Herramientas de control y seguimiento de proyectos

Las herramientas de control y seguimiento de proyectos, son básicas para realizar una buena dirección y gestión de nuestro trabajo.  Debemos conocer  qué hay en el mercado y qué nos pueden ofrecer para saber si podemos optimizar mejor nuestro día a día. En la mayoría de las ocasiones, esto supondrá una reducción significativa de costes.

En un post anterior, veíamos qué es un gestor de proyectos. Ahora, destacamos dos principales tipos de software para la administración de proyectos.

En la actualidad, podemos hacer dos diferenciaciones principales: las aplicaciones que funcionan como gestores de tareas y que únicamente contemplan un sistema de comunicación entre los miembros del equipo, es decir, tienen un carácter social; y las herramientas para la planificación de proyectos que ofrecen comunicación, gestión y control de proyecto. Lo ideal es utilizar las segundas, pues tendremos todo integrado en una sola aplicación.

Por suerte, ya existen apps fáciles de utilizar y muy intuitivas que ofrecen todas estas funcionalidades. Entre las más destacadas, se encuentra Sinnaps, con la que el puedes hasta planificar de manera intuitiva, re-calcular planificaciones o asignar roles a los miembros del equipo, hasta chatear con ellos desde las actividades planificadas, obtener informes de proyectos completos en PDF, y realizar un amplio control y seguimiento de proyectos a tiempo real.

Con esto, conseguimos que nuestra toma de decisiones sea rápida, pero sobre todo eficaz. Reducimos al máximo posible el riesgo del proyecto. Y nuestra bandeja de entrada de emails, nos agradecerá que centralicemos la comunicación desde la propia app.  ✌️

Así pues, es conveniente conocer lo que nos pueden ofrecer este tipo de software para la gestión de proyectos, desde el punto de vista de la evaluación continua del proyecto.

¿Qué conseguimos con herramientas de control y seguimiento de proyectos?

— Fiabilidad y acierto. Los profesionales que utilizan este tipo de aplicaciones, realizan un seguimiento de proyectos continuo y obtienen resultados más acertados y fiables. De hecho, los costes estimados son del 13-30% más acertado.

— Comunicación con los interesados externos. La obtención de informes sobre ése seguimiento de proyectos, fomentar una comunicación más eficaz y directa con todos los stakeholders del proyecto. Estas herramientas completas y fáciles de usar, pueden llegar a reducir hasta un 40% la recepción de correos electrónicos.

— Asesoramiento en la toma de decisiones. Los paneles de control nos proporcionan una visión completa del funcionamiento de los proyectos. De manera continua y a tiempo real, nos están diciendo si vamos bien o mal, en relación con lo planificado.

— Velocidad de actuación. La respuesta a imprevistos aumenta  un 45-65%, si usamos herramientas de control y seguimiento de proyectos. Debemos combinar esta evaluación con planificaciones flexibles, que nos permitan realizar las modificaciones en el momento que necesitemos.

— Reporte interno. No tenemos que esperar semanas o incluso, en la mayoría de proyectos, varios meses, para ver todo el equipo cómo está funcionando el proyecto. El panel de control de apps como Sinnaps, están continuamente informándonos del seguimiento de nuestro trabajo y resultados logrados.

— Eficacia. Las decisiones serán más eficaces, y estarán apoyadas en una planificación flexible. A través de simulaciones, testaremos el impacto de cada cambio antes de que ocurra. De esta manera, podemos llegar a minimizar tiempo y coste entre un 10-30%.

— Unidad e integración. Y todo ello, para tener un incremento de la productividad de hasta un 40%. Todo estará integrado en una misma aplicación, fácil de usar por todo el equipo.

El Valor Ganado en herramientas de control y seguimiento de proyectos

Cerramos este post con un broche de oro: el Valor Ganado (EVM). Para quien aún no sepa lo que significa, lo resumimos en una frase. El Valor Ganado es la técnica basada en un conjunto de métricas, para la evaluación continua del funcionamiento de nuestro proyecto, en relación con la planificación del mismo.

Estamos de suerte, porque por fin, el Valor Ganado se pone a disposición del profesional, ajeno al mundo del Project Management. Todo el mundo puede medir el control y seguimiento de proyectos a través de los índices que aplica. Si trabajamos con aplicaciones como Sinnaps, no tenemos que calcular nada, porque la propia app ya tiene integradas sus métricas.

Como veis, la analítica de datos abarca todo un mundo y qué mejor que aplicarla para que nuestro trabajo tenga una mayor calidad en un menor costes, nuestro  equipo esté motivado y trabaje con satisfacción, lo que se traduce en un cliente feliz. Ya es posible. La tecnología está de nuestro lado.  😉

Panel de control y seguimiento de proyectos con el Valor Ganado de Sinnaps.