No son muchos. Los elementos necesarios para planificar y pasar a la acción cuanto antes, no requieren de una investigación muy detallada. De hecho, muchas planificaciones se realizan sin apenas requerimientos o cuando el proyecto ya está en marcha. Los detalles se van definiendo cuando el primer borrador de la planificación está hecho e incluso, presentado al equipo.
La fecha de inicio de la ejecución de un proyecto suele retrasarse. Lo que provoca que siempre nos parezcan cortos los plazos de entrega. Una manera de llegar a tiempo y cumplir con estos plazos, no es otro que empezar a ejecutar el proyecto cuanto antes. Lógica aplastante.
Por eso, para acelerar el comienzo del proyecto, es preciso realizar una primera planificación de la manera más rápida posible. Y esto sólo lo logramos con aplicaciones que nos generan las rutas de trabajo de manera automática, teniendo en cuenta las actividades añadidas en el calendario y las relaciones entre ellas. Así pues, la automatización se convierte en nuestro gran aliado para pasar a la acción cuanto antes.
En este artículo identificamos los elementos básicos para empezar a planificar y seguir con la ejecución del proyecto, evitando que nada, ni nadie esté esperando mientras elaboras el plan perfecto.
Algunas de nuestras recomendaciones son…
- Define cuando antes el objetivo principal del proyecto y la metodología que necesitarás seguir, según su naturaleza. Esta lección 1 del curso online y gratis de gestión de proyectos, te dará más pistas.
- Convoca pronto una primera reunión de equipo, para presentar los rasgos principales del proyecto. Sobre todo, ten en cuenta que este encuentro tendrá un carácter social para el equipo. Y recuerda que podrás utilizar la planificación como herramienta de comunicación. Puedes invitar antes a tus colaboradores para que accedan cuanto antes.
- Asigna tareas y responsabilidades bien definidas, y… ¡pasa a la acción!
- Mientras que el proyecto se empieza a ejecutar, implanta una comunicación abierta en el equipo. Desde la propia aplicación los colaboradores podrán comunicarse, compartir documentos e informarse de lo último que se haya hecho en el proyecto.
- Identifica todas las dudas que no sólo se generen por tu parte, sino también por la de todos los interesados del proyecto. Cuanto antes aparezcan estas dudas, menos habrá en etapas posteriores.
- Esto nos lleva a identificar los posibles escenarios o riesgos que se puedan dar en tu proyecto. Al principio será muchos, por eso, sólo guarda las simulaciones de proyecto que tengan más posibilidades de que ocurran en etapas iniciales.
- Re-planifica rápidamente con aplicaciones automatizadas, que re-calculan la ruta de trabajo óptima y priorizan por ti las actividades más críticas. Esto nos dará una información muy valiosa para ir despejando dudas: la duración mínima del proyecto.
Las 5 cosas que necesita la primera planificación de tu proyecto para pasar a la acción cuanto antes:
Índice
Añadir una actividad
De los primeros pasos en a la hora de planificar nuestro proyecto, está el de crear una nueva actividad. Para ello, dentro de la planificación, en la parte inferior izquierda, hacemos click en el siguiente botón o lo arrastraremos directamente a la fecha que queramos que empiece la actividad.
Pasos básicos para planificar la nueva actividad
Al pulsar o arrastrar el icono y de manera automática, se abrirá el panel de la actividad nueva a la derecha de la pantalla. En él gestionaremos todos los datos de la actividad. Los más relevantes siendo los que hacen referencia a su planificación: título, personas asignadas en ella, día de inicio —si es que la nueva actividad se debe iniciar en una fecha concreta—, duración de la misma y las actividades a las que está vinculada.
Asignar personas
Cuando añadimos personas del equipo a la nueva actividad, estamos vinculándolas con todas las acciones que se realicen en ella. Automáticamente, Sinnaps informa a los usuarios asignados, respecto a lo que sucede con esa actividad, así como respecto a los comentarios en sus conversaciones.
Para ello asignar personas a la actividad, el Project Manager hará click en este botón del panel de la actividad y escribir el nombre de la persona que quiera asignar.
Nota: tan sólo las personas que han aceptado una invitación para formar parte del proyecto podrán ser involucradas en sus actividades. Para invitar a personas a un proyecto podemos hacerlo desde la pestaña de TEAM, situada en la parte inferior de nuestra pantalla.
Vincular actividades
Vincular actividades es la base para crear una planificación flexible y para combatir la incertidumbre en un proyecto.
Vincular las actividades significa que el comienzo de una depende de la finalización de la otra. Al hacer crear una dependencia, Sinnaps siempre colocará la actividad nueva después de las actividades seleccionadas. La manera más rápida de vincular actividades es seleccionando el siguiente botón 
, situado sobre las actividades de la planificación.
También podemos crear dependencias en el panel de la actividad, gestionando la lista de dependencias. Desde este panel podremos seleccionar tanto actividades concretas, como objetivos de otras actividades para crear las dependencias. Para más información sobre las opciones que encuentras en el panel de la actividad, entra en este artículo.
En el caso de que no asociemos ninguna fecha o dependencia a la nueva actividad, Sinnaps la colocará al principio del flujo de trabajo, dado que al no tener dependencias, ni fechas asignadas, puede ser realizada el primer día.
Nota: para saber más sobre cómo vincular actividades, visita este tip sobre cómo hacerlo.
Establecer una fecha fija en la actividad
Para dar una fecha concreta a la actividad, podemos hacerlo de dos formas: hacemos click en la actividad ya creada y la arrastramos a la fecha que queremos comenzar a ejecutarla. También podemos hacerlo desde el panel de información, indicando directamente la fecha en el calendario.
Nota: es posible que no te deje asignar una fecha previa al inicio del proyecto. Para cambiar la fecha de inicio de proyecto debes acceder al Testing Mode, crear una simulación y en el Overview del proyecto poner la nueva fecha de inicio del proyecto.
IMPORTANTE: las actividades con fechas pueden limitar la zona de holgura de otras actividades. Por ello, planificar con fechas fijas hará que nuestra planificación sea más rígida, puesto que limita a las actividades de las que se depende. Sin embargo, las dependencias prevalecen sobre las fechas fijas, por lo que es posible que algunas actividades se re-planifiquen de manera automática al hacer cambios.
Añadir una duración a la actividad
Con los pasos anteriormente dados, sólo tendremos que asignar una duración a la nueva actividad para empezar a dar forma a nuestra planificación. Podemos hacerlo de dos maneras distintas.
— Hacemos click en el margen azul que aparecerá a la derecha de la actividad en la planificación, y la estiramos hasta la fecha que queramos.
— O desde el panel de información de la actividad, añadimos directamente el total de días que durará la actividad en cuestión.
Nota: puedes saber más sobre cómo cambiar la duración y fecha de tus actividades en este tip.
