Al gestionar recursos, estaremos planificando o prediciendo imputaciones futuras.
Al planificar un nuevo proyecto o gestionar recursos, añadimos actividades e identificamos una serie de recursos necesarios para la ejecución de las tareas. Es importante saber la diferencia que hay entre imputar y asignar recursos a nuestro proyecto.
Si por ejemplo, estamos planificando el diseño de un nuevo software, quizás necesitemos un equipo de personas, un par de portátiles, un presupuesto, una oficina (o no), tantas horas y muchas ideas nuevas. En este momento estamos estimando lo que necesitaremos, o lo que es lo mismo estaremos asignando recursos a nuestras actividades.
Así pues, entendemos que asignar recursos son todas aquellas estimaciones o planificaciones de un recurso que realiza el Project Manager para la correcta planificación y ejecución del proyecto. Los recursos asignados tienen una única utilidad de previsión. Nos indican el coste y las necesidades que un proyecto va a tener antes de que éste suceda y tienen por objetivo la provisión o el acopio de los mismos.
En este momento entra en juego nuestra capacidad y experiencia como profesionales. Hay proyectos en los que para este proceso de asignación de recursos, es necesaria la intervención de un especialista. Por ejemplo, si hablamos de proyectos sobre ingeniería de sistemas en el desarrollo de aplicaciones web, es muy probable que el especialista en planificar y gestionar proyectos complejos necesite, a su vez, un técnico que le oriente sobre las necesidades o estimaciones en cada actividad. Así lo cuenta en esta entrevista la persona anónima, empleada en una gran multinacional española.
En resumidas cuentas, antes de ejecutar un proyecto, el Project Manager se encargará de elaborar la planificación y gestionar recursos para llevarla a cabo. Para ello, tendrá que asignar o estimar unos determinados recursos. Sin embargo, no dejarán de ser estimaciones teóricas.
Una vez que el proyecto comienza, las personas que participan en él tomarán nota o imputarán los recursos que consumen o gastan para realizar su actividad. Así pues, imputar recursos corresponde a todas aquellos consumos reales de los recursos, que los distintos miembros del equipo registran o imputan a medida que realizan su actividad en el proyecto.
En muchos casos, los recursos gastados pueden diferir de las estimaciones hechas por el Project Manager inicialmente. Por ello, es crucial que compense la planificación a medida que ésta avanza para ajustarse a los costes reales del proyecto. Para ello, herramientas como Sinnpas ofrecen una gráfica muy útil en estos casos: el visualizador del consumo asignado y gastado de nuestros recursos. Así podrá controlar el consumo planificado o gastado de un determinado recurso.
Además, se podrá guiar por el panel de Perfomance basado en técnicas de Valor Ganado, que le asesorará en la toma de decisiones y en la gestión más óptima posible. Nos dirá si el funcionamiento del proyecto corresponde con la planificación inicial. Si no cuadra, podremos realizar las modificaciones necesarias antes de que sea demasiado tardo. Esto sólo lo dan aplicaciones de gestión flexible como Sinnaps, con las que podemos ver el impacto de cada cambio.
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