A la hora de gestionar un proyecto, puedes compartir diferentes tipos de recursos. Según el uso o desde donde se han creado, los recursos se pueden compartir de distintas formas. Pero primero, veremos los tipos que existen para después descubrir cómo compartirlos.
Tipos de recursos
– Recursos de proyecto. Se crean nuevos en cada proyecto, de modo que son únicos y exclusivos para ese proyecto.
– Recursos globales. Se llama ‘global’ porque pueden trabajar en distintos proyectos. Cada vez que invitas a un nuevo usuario, estas compartiendo un recurso global.
– Recursos de procesos. Aquellos recursos planificados para desarrollar un proceso. Son utilizados por todos los proyectos basados en ese estándar o proceso, y son editados y creados desde el editor de proceso.
Los recursos de proceso son perfectos para presupuestar. Al crear un proyecto basándonos en un proceso, el proyecto nuevo se adquiere todos los recursos fijados en el proceso y no es necesario añadirlos cada vez.
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¿Cómo compartir recursos?
Los recursos globales son los únicos que se pueden compartir. Por eso es importante saber si están disponibles. Ocurre a veces, que solicitamos la participación de un miembro del equipo que ya está trabajando en otro proyecto. Por lo que es necesario ver su disponibilidad.
Y como una persona no puede estar en dos sitios a la vez, no se puede compartir en un mismo tiempo, Sinnaps te da una gráfica en la que ves el consumo de cada recurso. Dónde, por cuánto tiempo, que nivel de esfuerzo está gastando esa persona en un determinado proyecto.
Nota: sólo podrás ver la ocupación de un usuario en los proyectos en los que eres Project Manager, por cuestiones de confidencialidad.
Esta gráfica resulta de gran utilidad para empresas que están constantemente compartiendo personas en proyectos. Un ejemplo de ello, sería las empresas de servicios. Mueven personal continuamente de una empresa a otra, de un proyecto a otro.
En los recursos de proceso se utilizan los recursos asignadas al proceso. Un proyecto que se crea de un proceso, hereda esos recursos. Sin embargo, no son exactamente los mismos, pues todo usuario de Sinnaps puede utilizar ese proceso. De modo, que se crea un nuevo proyecto, copia del proceso en el que se basa. Tendrá su propia gráfica de consumo de recursos. Ya que su uso no queda reflejado en otros proyectos del mismo proceso.
Recuerda que puedes editar tus proyectos basados en procesos, siempre que quieras y cómo necesites.
Por último, los recursos de proyecto no se comparten. Pertenecen al proyecto en cuestión. Son únicos.
Importante: genera informes de recursos de manera automática. Así verás cuántos tipos de recursos tienes en tus proyectos o procesos.
