¿Qué es un Plan de Proyecto?

Un plan de proyecto es un conjunto de acciones estimadas para alcanzar un objetivo determinado. Para ello, debe desarrollarse bajo el paraguas de una estrategia alineada con la de la empresa, y utilizando un planificador online.

Cabe recordar la diferencia entre plan, programa y proyecto. Un plan es una intención, una estimación para lograr algo. Un programa es la serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto. Mientras que un proyecto es un conjunto de actividades realizadas durante un periodo de tiempo concreto, bajo unos requerimientos dados y por un determinado equipo de trabajo.

¿Por qué se realiza un proyecto en concreto? Esto nos dará el resultado que estamos buscando, para lo cual elaboramos un plan de un proyecto o guía. Se trata de una de las primeras responsabilidades de todo Director de Proyectos. Es el primer paso de toda gestión.

Tener en cuenta plazos, riesgos, actividades, equipo, costes, etc. Todo debe estar bien coordinado para que el trabajo que se ejecute siga la dirección que necesitamos, siempre y cuando aprovechemos y optimicemos los recursos.

Índice

Principios básicos de un plan de proyecto actual
¿Qué es un plan de actividades de proyecto?
7 + 1 pasos para planificar un proyecto
¿Por qué debemos empezar a hacer un plan de proyecto con un programa o una app?

Principios básicos de un plan de proyecto actual

El plan de ejecución de un proyecto funciona también como una herramienta de comunicación con el resto de involucrados en el proyecto. Además de servir para organizar y planificar los elementos de un proyecto, sirve para transmitir la información a los demás.

De ahí que tenga que ser claro y directo, legible por todos. Más en proyecto colaborativos, muy útil para equipos con colaboradores que se auto-gestionan su trabajo. Por este motivo, un plan de proyecto debe ser el nexo de unión de todos y coordinar el trabajo de todo el equipo.

Pasemos pues a enumerar todos los principios básicos que debe cumplir un plan de un proyecto orientado a las actuales empresas más competitivas.

Todo plan de proyecto ha de estar orientado a la estrategia de la empresa. Por ello, el Project Manager debe trabajar y ser considerado como una de las principales figuras en el comité de directivos. No tanto para saber qué queremos lograr, sino más bien si podemos hacer bajo los recursos con los que contamos. ¿Es viable? Se realiza durante el planeamiento de proyectos.
Un plan de proyecto suele seguir una metodología determinada, técnicas de planificación de proyectos. Si trabajamos en un sector como el del desarrollo de software, las técnicas que mejor se adaptan serán las ágiles. No ocurre así si nuestro objetivo es la construcción de una nave industrial, en donde tendremos que prever una mayor antelación lo que ocurrirá en las siguientes fases del proyecto. A partir de aquí, el plan de proyecto se elaborará de distinta manera, aun compartiendo unos principios básicos. Las metodologías más usadas son las predictivas, ágiles y la combinada, que obtiene lo mejor de ambas. Usada esta última por Sinnaps.
Uno de los máximos objetivos de un plan de proyecto es el de simplificar todos los elementos del mismo.
Al tratarse de una herramienta de comunicación, ha de ser claro y legible por todo el equipo.
En el plan de proyecto también se establecen unos objetivos y unas sub-tareas.
Debe contemplar los contratiempos. Los actuales planes de proyecto están sujetos a la imperante versatilidad del actual mercado competitivo.
Planificación flexible. Un plan de proyecto que contemple decisiones de última hora, debe permitir cambios y ofrecer soluciones optimizadas para cada modificación. Un ejemplo de ello, nos lo dan herramientas de gestión como Sinnaps, que nos recalculan de nuevo la mejor ruta de trabajo para nuestro proyecto en concreto.
Prevé los distintos escenarios. En esta gestión del riesgo, un plan de proyecto tiene en cuenta las posibles situaciones que se pueden dar durante la ejecución de proyecto.

Por ejemplo, si un proveedor se retrasa en la entrega de material o si el cliente no está seguro de una determinada implementación en el nuevo software que estamos desarrollando, tendremos preparada a planificación. Sabemos así de antemano cómo nos podría afectar esa modificación en la planificación total del proyecto.

Para terminar con estos principios básicos, es fundamental que un plan de proyecto sea realista. De nada sirve planificar lo que sabemos que nunca se llegará a ejecutar. Obvio pero no menos importante de mencionar.

¿Qué es un plan de actividades de proyecto?

Un plan de actividades de un proyecto es el conjunto de tareas que deben realizarse para alcanzar un objetivo determinado.

Se diferencia del plan de proyecto, en que el plan de actividades comprende únicamente las tareas que hayamos identificado así como todas las características que la definen.

Digamos que está incluido en el plan de proyecto, el cual abarca desde la asignación de responsabilidades en el equipo, el presupuesto total del proyecto, los recursos globales, la evolución y seguimiento continuo de los resultados, etc.

7 + 1 pasos para planificar un proyecto

El plan de acción de un proyecto comprende unos pasos básicos, independientemente al sector al que nos dediquemos. Se trata de un proyecto de planeación en sí mismo. Para ello, tendremos un especial cuidado e incluiremos nuevas acciones en función a los requisitos de nuestro tipo de sector. Estas acciones nos ayudarán a saber cómo planificar un proyecto.

Identificación del objetivo principal o necesidad por la que comenzamos un proyecto.
Estudio y análisis de la situación actual.
Planificación de actividades de un proyecto. Primer borrador con los bloques del proyecto en nuestra app de gestión. Seleccionaremos una herramienta que verdaderamente tenga en cuenta cambios, riesgos, gestión de costes y trabajo en equipo. Sinnaps comprende todo esto, y mucho más, siendo además muy fácil de usar por todos.

Planificación de actividades en el calendario.
Vinculación de actividades para obtener un flujo de trabajo optimizado y aprovechar así cada recurso. Al vincular cada tarea, Sinnaps nos da automáticamente la mejor ruta de trabajo.
Se planifican unos hitos, reuniones en las que tomar decisiones tan importantes como si debemos seguir o no con el proyecto. Van independientes al desarrollo de las actividades o el flujo de trabajo de estas. «En el punto en el que estamos a día de hoy, ¿qué debemos hacer? ¿Modificamos la estrategia? Igual, lo mejor sería seguir como estamos, viendo los resultados que estamos alcanzando.»

Reunión de Kick-off con el equipo. Para poder poner en marcha cuanto el proyecto, es importante llevar a una reunión de arranque un primer esbozo del plan de proyecto. Con esta herramienta, surgirán preguntas que habrá que responder en las siguientes fases y así ir definiendo mejor el plan.
Detección de las actividades críticas. El camino crítico del proyecto definirá la duración del mismo. Puede que existan varios, por lo que cuanto antes los identifiquemos, antes podremos ponernos con las tareas principales.
Reuniones y comunicación individual con cada departamento. Negociaremos con ellos cada uno de los plazos y necesidades, e iremos asignando tareas y detallando objetivos y sub-tareas en cada una de ellas.
Se asignan responsabilidades y se involucra a todo equipo. Las empresas más competitivas suelen seguir una cultura de equipos cada vez más auto-gestionados. Esto supone delegar ciertas funciones y ganar en agilidad, con el fin de ir un paso por delante frente a nuestros competidores.
Seguimiento y control de entregables y pasos siguientes. En este paso entran en juego las reuniones de hito, pero también el seguimiento continuo de la evolución de proyecto. Con aplicaciones que usan técnicas de Valor Ganado podemos hacer este control al instante y cuando lo necesitemos.

Aunque el seguimiento y control no pertenezca a la fase de planificación de un proyecto, sí que ha de tenerse en cuenta durante la elaboración del plan de proyecto. Precisamente, por el establecimiento de hitos y la división de bloques de actividad.

¿Por qué debemos empezar a hacer un plan de proyecto con un programa o una app?

Todos estos pasos se pueden realizar de una manera mucho más efectiva, rápida y enfocada a buscar la eficiencia del trabajo con aplicaciones diseñadas para ello. La lista de todas herramientas es larga, pero muy pocas cumplen con unas funcionalidades realmente completas y adaptadas a proyectos complejos de hoy día.

Al utilizar aplicaciones como Sinnaps, intuitiva y mucho más completa que un simple gestor de tareas, nos damos cuenta que el Project Management cada vez es más cercano para todos. No hará falta estudiar cursos complicados y extensos para entender un determinado software de gestión. El mundo de las aplicaciones, intuitivas y fáciles de usar, simplifica las funcionalidades más potentes para obtener resultados igual o más de precisos. Sobre todo, que acompañen al trabajo de todo el equipo y tengan en cuenta proyecto colaborativos.

Un plan de gestión de proyecto elaborado con un programa o una app especializada en planificar actividades y gestionar recursos, siempre será más efectivo y sobre todo aumentará enormemente nuestra productividad y la del equipo. Así pues, utilicemos la automatización y dejemos que apps como Sinnaps nos calculen las mejores rutas de trabajo según las duraciones y vinculaciones entre actividades. Mientras, reducimos hasta en un 48 por ciento el volumen de mails al comunicarnos desde la propia app, con todos los interesados del proyecto.

Plan de proyecto con Sinnaps