MS Project Online: ¿por qué elegirlo y por qué no? ¿Cuándo usarlo? ¿Qué alternativas al MS Project Free Online existen? Aquí te presentamos algunas características del MS Project Online y alternativas que pueden solucionar mejor los problemas de gestión de tu empresa.
Antes de entrar en especificaciones concretas y funcionalidades de este software, es importante mencionar que no todos equipos de trabajo están preparados para utilizar el MS Project Online. Se trata de una herramienta muy completa, potente y que requiere de unos conocimientos necesarios para su uso. Así pues, puede resultar especialmente complicada para muchos managers que buscan la agilidad, productividad y tienen poco tiempo para parar a estudiar un software como el MS Project.
Dicho lo cual, vamos a destacar algunas ventajas y desventajas por las que decantarnos o no en esta herramienta, para terminar viendo cómo existen alternativas al Microsoft Project online como Sinnaps, un potente software de gestión de proyectos que simplifica y hace muy fácil una gestión profesional, muy próxima al MS Project.
Índice
MS Project Online: características más importantes
Antes de ofrecerte una solución y alternativa accesible y fácil de usar, vamos a identificar las características más importantes del Microsoft Project Online:
- Planifica a través de un Diagrama de Gantt clásico en cascada, relacionando actividades
- Creación y comparación de escenarios
- Gestión de recursos de empresa
- Mismo interfaz que el MS Office 365 Project de escritorio. Es conocido sólo para los equipos que llevan años utilizando el software de Microsoft
- Comunicación online a tiempo-real
- Paneles de resúmenes de proyectos
- Informes de costes
Gantt Project Online 365
Por ejemplo, esta podría ser una alternativa a una planificación en un Gantt mucho más intuitivo. Además del Gantt clásico, Sinnaps tiene también una versión innovadora del diagrama, ya que calcula los caminos críticos de los proyectos, teniendo en cuenta el alcance del proyecto. En la imagen vemos que la primera línea de actividades del proyecto es nuestro camino crítico, por tanto las primeras actividades que debemos hacer cada día para cumplir con nuestros plazos.
MS Project Online, heredero de Office 365 Project
El MS Project Online tiene una buena particularidad, y es que proviene del MS Office 365 Project, con una gran experiencia y potentes funcionalidades con una larga trayectoria y popularidad entre las empresas más grandes. Los proyectos más complicados llevan años gestionándose con el MS Project. Sin embargo, como muchas otras compañías tecnológicas, Microsoft ha tenido que dar un paso más tras la entrada de múltiples competidores, mucho más accesibles y con casi los mismos servicios, que están haciendo sombra a este magnate tecnológico. Hablamos de la versión Online.
El sector del SaaS es una realidad que lleva años evidenciando su potencial. Ahora, un software de escritorio se convierte en potentes aplicaciones online, que permiten un trabajo ágil y accesible desde cualquier parte del mundo. Y es que los equipos de trabajo más competitivos funcionan así: trabajo ágil y en remoto.
Así pues, Microsoft Project se suma al carro del Cloud-based para dejar a su disposición su Microsoft Project Online. Pero sigue careciendo de una fácil interfaz intuitiva y adaptada para las empresas más competitivas que funcionan con lo último en tecnología en el cloud. La accesibilidad de potentes alternativas, no deja de acechar al MS Project.
Microsoft Project Online Professional
Ahora pues, ¿cuándo es útil el MS Project Online Professional? Grandes multinacionales con múltiples proyectos complejos, logísticas y cadenas de producción enormes y complejas, las cuáles necesitan del trabajo profesional de un Project Manager certificado, sí que deberían usar el MS Project. Pues, un pequeño cambio puede suponer grandes recortes de costes.
Lo que encontrarás en el Project Online Professional:
- Seguimiento de tareas completadas y pendientes por parte del equipo. Documentos compartidos y comunicación integrada.
- Gestión documental.
- Misma aplicación de escritorio, pero en versión online. Se puede utilizar hasta en 5 PCs una misma versión de usuario.
- Clásico Gantt Chart y plantillas para empezar a planificar.
- Seguimiento a tiempo real del estado de tu proyecto.
- Guarda tus proyectos en el Cloud y compártelos con tu equipo
- Asigna recursos a las tareas
MS Project 365 costo de la versión online
Además, el costo del MS Project 365 en su versión Premium es de $55 (unos 50 euros) por persona y por mes. Esto supone un gran desembolso para muchas pequeñas y medianas empresas que miden muy bien sus presupuestos. Y no sólo que tengas presupuestos menores, sino compañías que no estén dispuestas a gastarse una gran suma de dinero en un producto que lo pueden adquirir por $20 cada persona del equipo al mes, y si a esto le sumamos todos los colabores que participan de un sólo proyecto, el costo resulta mucho más atractivo. Es el caso de Sinnaps, cuya versión más potente, es de $20 por persona.
Y es que, a veces es mejor pensarse la versión On-premise del MS Project Professional ($1.030), si al final lo vamos a usar por mucho meses. Contando además, con un equipo de trabajo pequeño.
Así pues, estos serían los costos de estos dos software:
MS Project 365 costo en su versión Cloud-based: $55 (programa Project Online Premium) $30 (Project Online Professional) $7 (Project Online Essential) por persona y al mes.
Sinnaps costo: $20 (Business) 9$ (Professional) 0$ (version Free).
Sabiendo los costes de cada uno, ahora sólo hay que saber ¿cuándo utilizar un Project Online y qué esperar de él? Lo sabremos cuando necesitemos esta lista de funcionalidades:
- Lo primero, realmente fácil de utilizar. No tenemos tiempo para formar a nuestros equipos a pasar de un sistema a otro. Esto nos ayuda a ser más productivos, y sobre todo a no encontrar barreas ni reticencias por parte de los colaboradores. Ayudamos en la gestión del cambio.
- Planificar rutas optimizadas de actividades que nos ayuden realmente a cumplir con nuestros plazos.
- La herramienta nos debe ayudar a priorizar actividades. ¿Cuáles tareas son las primeras que debemos hacer cada día para llegar dentro del presupuesto y coste estimados?
- Control y gestión del volumen de trabajo de cada colaborador. ¿Estamos sobre cargando a nuestro equipo de trabajo? De ser así, debemos tener en cuenta que la planificación no será realista.
Ejemplo de control de carga de trabajo:
- Al mismo tiempo que planificamos, podemos usar una gráfica de consumo de recursos que nos identifique la cantidad de recursos planificados en cada actividad, de un sólo vistazo, para repartir mejor la asignación de recursos, cumpliendo con planificaciones realistas.
- Herramienta capaz de generar fácilmente informes personalizados, tanto de proyecto como de recursos. Y exportarlos a Excel.
- Comunicación a tiempo real e integrada. Toda empresa competitiva debe ser eficiente para ahorrar costes. Y para ser productiva, la comunicación en el equipo ha de ser lo más fluida posible. ¿Acaso el trabajo de un Project Manager no es casi en su totalidad la gestión y comunicación de personas?
- Seguimiento y asesoramiento personalizado de la evolución de tus proyectos. Por ejemplo, algunos software como Sinnaps, informan del valor ganado del proyecto en un panel de control así de intuitivo:
Según lo planificado, el software de gestión de proyectos nos dice si vamos a cumplir con nuestro presupuesto al ritmo de trabajo que llevamos o si debemos modificar algo, porque no lo cumpliremos. A tiempo real y de un sólo vistazo. Además, simplifica la aplicación de la gestión basada en Lean Six Sigma.
Alternativas a Project: software de gestión de proyectos fácil e innovador
- SINNAPS.COM : Gestor de proyectos SIN EXCEL | Precios
- Wrike
- Monday.com
- Trello
Desde que se iniciara en los años 80 Microsoft Project, la gestión de proyectos profesional ha sufrido constantes revoluciones. Afortunadamente, los procesos de gestión mejoran cada día, la innovación llega y la mejora continua en las empresas es un aliado a su competitividad. Tras 35 años, MS Project ha tenido que cambiar rápidamente, lo que supone una barrera importante en un magnate como el Microsoft. La agilidad en las grandes compañías siempre es reto.
Así pues, por el camino están plantándole cara aplicaciones tan potentes y más innovadores, y accesibles como Sinnaps. Un planeador mensual fácil de usar por todos e igual o más potente que el MS Project. Pensada también para las tres visiones: Team Member, Project Manager y Business Manager. Y es que, cada vez son más las empresas que usan Sinnaps. En dos años, 10.000 compañías están siendo más productivos, ganando tiempo y recortando costes con Sinnaps.
