Si tiendes a repetir proyectos, ahora puedes guardar sus planificaciones, convirtiéndola en un proceso para reutilizarlo más adelante. De esta manera, ahorrarás mucho más tiempo y esfuerzo. Sólo tendrás que modificar pequeños detalles o requerimientos propios del nuevo proyecto.
Lo podrás ver mejor en el Process Store de Sinnaps. Un mercado público en el que los usuarios tienen la posibilidad de publicar sus procesos y seleccionar, al mismo tiempo, los que mejor se adapten a sus necesidades.
En este artículo veremos en qué casos es mejor convertir un proyecto en un proceso, cuándo es mejor no hacerlo, qué beneficios tenemos al crear proyecto desde procesos y cómo hacerlo desde Sinnaps.
Índice
¿Qué diferencia hay entre un proyecto y un proceso?
Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas y ejecutadas para cumplir con un objetivo, ya sea este un producto o servicio, pero siempre único. Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo tanto tiene un alcance y recursos determinados. El equipo de trabajo puede variar en cada proyecto.
Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas y rutinarias, por las cuales se pueden realizar varios proyectos similares. Se trata de una metodología o procedimiento a seguir para obtener un tipo de producto o servicio. La rutina de trabajo que engloba todos los recursos y requerimientos para cumplir con sus objetivos. Y es que, un proceso es atemporal y se implanta en varios proyectos. En un proceso el equipo de personas involucradas puede variar, por lo que las tareas no están asignadas a un equipo de colaboradores en concreto.
Una vez sabemos la diferencia entre ambos, vamos a ver los casos en los que debemos estandarizar nuestros proyectos, o convertirlos en procesos.
[Puedes saber más en este artículo: Diferencia entre proyecto y proceso.]
¿Cuándo convertir un proyecto en un proceso?
En estos casos es aconsejable convertir un proyecto en un proceso. Para hacerlo, puedes visitar este artículo: ¿Cómo convertir un proyecto en un proceso?
— Solemos realizar un mismo tipo de proyectos.
— En procesos de fabricación o mejora continua del proceso en sí.
— Proyectos en los que no existe un alto grado de incertidumbre.
— Proyectos muy sistemáticos, con el objetivo de obtener un resultado concreto
— Cuando sabemos con exactitud lo que queremos conseguir.
— Cuando sabemos que siempre dispondremos de los mismos recursos para cada proyecto.
— En proyectos de construcción, donde se aplican metodologías predictivas.
Al fin y al cabo, es aplicar un procedimiento o un conjunto de pasos gracias a los cuales sabemos que obtendremos un determinado resultado.
[Te puede interesar la primera lección del curso gratis de gestión de proyectos y equipos de trabajo: ¿Qué metodología es la mejor? Algo está pasando… En esta primera clase, Richard Balet, CEO de Sinnaps, explica los distintos tipos de proyectos y sus métodos.]
¿Podemos adaptar los procesos al nuevo proyecto?
La respuesta es sí. De hecho, lo procesos no tienen fechas fijas ni personas asignadas. Además, podemos realizar todos los cambios que necesitemos en el proyecto basado en un determinado proyecto.
Creamos así varios escenarios en el Testing Mode, según los requerimientos del nuevo proyecto. Recuerda que la creación de un proyecto a partir de un proceso, cargará automáticamente todas las actividades asociadas al mismo, y que tanto éstas como los escenarios podremos cambiarlos y replantearlos según nuestras necesidades una vez puesto en marcha el proyecto.
Por esta razón, cuando trabajamos con un proyecto a partir de un proceso podemos reutilizar las actividades del proceso, eliminar y crear actividades nuevas.
Además, puedes añadir dependencias entre las actividades. Sin embargo, ten en cuenta que sólo puedes vincular actividades nuevas con las heredadas del proyecto, pero no vincular las heredadas con las nuevas.
Ventajas de comenzar un proyecto a través de un proceso
— Trabajamos a partir de una plantilla de trabajo que ya ha sido validada
— Productividad, y rapidez y efectividad para planificar
— Lecciones aprendidas incorporadas
— Resolución anticipada de posibles problemas posteriores
¿Cómo comenzar un proyecto a partir de un proceso en Sinnaps?
Si basamos el nuevo proyecto en un proceso guardado, visitaremos el Process Store para seleccionar el proceso que necesitemos, ya sea nuestro o un proceso publicado por un usuario de la comunidad de Sinnaps.
Una vez dentro de un proceso, sólo hay que hacer click en Empezar proyecto, para empezar a editar nuestro propio proyecto.
Nos aparecerán todas las actividades, sus duraciones, sus relaciones y recursos necesarios para llevarlas a cabo.
En la siguiente imagen, podemos ver un proyecto basado en un proceso. Las actividades están importadas y nos aparecerá este mensaje: Esta actividad ha sido importada de un proceso. Algunas de sus propiedades tan sólo pueden ser editadas desde el editor de procesos. Esto significa que se respetan las dependencias de esa actividad. Para cambiarlas, habrá que hacerlo en el editor de procesos.
Nosotros sólo tenemos que detallar las fechas de inicio, las personas involucradas, o incluso, cambiar una actividad que no nos resulte necesaria a nuestro proyecto en concreto.
