Roles de proyecto: ¿quién gestiona qué?

Una de las mayores problemáticas cuando se inicia un proyecto, en el que se involucran varios profesionales, es la asignación de roles de proyecto. Cada miembro representa una funcionalidad distinta en el mismo. El Project Manager debe tener muy claro las diferentes responsabilidades que componen un proyecto al completo.

 

 

Nos encontramos en la fase inicial. El Director del Proyecto debe determinar y definir los diferentes roles de proyecto que formarán parte de su equipo de trabajo, ya sea de manera operativa o receptiva de información.  El software de gestión dará la posibilidad de diferenciar entre ellos, de forma que cada uno pueda trabajar según su tipo de participación. Es el momento de asignar responsabilidades al proyecto.

Dependiendo de la complejidad del proceso para el que se trabaje, los proyectos de una organización lo pueden formar equipos de mínimo cinco tipos de profesionales y como máximo, según nos dicta la teoría, de hasta diez clases de roles.

 

Existen software de gestión que definen los permisos

de los distintos roles de proyecto

 

Con el fin de aclarar los diferentes entresijos de esta primera fase, identificamos los distintos roles de proyecto y responsabilidades de cada uno de los agentes que lo componen.

Informaremos del funcionamiento del proyecto a…

1. Stakeholder. Se trata de toda persona o empresa involucrada en uno o varios proyectos, cuyos resultados afecta de manera negativa o positiva en sus intereses. Aquí nos encontramos una amplia lista de ejemplos que bien podrían ser stakeholders, desde empleados, agencias de externalización de servicios, propietarios, proveedores, hasta acreedores o socios capitalistas, entre muchos otros tipos de responsabilidades. Todos ellos deben ser informados del desarrollo del proyecto periódicamente, a través de las diferentes clases de informes que la herramienta de gestión nos ofrece.
2. Portfolio Manager. Por lo general, corresponde a una persona o grupos de personas que ocupan la dirección general de una empresa. Supervisan todos y cada uno de los proyectos y deciden qué fondos de inversión pueden incrementar el potencial del negocio.

Trabajaremos mano a mano con…

1. Investment Manager. La persona encargada de gestionar y coordinar los distintos fondos de inversión de la organización. Proporciona información de seguimiento detallada de proyectos o inversiones pendientes de aprobación, desde su inicio, desarrollo hasta su cierre.
2. Project Manager. No existe un proyecto aprobado sin un PM. Es el que planificará, coordinará y gestionará todas las actividades, recursos y demás elementos que formen parte del proyecto. Su mejor aliado será la herramienta de gestión, la cual podrá asesorarle en la toma de decisiones a través del Valor Ganado y según el funcionamiento del proyecto, entre otras muchas funcionalidades. En los equipos Scrum, este rol se traduce en muchas ocasiones como Scrum Master.
3. Team Member. Cada una de las personas que forman parte del equipo operativo del proyecto. Imputarán los costes y las horas empleadas en cada una de las actividades.
4. Program Manager. Las herramientas para gestionar proyectos complejos pueden ser muy variadas. Según el tipo de proyecto, el software puede ofrecer unas funcionalidades concretas. Afortunadamente, existen en la actualidad gestores cada vez más potentes y flexibles a cualquier circunstancia. Un ejemplo de ello es Sinnaps, cuya tecnología tiene en cuenta cada uno de los elementos, contratiempos y factores que influyen en la planificación y desarrollo del proyecto.
5. Resource Manager. Se trata de la profesional encargado de diseñar la estrategia adecuada para proporcionar y gestionar los recursos humanos del proyecto. Identificará los perfiles que mejor se adapten a las funcionalidades y objetivos que se quieran alcanzar al finalizar el proyecto. Además, velará por el buen clima laboral, dando apoyo y formación al equipo cuando sea necesario.
6. Sponsor. Un stakeholder puede asumir esta responsabilidad, cuya finalidad es proporcionar los recursos económicos necesarios para que el proyecto se complete según lo planificado.
7. Project Management Office. Figura encargada de diseñar procesos estándar de calidad, que reflejen lo aprendido en otro proyecto. La experiencia de muchas empresas es un plus. Conocer los fallos del pasado, y lo más importante, actuar en función de ellos, es uno de los mayores activos de cualquier organización. Por ello, ya hay gestores que ofrecen servicios para guardar los mejores procesos para su reutilización futura a través del Process Market. Además, la PMO supervisa cada uno de los proyectos, centraliza tareas administrativas y proporciona información para la toma de decisiones.
8. Functional Manager. Responsabilidad que resulta fundamental para alienar los objetivos estratégicos. Tiene una visión global de los proyectos de la empresa, a los que supervisa y aprueba los componentes y herramientas necesarias para la gestión, en función siempre a la estrategia del negocio.

 

Roles de proyecto en Sinnaps

 

La app online de gestión de proyectos Sinnaps, aplica diferentes roles de proyecto que permiten llevar a cabo diferentes acciones dependiendo de sus responsabilidades y de lo que el Project Manager permita el acceso.

Es importante diferenciar entre los tipos de responsabilidades o roles:

Project Owner: persona que ha creado el proyecto. Puede asignar las responsabilidad de Project Manager (PM) a otro usuario o ser él mismo el que dirija el proyecto. Por tanto, los permisos son los mismos que los del PM. Además, recuerda que ningún usuario puede eliminarlo de su proyecto.

Project Manager: responsable del proyecto, capaz de planificar y gestionar las actividades, recursos (costes y equipo de trabajo) y obtener informes de proyectos.

Team Member: está involucrado en el proyecto, ya sea porque participa en todas o algunas actividades del mismo. Podrá asignar e imputar costes en las tareas en las que participe, así como validarlas.

 

Todo lo relacionado con la gestión de nuestro equipo, lo encontraremos en el panel de TEAM, situado en la parte inferior de la planificación del proyecto.

 

 

 

Se nos desplegará la información de las personas involucradas en el proyecto. El rol de Project Manager, le permite editar los demás roles o responsabilidades del equipo, así como permitirles o no el acceso a los costes del proyecto. Pincha aquí, si quieres saber cómo cambiar los permisos de tu equipo.

Junto al nombre de cada miembro del equipo, podemos ver definido el rol que le hemos asignado. Para editarlo, sólo tendremos que hace desplegar los tipos en la flecha situada al lado del nombre de su rol.