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Por fin, el Valor Ganado se pone al servicio del profesional ajeno al mundo del Project Management.
Hace unas semanas leíamos que el ahora ex presidente de los Estados Unidos, Barak Obama, dejó firmada una ley apoyando el Project Management. Un ejemplo más, de la importancia que adquiere cada día esta disciplina fuera de nuestras fronteras. Precisamente, es ésa profesionalidad la que está enseñándonos a gestionar mejor nuestro trabajo como empresarios. Utilizando técnicas profesionales, capaces de planificar cada actividad de una manera lógica y optimizada. (Casi) tal y como lo haría un Director de Proyectos profesionales.
Una de estas técnicas que se comienza a extenderse entre la multitud de directivos, ajenos al mundo del Project Management Professional, es la denominada Valor Ganado. ¿Cómo entender su funcionamiento? ¿Cuándo y para qué debemos usarla? ¿Qué ocurre si no lo hacemos, dónde están sus límites? Es clave conocer una métrica para la evaluación continua y a tiempo real del funcionamiento de nuestra gestión empresarial, sea en un proyecto y un proceso continuo. Es hora de aproximar este concepto al profesional de ‘a pie’, con el fin de mejorar y optimizar tiempo y coste. Pues bien, este es tu post.
¿Cómo entender el Valor Ganado y cómo te puede ayudar en tu gestión?
En inglés, Earned Value Management (EVM). Es la técnica basada en un conjunto de métricas, para la evaluación continua del funcionamiento de nuestro proyecto, en relación con la planificación del mismo. Es importante remarcar éste último aspecto, pues el Valor Ganado siempre se apoyará en la planificación realizada. En base a ella, nos dirá si lo estamos haciendo bien, si vamos con retraso, si necesitamos mejorar ciertas actividades, si estamos gastando demasiado o si tenemos una holgura considerable de plazo. Cosas de este tipo. En este enlace encontrarás alguna de las métricas, que herramientas de gestión de proyectos online como Sinnaps, utilizan para asesorar a tiempo real al usuario.
¿Cuándo utilizar el Valor Ganado (si no soy un director de proyectos profesional)?
Toda gestión es susceptible de cambios, contratiempos y modificaciones de última hora que pueden ocasionarnos riesgos importantes. Si no, no estaríamos hablando de gestión. La gestión del trabajo lleva consigo la palabra evaluación y control. Es importante que elaboremos un calendario realista de hitos o momentos clave para evaluar el estado de nuestro trabajo/proyecto/proceso.
De modo, que una vez hayamos realizado la planificación con la que iniciaremos la ejecución de cada tarea, es el momento de diseñar el calendario mencionado. En cada uno de esos momentos cumbre, analizaremos cómo están funcionando las cosas. Y en ahí, donde el EVM cobra sentido. Obtendremos informes de Valor Ganado a través de aplicaciones online que lo permiten con Sinnaps. Lo mejor, este puede comprobar por ti mismo, cómo quedan esos informes sin pagar nada, en su cuenta gratuita.
Existe una metodología empleada en la Dirección de Proyectos Profesional, denominada Scrum. Se trata de una serie de hábitos que muchas empresas, basadas en una gestión ágil y flexible, aplican a sus proyectos. Una de las características del Scrum (si practicas o eres aficionado del rugby te sonará) —explicado a grandes rasgos— es que cada intervalo corto de tiempo, se echa la vista atrás, se comprueba lo que se está haciendo, los resultados que se están obteniendo y los recursos empleados para ello, con el fin de modificar la planificación y tomar decisiones a tiempo. Esto sólo se consigue si planificamos de una manera flexible y ágil.
Se estudia el impacto de cada cambio en nuestro plan y se valora si se implementa o no. Hay herramientas, como Sinnaps, que también incorporan un Testing Mode para realizar tantas modificaciones como se deseen sin que afecte al plan. Las simulaciones del modo de prueba son muy utilizadas por los profesionales especializados en Project Management. De hecho, gracias a ellas podemos gestionar mucho mejor la incertidumbre que pueden ocasionar los imprevistos de última hora.
¿Qué medimos con el Valor Ganado?
Las métricas más utilizadas por los directores de proyectos profesionales suelen ser las siguientes:
EV (Earned Value): Valor monetario del trabajo conseguido en el período de evaluación.
AC (Actual Cost): Coste actual del trabajo realizado. El valor monetario es independiente del valor monetario determinado en el PV.
PV (Planned Value): Valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea.
CV (Cost Variance): Medida para indicar la desviación de los costes respecto del presupuesto previsto.
CPI (Cost Performance Index): Índice del rendimiento de cada unidad monetaria invertida en el proyecto.
SV (Schedule Variance): Medida histórica para indicar el porcentaje de avance respecto del plan previsto.
SPI (Schedule Performance Index): Índice de eficiencia relativa a cuánto valor se ha conseguido realmente respecto del que está programado para ser llevado a cabo. Porcentaje de avance respecto del plan previsto.
BAC (Budget at Completion): Presupuesto previsto y aprobado para todo el esfuerzo proyecto.
Así verías un panel de control y evaluación de la gestión de tu trabajo, basado en el Valor Ganado:
Panel de control y evaluación, basado en el EVM – Sinnaps.
Y es que, es hora de mejorar y profesionalizar la gestión de nuestros proyectos, utilizando herramientas y técnicas empleadas cada día por los que mejor saben de esto: Project Managers Professional (PMP). Afortunadamente, la tecnología se pone a nuestro favor, pues ya podemos encontrar en el mercado aplicaciones online muy accesibles para cualquier empresa o freelance que trabajan con este tipo de métricas, sin que nos parezca un infierno calcularlas por nosotros mismos. Tan accesible como hacer click en Performance de Sinnaps.
