Optimizar recursos de una empresa

Para optimizar recursos de una empresa…

encuentra el equilibro en su consumo con apps de planificación.

Al optimar recursos de una empresa, estaremos aprovechando cada inversión que hacemos para la producción de nuestros productos o servicios. Pero, ¿qué son los recursos de una empresa y cómo gestionarlos? ¿Cuáles son los recursos de una empresa?

La gestión de recursos de una empresa es las responsabilidades básicas de cualquier director de proyecto, quien tendrá que identificar las necesidades exactas para alcanzar los objetivos marcados. No es fácil, pues existen muchos tipos de recursos de una empresa. Cada uno puede que tenga una unidad de medida diferente, una prioridad distinta, o simplemente estemos hablando de recursos sujetos a una fluctuación inevitable, como es el caso del petróleo.

En este artículo te daremos unas recomendaciones para optimizar los recursos de una empresa, pero antes es necesario saber cuáles son los recursos de las organizaciones.

Tipos de recursos de una empresa

Los recursos de una empresa se clasifican en:

— Recursos humanos. Comenzamos nuestra clasificación con un tipo de recursos diferente al resto: las personas que participan en el funcionamiento de la empresa.

Muchas opiniones no defienden precisamente este término de ‘recursos humanos’ y, en parte, tienen razón. En las personas hay muchos elementos intangibles que nunca podremos medir. Existe el valor humano, las relaciones entre nosotros, actitudes, emociones y un aspecto que hacen que, cada vez, hablemos más de gestión de personas, más que de gestión de recursos cuando nos referimos a nuestros equipos de trabajo. Recuerda: las empresas son conjuntos de personas, ni más ni menos.

— Recursos materiales. Todos los elementos físicos que utilizamos para el desarrollo de las actividades en la empresa. Se definen como bienes tangibles, y son agotables. Puede ser maquinaria, inmuebles, productos terminados en stock, instrumentos de oficina, herramientas, insumos  —conjunto de elementos que forman parte en la producción de otros bienes.

— Recursos financieros. Se refiere al efectivo y los activos que, de alguna manera, pueden reportar una cierta liquidez para la empresa.

• Flujo efectivo, obtenido por la producción de la principal actividad de la empresa.
• Préstamos de inversores (bonos, acciones, tenencias de divisas, etc.)
• Financiaciones bancarias
• Subsidios de gobierno

Obviamente, al planificar trata que en el flujo de fondo se eviten situaciones en las que la producción de la actividad no se base en financiación. Esto requiere de un control constante y exhaustivo de la evolución del presupuesto de nuestro proyecto. Controla las entradas y salidas en un determinado periodo de tiempo, un elemento clave que puedes resolver gracias a informes inmediatos y a tiempo real de muchas apps para la planificación y gestión de proyectos.

— Recursos intangibles. Su gestión requiere casi toda la atención de un director de proyecto, al ser tan determinantes en el funcionamiento de la empresa, al mismo tiempo que son extremadamente difícil de medir y controlar su impacto en el proyecto.

Suelen ser, sobre todo, personas y el resultado de sus actitudes y comportamientos. Los recursos intangibles corresponden al valor de marca, la percepción de la empresa en el exterior, la cultura organizativa, el conocimiento acumulado en la empresa o Know-how de la misma, responsabilidad social y medioambiental, manera de liderazgo empleada, relación con los proveedores, clima laboral, etc. Un conjunto de elementos clave para que la empresa sea lo más eficaz, eficiente y productiva posible, acorde con su estrategia organizativa.

En este punto entran en juego herramientas y personas al mismo tiempo, cuyo fin es adquirir una manera de trabajar eficiente, acorde con una cultura ágil, innovadora y fresca. Quizás, uno de los trucos esté en utilizar aplicaciones profesionales como Sinnaps para planificar el trabajo de una forma colaborativa y teniendo en cuenta técnicas revolucionarías para optimizar recursos de una empresa.

Con ello, pasamos a lo interesante de todo esto.

Para optimizar recursos de una empresa…

Durante el desarrollo de las actividades en las organizaciones exitosas, sus gestores siempre tienen en mente las mismas palabras: optimización, innovación, evolución, eficacia, producción productiva y coordinación, colaboración y cooperación entre los equipos de trabajo. Todos estos términos vienen incorporados en muchas de las aplicaciones para planificar de manera flexible el trabajo diario.

Para optimizar recursos de una empresa, debemos seleccionar adecuadamente la herramienta en la que nos apoyaremos para nuestra planificación, un requisito vital de todo proyecto y empresa de éxito. Una pista… Sinnaps.

¿Cómo encontrar el equilibro en la gestión de recursos?

Cuando tenemos una app profesional dinámica, que permita la planificación y gestión de equipos colaborativos, debemos fijarnos en cómo gestiona sus recursos.

Al planificar, estarás dando una estimación de los recursos planificados. Todos los proyectos tienen vida propia y esto significa que tendremos que realizar continuamente modificaciones. ¿Sabías que sólo el 2.5% de los proyectos cumple con su planificación inicial? Es un porcentaje bajísimo y probablemente sean empresas de construcción. Pero eso es otro tema…

• Simula escenarios cuando tengas que hacer cambios en tu planificación: esta flexibilidad nos la darán la simulación de escenarios, originados de ésos cambios obligados. Con apps como Sinnaps, puedes hacer cambios en nuestro laboratorio de pruebas. Verás, antes que nadie, cómo puede afectar que incorpores una nueva persona más al equipo, o que tal proveedor se retrase en la fecha de entrega.
• Compensa el coste de las actividades a través de gráficas de recursos. Además, es importante que a la hora de planificar nuestro trabajo sepamos compensar el esfuerzo de las personas o el coste planificado de los recursos en ciertas actividades, en las que la saturación de recursos puede llevar al fracaso absoluto. Es lo que se dice: planificar de una manera realista.

Mientras planificamos, vamos asignando recursos en las actividades y al activar esta gráfica de recursos, vemos cuánto hay planificado y en qué actividades un recurso en concreto. Así llevamos un control más fácil, para equilibrar la estimación de recursos.

• Utiliza esta otra gráfica para equilibrar el trabajo asignado al equipo. Te informará si una persona tiene un sobre-trabajo asignado en qué fechas. Así sabremos si es una planificación realista y cómo distribuir el trabajo más equitativamente. Pues, damos lo que damos, no más. Y en este caso, Sinnaps calcula 8 horas en cada jornada laboral.

Gracias a estas claves para optimizar recursos, es muy probable que el presupuesto de gastos de una empresa se ajuste a la realidad. Los recursos materiales se usarán donde se les necesite, evitando un elevado coste de oportunidad. Los equipos de trabajo funcionarán a un ritmo real, controlado en la planificación. Y tus colaboradores te lo agradecerán… 😉