Matriz de priorización de problemas

La matriz de priorización de problemas es una herramienta para seleccionar las distintas alternativas de soluciones, en base a la ponderación de opciones y aplicación de criterios de la siguiente manera.

Se trata de un instrumento clave para tomar decisiones y clasificar problemas. Nos enseña a cómo ser más productivos en el trabajo y a cómo tomar decisiones importantes. Y nos ayuda a definir las causas y efectos de situaciones problemáticas para aplicar estrategias más acertadas. Recuerda que todo problema puede entenderse como un desfase entre la realidad y la situación deseable.

Pues bien, para realizar una matriz de priorización de problemas, antes tenemos que identificar las distintas alternativas y los criterios de decisión, con el objetivo de poner todo en común y decantarnos por la solución que mejor ponderación obtenga.

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Beneficios de utilizar una matriz de priorización de proyectos

Cuando surgen imprevistos o situaciones problemáticas de última hora en nuestros proyectos, es conveniente pararse, analizar la situación y determinar las posibles soluciones. En este proceso nos puede ayudar mucho saber cómo hacer una matriz de priorización, una actividad que deberíamos incluir en el proceso de planificación.

En la gestión de proyectos, son muchas las ventajas que podemos aplicar con esta herramienta. Identificamos todo lo que puedes ganar si aplicar esta matriz de priorización en situaciones de crisis o momentos de bloqueo en la toma de decisiones. Identificamos todo lo que puedes ganar si utilizas la matriz de priorización de problemas en las gestión de procesos y proyectos..

• Soluciones eficaces
• Valoración de expectativas
• Identificación de criterios de selección
• Exploración de diferentes alternativas
• Soluciones contrastadas bajo los mismos criterios
• Identificación de riesgos
• Posibilidad de aplicar simulaciones de proyecto guardadas en tu aplicación
• Planificaciones flexibles y orientadas a los requerimientos reales

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¿Cómo hacer una matriz de priorización?

Muchas empresas utilizan esta matriz de priorización, cuando necesitan solucionar problemas complejos. Convocan a todo su equipo para ello y utilizan la agenda de actividades diarias online para informar a todos los colaborares. Estos son los pasos para conocer cómo hacer una matriz de priorización:

1. Identificar los principales problemas de manera genérica.
2. Formular en una frase el problema central. Este punto es fundamental pues describimos con claridad el objetivo que perseguimos al realizar.
3. ¿Cuáles son las causas del problema central? Esto nos ayudará a definir las distintas opciones para dar una solución más precisa al problema.
4. ¿Cuáles son los efectos provocados por el problema central? Esto también nos permitirá elaborar un listado de soluciones precisas.
5. Identificar las opciones o soluciones resultantes. Hacemos una lista con las distintas alternativas que barajamos sobre la mesa. Puede ser que ya la tengamos y este paso sólo nos ayude a decantarnos por una. Si no es así, es recomendable trabajar en equipo para proponer alternativas creativas y enriquecidas entre todos los colaboradores.
6. Elaboración de criterios de selección. Es momento de establecer la conexión con fundamentos que relacionen todas las opciones listadas anteriormente. ¿Qué es importante que cada solución cumpla? Estos criterios deben estar definidos de manera muy clara y sin lugar a malentendidos. Todos los miembros del equipo deben saber a qué se refiere cada uno.
7. Ponderar los criterios. Momento de darle una valoración imparcial a cada criterio. Utilizaremos para ello una matriz tipo-L, tal y como vemos en la imagen inferior. Partimos de un eje vertical, en el que se sitúan los distintos criterios. Cada vez que demos una valoración numérica a cada criterio, vamos rellenando el mismo criterio para cada solución. En el proceso vamos comparando cada valor con los demás.

En la tabla superior, vemos cómo las distintas opciones o alternativas se sitúan en el eje vertical, mientras que los criterios están identificados en el eje horizontal. En este ejemplo, el límite de la ponderación está marcado en cada criterio. Dependiendo del total, podremos saber cuál de las distintas acciones es la más acertada porque tiene un alto cumplimiento con los criterios.

Otro ejemplo de una matriz de priorización de problemas sería el siguiente: