La gestión de recursos de un proyecto

La gestión de recursos de un proyecto se centra en estimar, planificar, coordinar y optimizar los recursos disponibles para lograr un objetivo, dentro de un plazo determinado y bajo unos requerimientos concretos.

 

 

Durante la ejecución del proyecto, se evalúa el consumo de cada recurso y se imputa lo que realmente se está gastando. De esta manera, contrastamos lo consumido con lo planificado, para tomar decisiones rápidas y eficaces.

Son muy pocas las herramientas y aplicaciones que pueden hacer una gestión de recursos. Lo normal es encontrarnos con apps que sólo gestionan tareas y ofrecen comunicación directa con el equipo. Sin embargo, ya podemos encontrar aplicaciones gratuitas de planificación y gestión, como Sinnaps, que no sólo gestionan actividades sino también realizan una completa gestión de recursos. Mientras que integran una comunicación directa con todas las personas que forman parte de tus proyectos. Lo mejor, es que cualquier persona puede utilizar Sinnaps. Es muy intuitiva y fácil de usar.

Una vez le has dado a registrar gratis en Sinnaps, por ejemplo, es importante identificar el alcance del proyecto, antes de empezar a gestionar nuestros recursos. ¿Qué es el alcance de un proyecto? Todas las actividades, recursos y requerimientos que necesitamos para lograr el objetivo que perseguimos al ejecutar nuestro proyecto. Cuando lo hemos alcanzado, el proyecto se da por terminado.

Así pues, para realizar un adecuado sistema de planificación de los recursos empresariales, debemos definir un alcance de proyecto. Estas características del producto o proyecto, estarán recogidas en la herramienta de planificación y gestión del proyecto.

 

¿Cómo hacer una gestión de recursos completa y fácil con apps como Sinnaps?

 

 

Planificación de recursos empresariales y presupuesto de costes. Si sabes las actividades que necesitas para llevar a cabo tu proyecto, ¡es hora de planificar los recursos! Entra en las tareas, asígnales un responsable y planifica los recursos que necesites. Dales un valor y una unidad de medida, de manera que puedas utilizar ése mismo recurso en otras actividades. De manera automática, tu app te sumará su valor al presupuesto de la actividad y del proyecto en total.

Recuerda que la planificación es una estimación. Por eso, más adelante veremos que es conveniente añadir los gastos reales de ésos recursos planificados, a medida que se vayan gastando.

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Diferencia entre recursos materiales y personas. Al planificar los recursos de un proyecto, debes distinguir entre aquellos materiales (oficina, camiones, viajes, maquinaria, etc.) y el equipo de personas que forman parte del proyecto. De hecho, muchas personas prefieren que el equipo humano de trabajo no sea considerado como recurso. Por eso, en Sinnaps puedes especificar esta distinción. Ya que la medida será en horas de trabajo, las cuales aconsejamos que no sean más de ocho… 😎

 

Gráfica del esfuerzo planificado y consumido por tu equipo. Si una persona pasa de las ocho horas de trabajo en una actividad correspondiente, un día concreto, en esta gráfica podrás identificar rápidamente, para compensar el esfuerzo de todo tu equipo. Por eso, decimos que Sinnaps ayuda a hacer equipo, a crear un clima laboral favorable y a aprovechar el trabajo de todos.

Y es que ahora puedes ver cómo de ocupado está cada miembro del equipo, cada día, y asegurarte de que nunca vas a necesitar más de lo que tienes.

 

Averigua el consumo planificado y real de tus recursos. Lo mismo ocurre con el consumo de los recursos. También puedes ver en la gráfica qué cantidad de recursos se están consumiendo en cuáles actividades. De las cosas más utilizadas en Sinnaps… 👍

 

Imputa el gasto real de todos tus costes. Las personas que participen en las actividades deben tener la posibilidad de reflejar los gastos reales que están teniendo durante su ejecución. Así de sencillo y práctico. Es curioso cómo muchas apps aún no ofrecen esta funcionalidad al usuario. En Sinnaps, puedes ir imputando, no sólo costes reales, sino horas de trabajo. De esta manera, el responsable del proyecto tendrá un control más real y exhaustivo de todo de la evolución del proyecto. Redice el factor sorpresa… 😃

 

Re-planifica tus recursos sin miedo. Cada cambio que necesites hacer en tu planificación, verás cómo afecta a tus recursos, antes de implementar y modificar nada. Es posible y aconsejable observar cómo los cambios en tu planificación pueden afectar a tus recursos, y maximizar así tu trabajo para que nunca te falte de nada. Ni siquiera tiempo. Recuerda que debemos tomar decisiones rápidas y sobre todo, efectivas.

 

Simula escenarios con posibles variaciones de recursos. Imagina que en un proyectono sabes exactamente cuánto vas a necesitar de una determinada maquinaria. Ya puedes planificar varios escenarios y tenerlos listos para cuando necesites implantarlos en la planificación. ¡Adaptémonos al cambio antes de que suceda! Sin sorpresas 😉

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Informes de recursos. Apretando un simple botón, la app te genera el informe en PDF de los recursos planificados o gastados de tu proyecto. Con su costes y cantidades. Una de las mejores herramientas para comunicarte con tu equipo en las reuniones, por ejemplo.

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A simple vista y si no sabemos esto, Sinnaps se puede confundir con un simple gestor de tareas por la facilidad de uso y el amplio sistema de comunicación integrada. Pero tiene mucho más como hemos visto. Y una de las cosas más utilizadas por muchas empresas es la gestión de recursos, un aspecto clave en la dirección de proyectos y la gestión de cualquier negocio. De hecho, todo debe ir acorde con la planeación estratégica de la empresa.