Sigue estos criterios para elegir una app para planificar que impulse tu productividad.
Pasan los meses y seguimos utilizando la misma app para planificar el trabajo. ¿Por qué usamos herramientas que realmente no nos están aportando unos resultados productivos? En este post, te explicaremos las razones por las que tienes que cambiar de aplicación ya mismo, las cuales a su vez te servirán para elegir la nueva app.
Si te sientes identificado con sólo tres de estas razones, empieza a pensar en cambiar de aplicación. Y es que puedes ser mucho más productivo. Aplica también estos criterios cuando selecciones una nueva app para planificar.
- Descubre una curva de aprendizaje mínima
A veces, tardamos demasiado en aprender a planificar y gestionar las actividades diarias. No nos damos cuenta del enorme tiempo que empleamos en conocer las funcionalidades de cada una de las aplicaciones que ya forman parte de nuestra vida. Por eso, es imprescindible que nos dediquemos a planificar nuestro trabajo y no a aprender a utilizar una determinada herramienta.
- Simplifica tu planificación
Al fin y al cabo, aquí de lo que se trata es de simplificar nuestro trabajo. Este es el propósito del Internet de las Cosas, para esto fue concebido. La tecnología nos debe ayudar en nuestro día a día, y se consigue a través de planificarnos la vida. Ya que nosotros mismo nos la complicamos muchas veces, por lo menos que las aplicaciones que utilicemos no nos lo ponga más difícil. Así pues, «gestionar proyectos es una tarea compleja que puede ser sencilla».
Esta simplificación se consigue gracias a tecnología potente detrás de este tipo de aplicaciones para planificar. En concreto, Sinnaps se basa en técnicas PERT y CPM, y utiliza una variación del diagrama de Gantt, y un panel Kanban para facilitar todo lo posible la planificación del equipo. Descubre aquí cómo puedes utilizar PERT, CPM, Gantt y Kanban al mismo tiempo.
- Deja que tu intuición te ayude a planificar
Una interfaz intuitiva recoge los dos primeros puntos que comentamos: te ayudará a dominar más rápidamente la app para planificar y te será más sencillo planificar tus proyectos más complejos.
Las aplicaciones que utilices en tu trabajo diario deben adaptarse a tu naturalidad, no tú a ellas. Cada uno tenemos una forma de trabajar distinta para ser productivos. Por eso, es importante que encuentres la app para planificar que mejor se adapta a tu personalidad.
- Planifica de manera lógica y automática
Con el fin de encontrar esa productividad en nuestro trabajo, hay herramientas como Sinnaps, que calculan rutas de trabajo óptimas. Te sugieren las prioridades más lógicas para terminar a tiempo y en presupuesto nuestros proyectos. Nos van diciendo qué debemos hacer y cuándo, en base a las dependencias de nuestras tareas. Un ejemplo sencillo: si tenemos que entregar un diseño para el mes siguiente pero antes hay que solicitar los requerimientos del cliente, las dos actividades son dependientes por lo que la app de Sinnaps, calcula cuándo y en qué orden realizar estas tareas.
Puede resultar un ejemplo de demasiado fácil, pero si trabajamos en proyectos con múltiples dependencias y diferentes tipos de recursos en cada una de ellas, puede ser un caos el momento en el que nos sentemos a planificar. Recuerda, simplifica todo lo que puedas los proyectos más complejos.
- Trabaja en proyectos colaborativos
La app para planificar tu trabajo debe permitirte compartir documentos, gestionar las responsabilidades de todo tu equipo, informar a tus colaboradores de los cambios que van surgiendo, obtener informes completos y automáticos con el fin de ahorrarte un inmenso tiempo, etc. Todos trabajamos relacionándonos, en mayor o menor grado, con personas. Por eso, las herramientas de planificación deben tenerlo en cuenta. De aquí, pasamos a un especial punto imprescindible: la comunicación integrada.
- Comunícate desde la propia app
Muchas aplicaciones ya disponen de un amplio sistema para comunicarnos con nuestro equipo, pero ¿cuántas de ellas no nos permiten realizar los demás aspectos? ¿En cuáles podemos obtener informes o planificar de manera lógica y automática?
Es hora de dejar el correo electrónico para las menores cosas posibles. El email resulta ser uno de los mayores agujeros negros de nuestra productividad. Ahora, las apps disponen de chats integrados en las propias actividades, apoyados de un amplio sistema de notificaciones.
- Sigue y evalúa tu planificación a tiempo real
Esto nos permitirá tomar decisiones efectivas y antes de que nos llevemos sorpresas no gratas. Afortunadamente, podemos encontrar en el mercado aplicaciones con paneles de control que nos informan de cómo está funcionando el proyecto a tiempo real, en base a la planificación. Un ejemplo de ello, es el panel de Sinnaps, basado en métricas de Valor Ganado (EVM).
- Simula distintos escenarios
¿No sabes el impacto real que puede tener este cambio en todo tu proyecto? No importa. También las apps más potentes y accesibles, disponen de un laboratorio de pruebas o Testing Mode, en el que podrás hacer y guardas todos los cambios que quieras, sin que nadie se entere. ¿Cuánto se ampliará el presupuesto si extiendo esta actividad? o ¿Qué supone cambiar esta tarea de fecha?
La re-planificación flexible es uno de los criterios más importantes a tener en cuenta cuando elegimos una nueva app. No importa en el sector para el que trabajamos, siempre encontraremos pequeños imprevistos que podrían poner en peligro el proyecto.
- Soluciones realistas
Muy relacionado con el anterior punto. Trabajar con soluciones y escenarios realistas es la clave para que todos los intereses se cumplan. Muchas planificaciones no corresponden con la realidad más caótica. Un vicio que destroza la evaluación continua y gestión de todo el proyecto.
- Comparte y aprende de las experiencias de los demás
Por último, una de los aspectos más innovadores de este tipo de apps es la de entrar a formar parte de la economía colaborativa. Todo ponemos al servicio nuestros conocimientos al mismo tiempo que nos informamos de otras experiencias. ¿Cómo lo consigue la app de planificación Sinnaps? Ofreciendo un mercado público y único de procesos: Process Store. Allí, encontrarás la planificación completa de lo que necesites.
