Administración de proyectos

La administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada para alcanzar objetivos en un tiempo estimado.

El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más complejos han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos. Sin embargo, antes de conocer más detalles sobre la administración de proyectos, es importante tener claro qué es un proyecto.

 

 

Introducción a la administración de proyectos

 

Este método de organizar y planificar el trabajo persigue objetivos fundamentales en toda organización: eficiencia, productividad, reducción de costes y tiempos, sinergias, compensación de recursos, control, orden y evaluación continua de resultados, entre muchas otras cosas.

En este artículo, veremos cuáles son las ventajas de trabajar a través de la administración de proyectos, cómo comenzar a implantar esta técnica en tu empresa y qué fases son importantes seguir en todo proyecto.

 

La importancia de la administración de proyectos

 

Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran ventaja si queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de trabajo optimas para los recursos con los que contamos. Esta mejora continua está basada, especialmente en proyectos de producción, en el método Kaizen.

Así pues, administrar proyectos significa también llevar una gestión equilibrando, separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. Y es que cada proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva a ajustarse más a las expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.

Principales objetivos de la administración de proyectos. Este método de trabajo persigue las siguientes claves:

• Aumento de productividad
• Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
• Control de riesgos
• Gestión de costes y plazos

 

 

Ventajas para la administración profesional de proyecto

 

Existen muchas más ventajas de trabajar mediante la administración por proyectos. Desde adaptar de manera ágil tu trabajo al actual mercado tan versátil en el que nos encontramos, aumentar la calidad del producto, hasta aprovechar las lecciones aprendidas en cada proyecto. Por ello, destacamos aquí las ventajas a tener en cuenta si estás pensando gestionar tu trabajo por proyectos.

• Resultados más precisos y eficientes. Al trabajar bajo un plan de un proyecto, tendremos más posibilidades a cumplir con las fechas de entrega de nuestros productos.
• Satisfacción del cliente. Esto nos lleva a cumplir mejor con los requisitos del cliente. Un resultados es satisfactorio también cuando se entrega a tiempo.
• Aumento de la calidad del producto o servicio. Así pues, los productos son de mayor calidad.
• Ventaja competitiva. Lo que posiciona a la empresa en un lugar competitivo.
• Incremento de la productividad. La administración de proyectos reduce considerablemente los procesos de trabajo. Con un buen plan y utilizando una herramienta online diseñada para la administración de proyectos productivos, llegaremos a planificar rutas de trabajo verdaderamente optimizadas y ajustadas a la realidad de nuestros contratiempos y recursos disponibles. Sinnaps, por ejemplo, calcula la mejor ruta de trabajo para todo el equipo, según la relación de las actividades, su duración y ciertos requisitos de cada tarea.
• Aumento de la cantidad y oportunidad para innovar. Gracias al control mejor de los tiempo de ejecución y a las rutas de trabajo optimizadas, las empresas tienen más recursos para invertir en innovación y aumentar también su producción.
• Organización. Cada proyecto tienen su panel del cronograma de actividades. El que más se utiliza en la administración de proyectos es el diagrama Gantt. Se trata de una buena herramienta para visualizar todo el camino de tu ruta de trabajo. Software de administración de proyectos como Sinnaps, reflejan los caminos críticos de trabajo, así como los cuellos de botella que puedan existir en el proyecto. Al estar en el cloud, todo el equipo podrá ver al instante lo que está pasando en la planificación, las actividades que debe hacer y los recursos que utilizar ellas. Con todo esto, podemos llevar a cabo una administración de recursos humanos más eficaz y realista a su disponibilidad.
• Trabajo en equipo y aumento de la motivación. La administración por proyectos se basa en el trabajo en equipo, una comunicación fluida y la coordinación adecuada para que todo se vaya cumpliendo según lo previsto. Los resultados positivos que genera esta método de gestionar nuestra trabajo, también se contagia en un equipo más motivado, que ve cómo su trabajo es más productivo a la vez que sus resultados de mayor calidad. Además, tener tiempo para innovar une más a las personas que persiguen un mismo objetivo.
• Nuevas oportunidades para expandir el negocio. El concepto de administración de proyectos también está relaciona al aumento de conocimiento de la actividad comercial de la empresa. Al poder gestionar el equipo cada una de las partes de un proyecto, siguiendo una ruta óptima, se conoce mejor el negocio y por ello, se detectan antes oportunidades de expansión del mismo, como el lanzamiento de nuevos productos.
• Gestión ágil y flexible. Las planificaciones flexibles de proyectos ayudan a adaptar mejor la empresa a los cambios del mercado.
• Control de riesgos y gestión de la incertidumbre. El punto anterior nos lleva a identificar cuanto antes posibles riesgos, para poder actuar rápido. Se toman decisiones más precisas y cuanto antes. Gracias a las simulaciones de proyectos de apps como Sinnaps, podemos tener listos los posibles cambios o contratiempos que puedan surgir. Todo ello, con respuestas mucho más precisas y dirigidas a cumplir el objetivo exacto del proyecto.

 

Todo sobre Gantt:

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¿Cómo administrar proyectos?

 

Para cumplir con estas ventajas, la administración de un proyecto mantiene unas fases de proyecto consideradas clave para su ejecución con éxito.

 

Fases de la administración de proyectos

Según el Project Management Institute (PMI), existen 5 etapas de la administración de proyectos:

1. Inicio. Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para determinar su viabilidad. ¿Podremos afrontar la realización de este proyecto? También lo podemos saber mientras realizamos un plan estimado del mismo en la propia aplicación de gestión. Sinnaps calcula la duración mínima de tu proyecto, según tus recursos, la duración de las actividades y la relación entre ellas. Es lo que se conoce como la administración de proyectos con PERT (Project Evaluation and Review Techniques), junto con CPM (Critical Path Method).
2. Planeación. Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el objetivo del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con herramientas que permitan una planificación efectiva para el desarrollo de sus actividades. En esta fase además, asignaremos responsabilidades y elaboraremos un plan de comunicación que permita un trabajo fluido y con toda la información necesaria para ir a un buen ritmo. La planificación no tiene por qué ser estática. De hecho, en mercado nos exige una gestión gestión ágil, susceptible a continuos cambios durante la ejecución del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con planificaciones flexibles.
3. Ejecución. Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar con las herramientas necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.
4. Monitoreo y control. El seguimiento de proyectos continuo se hace imprescindibles cuando hablamos de administración de proyectos. Por ello, existen técnicas como la del Valor Ganado que hace posible un control continuo de la evolución del trabajo.
5. Cierre. ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos alcanzado el objetivo propuesto? Ahora sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y decidir si conviene convertir este proyecto en un proceso para su re-utilización. Si normalmente seguimos los pasos ejecutados, sus actividades y duraciones, quizás es mejor guardarlo para implementar la misma planificación al siguiente proyecto.

 

Proceso de administración de proyectos

 

Los pasos fundamentales para la administración exitosa de proyectos son:

1. Identificación de objetivos claros.
2. Selección del equipo de trabajo.
3. Identificación de los recursos disponibles y necesarios.
4. Reparto de tareas y asignación de responsabilidades.

 

 

 

 

Herramientas para la administración de proyectos

Muchas empresas utilizan aplicaciones que permiten un trabajo rápido, una comunicación fluida y una descripción de las actividades más destacadas. Son los gestores de tareas. Estas apps listas las tareas y designan a cada usuario que está involucradas en ellas. Están las actividades por hacer, las hechas y las terminadas.

Sin embargo, una nueva generación de herramientas para la gestión y administración de proyectos, se abre paso y revoluciona el mundo del Project Management tal y como lo hemos conocido hasta ahora. Los directores de proyectos tenían que llevar a cabo cursos difíciles y muy extensos para poder utilizar herramientas potentes.

 

 

Por eso, el mundo de las aplicaciones online se une al de los software de gestión de proyectos, para obtener apps potentes que gestionan riesgos, costes, presupuestas, forman equipos de trabajo, permiten la comunicación, planifican las actividades, calculan los caminos críticos y las rutas óptimas para cada proyecto.

En todas estas apps, la intuición es algo fundamental para poder trabajar rápido y facilitar la colaboración de todo el equipo. En unos minutos, todos podemos hacer una planificación completa con la que empezar a trabajar pronto en nuestro proyecto, con la seguridad de que estamos realizando las actividades de la manera más productiva posible.

Por ello, cada vez más empresas del tamaño que sea y con independencia de la actividad a la que pertenezcan, confían en la administración de proyectos a aplicaciones completas y de fácil uso como Sinnaps.