Las planificaciones están vivas durante todo el desarrollo del proyecto. Hay contratiempos, imprevistos y situaciones que nos obligan a realizar cambios en la planificación. Y es que sólo el 2,5% de los proyectos cumple con su plan inicial.
Uno de estos cambios puede ser el de eliminar actividades de la planificación. Sólo si trabajamos con planificaciones flexibles, podremos adaptar estas modificaciones de manera que afecte lo menos posible a todo el proyecto. De hecho, existen trucos, como el de crear un backlog, si no queremos deshacernos por completo de una actividad.
En este artículo, veremos cómo puedes eliminar una actividad de tu planificación de Sinnaps, o si prefieres hacer un backlog. Pero primero, es importante saber…
Índice
¿Cuándo debemos eliminar una actividad de la planificación?
Las tres situaciones que se pueden dar cuando decidimos eliminar una actividad son:
— Porque sobrepasa el presupuesto estimado
— Por falta de recursos para cumplir con los objetivos de esa actividad
— Por un cambio estratégico
¿Qué puede pasar si eliminamos una actividad?
Hay situaciones en las que eliminar una actividad puede suponer todo un gran cambio en nuestra planificación. Las planificaciones flexibles y optimizadas suelen tener actividades dependientes entre sí. Quiere decir, que hasta que no finalice la actividad A, no podemos empezar la B.
[Quizás te interese: ¿cómo vincular actividades?]
A veces ocurre, que esta red de dependencias es compleja, por lo que eliminar una determinada actividad puede significar un cambio importante en la planificación, afectando así a todo el equipo de trabajo.
Por eso, antes de eliminar una actividad, puedes ver todas las dependencias. Lo comprobamos, porque todas las actividades relacionadas con dependencias a la actividad que tengamos abierta, salen de manera opaca en la planificación. En este caso, ‘Informe test’ está relacionada con ‘Análisis resultados test’. Sus actividades ‘padre’. A su vez, ‘Reunión test’, está vinculada a ‘Informe test’, su actividad ‘hijo’.
Todas aparecen resaltadas en la planificación. Sobre todo, estas actividades ‘hijo’, es importante tenerlas en cuenta, si queremos eliminar ‘Informe test’.
CONSEJO: siempre que elimines una actividad, crea primero las nuevas dependencias en las actividades ‘hijo’. Asegúrate de que tienen otras dependencias, cuando elimines su actividad ‘padre’.
¿Cómo hacer un backlog?
Un backlog o ‘reserva’ es una lista de actividades por hacer. A veces, no queremos eliminar por completo una actividad, porque sabemos que más adelante la tendremos que hacer. Sin embargo, no sabemos cuándo podremos.
Para ello, podemos hacer un backlog, que es añadir una dependencia en la actividad correspondiente a la última actividad planificada del proyecto. De esta manera, no nos molestará, y siempre que realicemos un cambio seguirá anclada o dependiendo de la última actividad del proyecto.
Consejo: hay muchas personas que ponen en estas actividades una dependencia en el último hito creado. Como en el hito, se toman decisiones sobre las próximas acciones a realizar, tras celebrarse, sabremos qué tendremos que hacer con la actividad dependiente de dicho hito.
¿Cómo comunicar del cambio al equipo?
Es clave. Cada cambio que afecte a las personas involucradas en él, debemos comunicárselo lo antes posible. Por ejemplo, si eliminamos una actividad A y esto hace que la actividad B, que dependía de la A se adelanta cuatro días en la planificación, las personas asignadas en la actividad B, deben saberlo.
Para eso, entre otras cosas, tenemos el chat de actividad, en el que con un simple mensaje informaremos a todo el equipo de la actividad B, que se ha eliminada a la A y que deben empezar el trabajo antes. Un mensaje instantáneo les llegará al correo electrónico.
Así puedes eliminar una actividad…
Hemos decidido eliminar la actividad A, también hemos creado nuevas dependencias a las que eran sus actividades dependientes y hemos informado al equipo, ¿cómo eliminamos una actividad en Sinnaps?
Accedemos a la actividad, y en el botón con los tres puntos, pinchamos en Eliminar actividad.
Importante: en proyectos complejos, en donde la red de dependencias es amplia, es fundamental hacer este cambio en el Testing Mode. Haremos una simulación antes de implementar el cambio, para ver cómo afecta en todo el proyecto.
Además, podemos comprobar cómo afecta a los recursos a través de la gráfica de compensación de recursos.
