La tendencia está clara. Los proyectos van siendo cada vez más sociales. Los equipos de trabajo son más colaborativos y todos participan en la toma de decisiones creativas. A esto se le llaman proyectos colaborativos, en los que la comunicación, feedback y la búsqueda constante de la empatía predominan en toda planificación.
Por este motivo nacen aplicaciones como Sinnaps, que ponen en común a directores de proyectos, equipos de trabajo, proveedores, clientes y demás interesados para centralizar la comunicación y evolución del proyecto en una misma aplicación de planificación y gestión.
Sin embargo, muchos directores de proyectos aún no tienen claro a quién pueden invitar en la planificación de su proyecto y todo lo que pueden ganar si comparten esa información con los demás.
¿A quién puedo invitar a mi proyecto?
Puedes invitar a toda persona que tenga un correo electrónico. Así de simple. A continuación te damos algunas ideas para que seas consciente de todo lo que puedes hacer si invitas a las personas correctas.
- Si eres el Project Manager, y te han invitado a la planificación del proyecto, puede significar una cosa: que el Project Owner te pida que empieces a planificar su proyecto cuanto antes. Por defecto, el dueño del proyecto siempre podrá acceder a la planificación del mismo.
También puede ser que tú mismo seas Project Manager y Project Owner a la vez. Consulta nuestros planes para saber todo lo que puedes hacer en tu app con este rol de equipo.
- Equipo o Team Members. Está claro el por qué. Aunque conviene recordarlo. El equipo de personas que ejecutará las tareas debe seguir tu planificación. Esto se traduce en imputar costes, validar tareas, informarse al momento de los cambios, preguntar dudas desde la propia aplicación, adjuntar documentos de ayuda así como documentación terminada. El equipo de trabajo debe estar en tu planificación.
Asígnales las tareas desde tu propia aplicación controlarán todo lo que suceda en ellas cada día. Lo mejor es que puedes invitar a todos los Team Members que necesites, sin límite.
- Proveedores. Invítales a tu proyecto con el rol de Team Member. Harán un seguimiento de tu proyecto y podrán comunicarse desde la propia aplicación, sin que puedan cambiar nada de tu planificación. Esto supone un avance muy importante en la gestión de interasados o stakeholders. Practicamente no hará falta que realices informes para ellos. Todo lo tendrán en la propia planificación: tareas validadas, nuevas actividades con nuevos recursos, actividades por hacer, nuevas personas en el equipo, etc.
Es importante que sepas que puedes permitir el acceso o no a los costes del proyecto, tanto planificados como imputados. Ningún proveedor tiene por qué saber lo que te gastas y cuánto en tus actividades.
- Cliente. En la comunicación abierta entra en juego el cliente, como uno de los papeles más importantes. Si le invitas al proyecto, podrá ver cómo evoluciona el mismo, las actividades realizadas, el rendimiento y todo lo que queda por hacer. Esto nos da una ventaja fundamental: anticipar cambios y requerimientos. A través de una comunicación desde la propia app, el cliente puede expresarnos los posibles cambios. Reduciremos hasta en un 48 por ciento el número de emails recibidos.
Al igual que el proveedor, o incluso que un Team Member, podemos permitirle el acceso a los costes del proyecto o no.
- Una segunda opinión. Todo tenemos colegas de profesión. Por eso, siempre vienen bien que dejarnos aconsejar por quienes creemos oportuno. Los permisos pueden ser los mismos que los demás, sin que haga falta que vea los costes del proyecto.
Truco: si quieres que te eche una mano con la planificación, le puedes poner el rol de Project Manager un momento para que realice los cambios que estime. Incluso, algo más práctico sería: dejarle que guarde las simulaciones de planificación que crea. Luego, habrá que devolverle el favor 😉
¿Cómo invitar a nuevos usuarios desde Sinnaps?
Si eres Project Manager podrás añadir nuevos usuarios a tu equipo de la manera más sencilla y directa. Sinnaps ofrece la posibilidad de invitar nuevos miembros a través del envío de un correo electrónico. El destinatario sólo tendrá que validar la invitación en el mismo email que reciba, para comenzar cuanto antes a trabajar en el proyecto.
Para ello, debemos entrar en la pestaña de TEAM, situada en la parte inferior de la planificación del proyecto.
Escribe el nombre de la persona o su correo electrónico y haz click en invitar. Automáticamente, recibirá un correo electrónico con un link para confirmar la invitación.
Hasta que el nuevo usuario no valide el email, Sinnaps entenderá que éste es erróneo y no le dará acceso. Mientras, nos aparecerá el siguiente el mensaje de Waiting for response en el panel TEAM del proyecto.
Una vez valide, se registrará en Sinnaps y comenzará automáticamente a formar parte del proyecto. Recibiremos una notificación de su confirmación.
Nota: a partir de la tercera letra, Sinnaps te sugerirá los posibles nombres de usuario que estés buscando para invitar.
Además, recuerda que puedes ganar seguridad al invitar a nuevos usuarios, para que sólo puedas acceder a las personas que trabajen en tu misma compañía.
