¿Cómo planificar con un Gantt (ahora)?

Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica con la que planificamos las actividades en función a una duración y una fecha de inicio dada. Perfecta para proyectos sencillos, en los que no intervienen demasiadas dependencias entre las tareas. Además, se trata de un instrumento muy resolutivo para comunicarnos con nuestro equipo.

De ahí, que lleve tantas décadas siendo la base de la planificación del trabajo como la conocemos hoy. Desde que Henry Gantt popularizara su diagrama, allá por 1910, son muchos los profesionales que planifican su trabajo a través de esta gráfica.

Sobre el diagrama de Gantt, se han ido desarrollando varias versiones. Como es obvio, la tecnología avanza y se aplica a los instrumentos que mejor han funcionado a lo largo de la historia. Uno de ellos es este diagrama de Gantt. Y una de sus variaciones, el Gantt-flow de Sinnaps un siglo más tarde.

Todo sobre Gantt:

• Hacer diagramas de Gantt PASO A PASO
• Personalizar tu diagrama de Gantt
• Software para hacer diagramas de Gantt
• Organizar el trabajo con gráficas de Gantt
• Tipo de diagramas de Gantt
• Cómo planificar con un gráfico de Gantt
• Gestión de proyectos y gráficos de Gantt
• Cómo NO USAR diagramas de Gantt
• Riesgos de un diagrama de Gantt
• Gantt vs PERT vs CPM vs KANBAN
• Crea un diagrama de Gantt

Contenidos relacionados:

• Metodología cualitativa para la gestión de proyectos.
• ¿Cómo hacer una justificación de un proyecto?
• Administración de proyectos
• Definición de un proyecto
• Gestiona tu proyecto con EXCEL

Pero, ¿cómo planificar con un Gantt y no caer en los errores más comunes?

Precisamente, Henry Gantt se olvidó de algunos pequeños detalles en una época en la que la tecnología carecía de todas las soluciones a la lógica humana. Sin embargo y afortunadamente, hoy día podemos poner remedio a todas esas limitaciones. Si quieres saber por qué muchos directores de proyectos no utilizan un Gantt en sus planificaciones, puedes visitar los Riesgos del diagrama de Gantt. En este artículo nos centraremos en cómo planificar con un Gantt un proyecto en el que muchas de sus actividades dependen de la finalización de otras.

— Haz un plan de actividades

— Identifica todos los recursos disponibles

— Identifica los interesados o stakeholders de tu proyecto

— Abre una cuenta en una aplicación como la de Sinnaps e inicia un nuevo proyecto

Los siguientes pasos ya sólo se centran en añadir actividades al proyecto y darles la dependencia correspondiente con las demás actividades, si es que así lo necesitaran. De manera automática, la aplicación calcula la ruta de trabajo óptima para que llegues en tiempo y presupuesto al final exitoso de tu proyecto. Desde el Project Management con Gantt de Sinnaps, puedes empezar a experimentar gratis con esta tecnología.

¿Qué se esconde detrás de la planificación automática en un Gantt?

Detrás de este cálculo automático para obtener la ruta de trabajo óptima, se encuentran dos técnicas nacidas a mediados del siglo pasado: PERT y CPM. Gracias a ellas, podemos encontrar la ruta crítica de nuestro trabajo, o lo  que es lo mismo, las actividades que tendremos que hacer antes que las demás si no queremos bloquearnos en el proyecto. Son las más dependientes, por eso hasta que no termina una actividad no podremos comenzar otra. Esta ruta nos dirá un dato fundamental de todo Project Manager: la fecha final del proyecto.

¿Cómo se representa actualmente un Gantt?

Los proyectos complejos, con numerosas dependencias entre las actividades, se han visto en la necesidad de simplificar su planificación y qué mejor que fijarnos en la sencillez visual del diagrama de Gantt.

En aplicaciones como Sinnaps, podemos visualizar una variación del diagrama de Gantt, o lo que se denomina Gantt-flow. Gracias a una tecnología apoyada en PERT y CPM, la herramienta nos crea automáticamente la variación del diagrama de Gantt. Una innovación que nos evita cometer fallos garrafales con los que muchos proyectos han perdido un tiempo de oro.

Por ejemplo, tener parado todo un proyecto porque no se ha calculado correctamente la finalización de una de las actividades. Con la tecnología de hoy día, podemos planificar proyectos de manera mucho más realista. Teniendo en cuenta los verdaderos requerimientos de cada una de las tareas.

Diagrama Gantt-Flow

Si añades dependencias a las actividades, la aplicación sitúa esa actividad en el lugar más óptimo según sus dependencias. Nos olvidamos de calcularlo nosotros y evitamos así caer en los errores más comunes de incongruencias al planificar.

Así pues, las actividades de la ruta crítica están puestas en las primeras filas, es decir, debemos ir ejecutándolas de arriba hacia abajo según el grado de importancia.

Ahora, si queremos cambiar algo de nuestro diagrama de Gantt, será más rápido y veremos el impacto que tienen las modificaciones. Sinnaps vuelve a re-calcular la ruta que mejor se adapta a las necesidades del proyecto. Es flexible, mientras que el clásico diagrama no lo era.

De esta manera, podemos darnos cuenta de la considerable evolución que ha sufrido el diagrama de Gantt para poder ser útil en todo tipo de proyectos. Ya podremos centrarnos en ejecutar las actividades y no tanto en planificar. Esta será la base de una eficaz y productiva gestión.