… y no morir en el intento.
Se convierte en el gran impedimento de muchas empresas, reacias al cambio. ¿Cómo cambiar de aplicación para la planificación de proyectos (y no morir en el intento)? ¿Cómo hacerlo cuando llevamos tantos años utilizando la misma herramienta? Son las grandes preguntas por las cuales, uno se queda anquilosado año tras año en el mismo punto.
Salir de la zona de confort puede ser un gran momento de ansiedad para muchos directivos o gestores de proyectos, que nunca antes han experimentado la agradable sensación de una innovación exitosa. Es difícil averiguar con certeza si algo va ir bien o mal. Pero lo cierto, es que llega un momento en nuestros procesos que algo debemos hacer. Es lo único claro que sabemos. No podemos estar con la misma sintonía en nuestras cabezas: hasta ahora ha funcionado bien así. Pues bien, si queremos seguir leyendo, debemos eliminar de nuestra mente esta frase para seguir avanzando hacia la transformación digital. ¿Lo tenemos? Let’s go! 😉
En este post, identificamos los pasos necesarios para realizar una buen a gestión del cambio centrado en las herramientas con las que trabajamos. Es evidente que una gran empresa seguirá distintas fases que una menor, para trasladar este cambio adecuadamente a sus empleados. Sin embargo, aquí te proponemos claves muy válidas para todo tipo de corporaciones. Al fin y al cabo, de lo que se trata es de tener claros los objetivos que queremos alcanzar y saber comunicarlos a todos.
— Identificar los problemas y consecuencias de lo que nos ocurre con la actual herramienta. ¿No podemos hacer cambios en nuestra planificación? ¿Nos vale el sistema de comunicación de la aplicación? ¿Cuánto tiempo estamos dedicando a planificar? ¿Es realista el plan que hemos elaborado? ¿La herramienta nos permite evaluar a tiempo real el funcionamiento del proyecto? Un post muy válido podría ser perfectamente: Preguntas obligatorias antes de elegir una aplicación de gestión. Anotado.
— Ponernos al día de las últimas tecnologías aplicadas a la planificación de proyectos, trabajo o negocio. Si tenemos claro que muchas herramientas en el mercado ya están aplicando lógicas basadas en PERT y CPM, al mismo tiempo que utilizan variaciones avanzadas del clásico diagrama de Gantt, todo ello bajo el fácil interfaz de la vida minimalista. Otro concepto que merece ser ampliado en próximos posts: descubre los beneficios de una vida simplificada y minimalista.
— Hacer una lista con todas las aplicaciones en planificación del trabajo que ofrecen una amplia variedad de funcionalidades, pero con una curva de aprendizaje mínima. Te damos la primera app online: Sinnaps. En 10 minutos ya podrás planear tu primer proyecto. Fácil y rápido. Porque no estamos aquí para aprender a usar herramientas, sino para trabajar y ejecutar actividades. La manera más efectiva de hacer algo, es haciéndolo.
— Tacha de la lista las herramientas que te supongan más de 20 minutos aprender su uso. Y es que ya existe la posibilidad de trabajar con aplicaciones potentes que no se conviertan en un quebradero de cabeza para todos. Piensa que el tiempo empleado en aprender a usarla, no te lo va a devolver nunca. Ése tiempo no. ¿Para qué invertirlo si hay otras aplicaciones tan o más potentes? Táchala.
— Tacha también los simples gestores de tareas. Si gestionas proyectos y te dedicas a planificar actividades y recursos en un calendario o línea de tiempo, o diagrama de Gantt, también debes tachar las herramientas que se dedican únicamente a gestionar tareas. Necesitas algo más potente, que te avise de las actividades críticas, de la mejor ruta de trabajo, etc. No nos sirven listados que dividen las cosas que tenemos hechas, las que nos quedan por hacer y las que estamos haciendo.
Para eso, con una simple hoja de cálculo, te vale y te sobra. Por eso, aprovecha e inicia tus proyectos en aplicaciones online de fácil acceso que te permitan gestionar recursos, costes, hacer presupuestos y comunicarte con tu equipo, entre otras muchas cosas.
— Haz una prueba tú mismo. Juguetea con sus posibilidades: aprieta botones, invita a tus proyectos a algún amigo o familiar y empieza a chatear con él, crea tantos proyectos como quieras (no te llevará mayor coste, al menos en Sinnaps), prueba a planificar volúmenes de presupuestos posibles y luego cambia sus cifras. Así verás cómo herramientas como Sinnaps, te re-calculan la planificación diciéndote que le debes hacer ahora, con ése presupuesto.
— Haz una prueba con un muestreo de empleados. ¿Te has visto bien tú mismo? Imagínate las buenas opiniones de tus equipos de trabajo. Antes de implementarla directamente, selecciona un pequeño número de personas e invítalas a los proyectos de prueba. Luego, reúnete y comenta sus pareceres e ideas más constructivas.
— Escoge a una persona del equipo que tenga influencia sobre sus compañeros. Son éste tipo de personas las que pueden llegar mejor a los demás, bien por su relación de proximidad por el resto o por su rol equiparable a los demás. Muchos grandes líderes trabajan con este tipo de influencers para comunicarse con sus colaboradores. Otro título de post anotado: ¿Cómo los grandes líderes utilizan al influencer del equipo?
— Elabora un calendario estratégico de transición. Esto es importante realizarlo conjuntamente con Recursos Humanos. Ellos conoce bien los diferentes perfiles de la empresa. Trabaja mano a mano con ellos y hablar sobre: primero lo implementaremos en este equipo, luego pasamos a esta área, y por último lo implantaremos en tal departamento. O simplemente, ¿a qué equipos de mi empresa les puede ayudar más esta herramienta?
— Implementa y evalúa. Después de comprobar su correcto o no funcionamiento, podremos seguir tomando más decisiones. Sigue el trabajo conjunto con Recursos Humanos en los procesos de implementación y evaluación. A través de encuestas y análisis de resultados, reuniones con los influencers de equipos, reuniones con los directores de proyectos y charlas con los directores de equipos. Todos deben estar perfectamente coordinados en pro de una adecuada comunicación interna.
