tus gastos.
10. A lo largo del proyecto, cambia la planificación utilizando el Modo de pruebas de tu app para gestionar imprevistos.

Con estos pasos, ya tendrás un cronograma listo para empezar a trabajar en tu proyecto.

 

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Lo mejor, es que si cambias cualquier cosa de tu planificación, apps como Sinnaps re-calculan todo para volverte a dar la mejor ruta de trabajo, la más productiva. De la misma manera, que cuando en tu navegador del coche te re-calcula la ruta más rápida.

Estas simulaciones las puedes hacer antes de implementar los cambios y sin que nadie los vea a través del modo de prueba. Una vez tengas la decisión, podrás implementarlos.

Además, una vez que tenemos el camino crítico plasmado en nuestra planificación, sabremos cuál es la duración total del proyecto. Pero, ¿es realista?

¿Cómo calcular plazos de tiempo realistas?

A la hora de hacer un cronograma, una de sus dificultades será estimar las fechas de cada actividad. Duración o plazo de entrega.

De ahí, que muchos profesionales se apoyen en aplicaciones que calculan automáticamente las rutas de trabajo, tal y como comentamos en el punto anterior. Con ellas, obtenemos la duración final del proyecto.  Así, sabremos realmente cuál es la fecha mínima que podemos terminar el trabajo, según lo planificado.

Sin embargo, en la mayoría de ocasiones, terminar en la fecha planificada suele ser una utopía. Por eso conviene que nuestras planificaciones sean realistas y esto lo podemos conseguir de dos maneras: trabajando con actividades que amortigüen los retrasos, es decir, dando más margen de lo habitual, y sobre todo, planificando de una manera flexible.

El cronograma de Gantt de Sinnaps visualiza fácilmente la ruta de trabajo que debes ir siguiendo para ser lo más productivo posible. Y como los imprevistos son inevitables, si tu app te re-calcula tu planificación para que se ajuste a esos cambios, estarás adelantando un tiempo valioso y ahorrando en costes, siendo efectivo.

 

¿Cuándo es importante trabajar con un cronograma?

• Proyectos o estructuras organizativas complejas
• Grandes equipos de trabajo
• Gestión de diferentes roles de equipo
• Proyectos con costes limitados
• Proyectos con plazos de tiempo ajustados
• Muchas actividades con características complejas y distintas
• Empresas en donde la comunicación en el equipo es clave
• Para planificaciones con muchos cambios, usa cronogramas flexibles

 

Formato de cronograma de actividades de un proyecto

Para terminar, te mostramos qué forma de cronograma de actividades de un proyecto está dando mejores resultados a las empresas.

El más usado, es el diagrama de Gantt. Hoy en día, afortunadamente, está mejorado y las versiones que mejor simplifican proyectos complejos es este tipo de cronogramas:

 

 

Utiliza tu cronograma como instrumento de comunicación

Un cronograma es una excelente herramienta de comunicación. Todo el equipo debe entender de manera rápida y sencilla el proyecto de trabajo. Y, ¿qué mejor que presentar las planificaciones en las reuniones a través de cronogramas?

Así pues, una vez termines el cronograma compártelo con el resto de tu equipo. Podrás mostrarles los pasos iniciales, por ejemplo, en la reunión de arranque de proyecto, así como en las distintas reuniones de seguimiento. Cada una de estas reuniones, podría ser un hito de proyecto o momento clave para repasar el trabajo realizado y re-planificar las siguientes actividades.