Al gestionar pleitos, podrás ser más eficaz y productivo en tu trabajo, aceptar más casos y aplicar las lecciones aprendidas.
La definición de proyecto es mucho más completa de lo que nos podemos llegar a imaginar. Nuestra vida está formada por pequeños proyectos que forman parte de un todo. Cada uno de los periodos de tiempo en los que buscamos alcanzar un objetivo, está formado por fases o actividades que, a su vez, forman parte de ése proyecto. Por lo que sí, un abogado puede gestionar perfectamente sus pleitos como proyectos. De hecho, es recomendable que así lo haga. ¿Cómo? Empezando por aplicar las técnicas y herramientas que todo Project Manager utiliza en su trabajo, siempre y cuando se adapte a los requerimientos de la abogacía.
El abogado deberá equilibrar las demandas competitivas entre todos los elementos de su proyecto de pleito. El alcance, tiempo, costo y calidad; participantes directos con necesidades y expectativas dispares; requerimientos identificados o necesidades, y requisitos no identificados expectativas. Es la base para gestionar proyectos profesionalmente.
Así pues, ¿por dónde empezar y cuáles son los pasos a seguir? En primer lugar, es identificar el objetivo principal del pleito. ¿Qué queremos conseguir? Será nuestra guía en todo el proyecto.
A partir de aquí, ya iremos definiendo los objetivos secundarios de cada fase o hito. Esto quiere decir que para lograr lo que buscamos, es importe definir una estrategia por actividades o sub-tareas. Cuando lleguemos a estos momentos clave o hitos, repasaremos todo lo logrado. Tal y como funcionan muchas metodologías ágiles de Project Management. De esta manera, mantendremos un control y evaluación a tiempo para efectuar los cambios que vayamos necesitando en nuestra planificación. Que los habrá.
Durante la planificación del pleito en cuestión, tendremos que identificar y asignar las responsabilidades del proyecto. Si trabajamos en equipo, será importante tener en cuenta un plan de comunicación eficaz. Muchos proyectos fallan por un desconocimiento de los límites de las funciones de cada uno, originado en la mayoría de las ocasiones por una inadecuada comunicación. Para ello, se establecen desde el principio reuniones periódicas, se empatiza con cada miembro del equipo para proporcionarle todo lo que necesita y aclararle las dudas que pueda tener. Y es que, dentro del mundo del Project Management, la relación con las personas es de los factores más importantes en la profesión. Así lo indica en esta entrevista, Carlos J. Pampliega, arquitecto y Project Manager Professional.
Una vez tenemos definida una primera planificación, teniendo en cuenta todos los interesados del proyecto o stakeholders, pasaremos a elaborar un análisis de riesgos. Este paso es vital para poder tener un buen plan de contingencia en caso de que necesitemos realizar modificaciones. No se trata de eliminar riesgos, sino de gestionarlos. Son inevitables, por lo que cuanto antes nos aliemos a ellos, mejor.
La evaluación continua forma parte de una completa gestión. Puede aplicarse a través de la técnica del Valor Ganado. En los proyectos relacionados con la abogacía, esto no puede subestimarse.
Peculiaridades al gestionar pleitos como proyectos
En el caso de proyectos en los que se van a gestionar pleitos, se deben tener en cuenta ciertas fases como la organización de expedientes, la investigación previa, preparación del juicio o la elaboración de un plan de comunicación específico. Como de una estructura matricial se tratase, estas podrían ser funciones que participan en varios proyectos al mismo tiempo. Así, ganaremos en eficacia y rapidez a la hora de gestionar pleitos.
Además, en este tipo de proyectos pueden llegar a intervenir muchos interesados. Si utilizamos herramientas propias de la gestión de proyectos profesionales, como Sinnaps, nos daremos cuenta de lo fácil y útil que puede llegar a ser la gestión de colaboradores y personas involucradas. Con una adecuada gestión de permisos, la comunicación será más fluida y aumentará considerablemente la productividad de nuestro despacho.
Por otro lado, es frecuente que existan pleitos muy parecidos, por lo que el abogado puede reutilizar proyectos antiguos para sus nuevos casos, una vez editados y ajustados a las nuevas peculiaridades.
Sin embargo, es cierto que en el mundo de la abogacía existen maneras de trabajar muy tradicionales, anquilosadas en el tiempo. Por eso, es hora de ver un poco más allá, de utilizar lo mejor del Project Management para hacer que nuestros proyectos —cada petición de un cliente así lo es—, estén optimizados en coste y tiempo, y sobre todo, que sea lo más competitivo posible.
Al gestionar los pleitos como proyectos, no sólo estaremos organizando mejor el trabajo diario y optimizando los tiempos de ejecución, sino que podremos aceptar muchos más casos en los que ser más productivos.
