Sinnaps permite convertir tus proyectos en procesos y, además, hacerlos públicos para compartir así tu conocimiento y experiencia con todos los usuarios. De esta manera, avanzamos más rápido, con un trabajo de más calidad y sin perder tiempo en planificar cada proyecto desde cero. Sin embargo, antes de empezar a transformar nuestros proyectos más exitosos debemos tener clara entre lo que es un proceso y un proyecto.
Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas y ejecutadas para cumplir con un objetivo, ya sea este un producto o servicio, pero siempre único. Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo tanto tiene un alcance y recursos determinados.
Asimismo, un equipo de proyecto a menudo incluye a las personas que no siempre trabajan juntas, y a veces son de distintas organizaciones o de varias regiones o países distintos. Al tratarse de una operación única, en un proyecto intervienen unos colaboradores determinados que no tienen por qué coincidir en el siguiente proyecto.
Mientras que cuando hablamos de proceso, nos referimos al conjunto de actividades relacionadas y rutinarias, por las cuales se pueden realizar varios proyectos similares. Se trata de una metodología o procedimiento a seguir para obtener un tipo de producto o servicio. La rutina de trabajo que engloba todos los recursos y requerimientos para cumplir con sus objetivos. Y es que, un proceso se implanta en varios proyectos.
Así pues, se podrían establecer las diferencias más importantes entre lo que es un proyecto y lo que es un proceso, con el fin de convertir nuestros proyectos en proceso mientras somos realmente conscientes de su significado.
Un proyecto…
Es único
No es una operación rutinaria
Obtiene entregables distintos para cada proyecto
Es temporal
Comparte un mismo equipo de trabajo
Tiene carácter flexible
Gestiona mejor las incertidumbres
Un proceso…
No es único
Obtiene entregables iguales o parecidos
Pueden aplicarse en distintas fechas por lo que sus actividades no se realizan en fechas concretas sino según sus dependencias.
Está compuesto por un equipo que puede formarse por personas diferentes en cada operación.
Tiene un carácter estático
No gestiona bien las incertidumbres
Un ejemplo muy explicativo sería la construcción de una vivienda. Si ésta es única y no está repetida será un proyecto. Mientras que si construimos siempre los mismos bloques de casas o apartamentos iguales estamos hablando de proceso.
Además, si tiendes a trabajar con proyectos similares puedes convertir éstos en procesos. La principal ventaja de trabajar con un proyecto a partir de un proceso es que trabajaremos guiándonos a partir de una plantilla de trabajo que ya ha sido validada previamente.
En los procesos de Sinnaps existen unas peculiaridades que definen en sí mismas las diferencias entre estos dos conceptos. Los procesos de la herramienta de gestión online no asignan usuarios como recursos, ya que los equipos del proyecto pueden variar; tampoco hay fechas específicas, sí duración de las tareas, y no se desplazan las actividades.
Otra de las características de los procesos de Sinnaps que merece una mención aparte, es que al crear un proceso podemos invitar a usuarios para que nos ayuden en el diseño del mismo. No se podrán asignar como recursos, pero sí como colaborador en la ejecución del mismo.
A pesar de todas estas diferencias y con el fin de aprovechar todas las cualidades de ambos, es recomendable llevar la flexibilidad de los proyectos a los procesos y la eficiencia de estos a los proyectos.
Te puede interesas: ¿Qué es un proceso?
