A lo largo de nuestra vida pasamos demasiado tiempo planificando y pensando en cómo gestionar nuestros acontecimientos futuros. Nos imaginamos las cosas que deberíamos hacer tal día, para pasar a la siguiente jornada aquello que consideramos menos importante o que podremos realizar mejor. En definitiva, la base de la planificación personal radica en la priorización y gestión de uno de los recursos más preciados y valorados: el tiempo.
Por ello, no llevamos demasiado bien cuando tenemos que repetir algo porque a la primera no lo hemos conseguido como esperábamos o hemos vuelto a caer en un error del pasado. Es cierto, que de las equivocaciones aprendemos todos. Hay que verlo así, porque es verdad. Pero también es cierto que un tiempo pasado nunca podremos recuperarlo exactamente el igual.
De modo que, para no gastar otros recursos de manera innecesaria (véase el económico), es tan saludable, no sólo aprender de nosotros mismos, sino de las lecciones aprendidas por otras personas. Iremos un paso por delante y evolucionaremos más rápido. Así es nuestra historia como seres humanos desde hace millones de años. Hay que apoyarnos en el escalón más bajo para subir al siguiente.
Planificación personal a través de procesos compartidos
Internet supuso un gran avance en este sentido. Existen muchas aplicaciones que nos permiten compartir conocimientos entre nosotros. Una de ellas es Sinnaps. Nunca antes había existido una plataforma en la que se pudieran publicar procesos de cualquier materia para que otro usuario pudiera utilizarlos y editarlos a su antojo. Estamos hablando del Store de Sinnaps. En él, los procesos están divididos en categorías: negocios, administrativos, formativos y personales.
Pues bien, cuando vayamos a planificar un viaje por Europa, o a escribir y publicar nuestro propio libro, o por ejemplo a hacer nuestra cerveza artesanal, sólo tenemos que entrar en el proceso en cuestión y ver qué recursos necesito, los plazos para cada paso, y hasta el coste que me supondrá todo. Estaremos empezando un nuevo proyecto en una de las herramientas más potentes y completas del mercado para la gestión de proyectos.
¿Cómo mejorar nuestra planificación personal?
Cada día tratamos de mejorar la productividad. Nos gusta y nos sentimos satisfechos cuando logramos hacer todas las tareas que teníamos previstas para un determinado periodo. De hecho, es sabido que cuando tachamos de la lista aquello que vamos logrando, experimentamos una sensación tan agradable que sirve de motivación para continuar con el resto.
Por ello, es conveniente conocer cómo podemos mejorar nuestra planificación personal para ser productivos, tanto en el trabajo como en nuestro proyectos más personales.
Antes de nada tenemos que tener en cuenta que al planificar, estaremos haciendo mucho más que organizar un conjunto de tareas. Más bien, se trata de un proceso mental de análisis y proyección, en el que pensamos en los resultados que queremos, en las tareas para alcanzarlos, y en un orden cronológico.
Trucos para optimizar el tiempo
Si aplicamos algunos de estas acciones y nos habituamos a ellas, mejoraremos nuestra planificación personal en los proyectos de cualquier tipo.
— Planificar semanalmente.
— Priorizar y diferenciar entre lo urgente y lo importante.
— Reservar tiempo entre tareas para darles un margen conveniente, según el tipo de actividad.
— Agrupar las tareas por bloques de tiempo que las relacionen, en la medida que se pueda.
— Empezar por las actividades más pesadas y reservar las que impliquen un menor esfuerzo para momentos de cansancio.
— Utilizar aplicaciones gratuitas online, para planificarnos. Nos avisarán de las tareas que debemos acabar o empezar, así como del correcto funcionamiento de nuestro proyecto.
— Tratar de estimar la duración de todas las tareas, sin saltarnos aquellas que no podamos controlar.
Si con estos trucos sigues sin ser lo productivo que te gustaría, usa herramientas que te proporcionen la ruta optimizada para conseguir el objetivo que buscas.
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