Valor Ganado, ¿cómo usarlo en la gestión de proyectos?

¿Cómo es posible si trabajamos más que nunca y no alcanzamos los objetivos marcados? ¿Dónde fallamos para no llegar a tiempo en la fecha de entrega? ¿De qué sirve el dinero invertido? ¿Cuánto cuesta realmente nuestro proyecto? Las respuestas las tiene una de las metodologías en gestión de proyectos más extendidas a nivel internacional. El denominado Valor Ganado o Earned Value mide el rendimiento del proyecto en base a un objetivo marcado, indicando posibles desviaciones de costo y tiempo del mismo.

¿Sabías que el Valor Ganado tiene más de un siglo de antigüedad?

Aunque se trate de un concepto que en los últimos tiempos ha alcanzado una notable popularidad en el mundo de la gestión de proyectos, el Earned Value o Valor Ganado fue desarrollado realmente en el siglo XIX. Un momento en el que surgió la necesidad de medir los rendimientos de las factorías.

Sin embargo, no fue hasta 1962 cuando el departamento de defensa de los Estados Unidos lo adoptó como una metodología estándar para medir el rendimiento de sus proyectos. En principio surgió como una extensión de la metodología de planificación de la época, pero se convirtió en su propia metodología en 1967 con la introducción de los criterios y políticas de control de costo/tiempo sobre la adquisición de sistemas.

El Earned Value Management (EVM) se comenzó a mencionar en la industria de la arquitectura y la ingeniería en 1979, a través de la publicación Public Works Magazine, gracias a un artículo de David Burstein, project manager de una firma de ingeniería. Fue entonces cuando esta técnica inició su especialización y extensión internacional.

¿En qué consiste realmente?

En la actualidad, los proyectos profesionales cada vez están más supeditados al análisis exhaustivo de sus datos. Nos encontramos ante una situación en la que el mercado exige un control detallado del funcionamiento de nuestra empresa o proyecto. Nada puede quedar al azar, incluso la incertidumbre que provocan nuestras decisiones, debe ser vigilada continuamente. Estamos en la era de la analítica de datos. Y los actuales software de gestión más potentes lo saben bien. Por ello, muchos ya emplean la técnica del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM), respaldada por el Project Management Institute (PMI).

La clave está en que evalúa el funcionamiento del proyecto en función a un objetivo marcado inicialmente, a través de unos indicadores específicos que miden la evolución de proyecto de manera objetiva. Si las actividades, costes y recursos se resuelven como se han estimado en un principio, el proyecto irá bien encaminado.

Así pues, se podría decir que el EVM es la forma más sencilla de equiparar el valor ganado en un proyecto con el progreso físico del mismo. Y es que como su propio nombre indica, el Valor Ganado es aquello que se obtiene a través de un esfuerzo.

Así suena muy sencillo, pero cuando hablamos de proyectos con grandes volúmenes de recursos, tareas y relaciones entre ellas, y presupuestos de cantidades considerables, el EVM se convierte en la pieza clave para poder tomar decisiones a tiempo. Es más, el propio método sugerirá el mejor camino para tomar, según la situación en la que nos encontremos. Y es que la cuestión no es reducir el grado de incertidumbre de los proyectos, sino adaptarse y saber capear los contratiempos para aprovechar al máximo las modificaciones posibles e inevitables.

¿Qué nos proporciona el EVM al nuestro proyecto?

Si tuviéramos que extraer los beneficios principales que aporta este tipo de metodología a la gestión de nuestros proyectos, éstos serían tres:

— Conocer el estado actual del proyecto, así como su progreso conseguido hasta la fecha a partir de una planificación previa

— Analizar de rendimiento de costos

— Averiguar cuál es el costo del proyecto antes de que éste finalice, determinar el costo planificado y el costo del trabajo realizado en un momento terminado del proyecto

De modo que nos encontramos ante una herramienta de evaluación del progreso de los proyectos. Nos medirá el nivel de productividad del trabajo invertido. Lo que deriva en un ahorro significativo del proyecto en su conjunto, tanto de costes como de tiempo. Y es que en muchas ocasiones le damos un valor económico erróneo a proyectos en los que invertimos, además, grandes esfuerzos de trabajo y tiempo. De ahí, que surjan este tipo de metodologías, que nos ayudan a tomar decisiones tan importantes como conocer cuánto y cómo invertir nuestro dinero, esfuerzo y tiempo.

El EVM se aplica en software de gestión de proyectos

Por ello, es necesario y conveniente utilizar el servicio del ’Valor Ganador’ en herramientas de gestión potentes como Sinnaps. A través de un panel de control, el software de gestión permite mantener una evaluación continua y controlada de las modificaciones del proyecto.

En concreto, Sinnaps mide este tipo de métricas basadas en el EVM: el valor económico estimado del proyecto (BAC), los gastos invertidos hasta el momento (AC), el trabajo realizado en función de su valor (EV), y el tiempo estimado y realmente empleado. Además de proporcionarnos el valor del trabajo realizado, analiza los datos y nos aconseja sobre los posibles cambios que se deben realizar para que todo vaya acorde a la planificación realizada.

Junto con esta herramienta tan técnica, el software online es capaz de sugerir mejoras de gestión, como re-planificar un proyecto o evaluar sobrecostes. Y es que se trata de un servicio muy útil para evaluar el impacto de las modificaciones que se realicen en el proyecto a tiempo real.

Indicadores y principales términos del EVM

La metodología del Earned Value Management emplea su propia simbología y conceptos, los cuales son los siguientes:

EV (Earned Value): Valor monetario del trabajo conseguido en el período de evaluación.

AC (Actual Cost): Coste actual del trabajo realizado. El valor monetario es independiente del valor monetario determinado en el PV.

PV (Planned Value): Valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea.

CV (Cost Variance): Medida para indicar la desviación de los costes respecto del presupuesto previsto.

CPI (Cost Performance Index): Índice del rendimiento de cada unidad monetaria invertida en el proyecto.

SV (Schedule Variance): Medida histórica para indicar el porcentaje de avance respecto del plan previsto.

SPI (Schedule Performance Index): Índice de eficiencia relativa a cuánto valor se ha conseguido realmente respecto del que está programado para ser llevado a cabo. Porcentaje de avance respecto del plan previsto.

BAC (Budget at Completion): Presupuesto previsto y aprobado para todo el esfuerzo proyecto.