Diagrama de PERT

¿Te creerías que existe un método que puede adelantar tu proyecto hasta dos años? A lo largo de la historia, se han finalizado numerosos procesos a gran escala en una sola vez. Las míticas pirámides de egipcias o las enormes catedrales góticas lo confirman. Siempre se han puesto en marcha proyectos de tales dimensiones, pero hasta hace poco no se han analizado y estudiado al detalle los principales problemas de procesos complejos, con el fin de optimizar el tiempo de duración de sus actividades. De ahí, nace el método PERT (Project Evaluation and Review Techniques), que crea un mapa de dependencias entre las actividades de un proyecto. Estas dependencias se pueden utilizar para identificar flujos de trabajo optimizados.

 

 

 

 

¿Qué es el Diagrama de PERT?

 

Un Diagrama de PERT permite establecer relaciones a partir de las dependencias de las actividades de un proyecto. Si el entregable de una actividad es necesario para empezar la siguiente, situaremos a continuación a segunda tarea. Ninguna actividad se puede realizar antes si depende de que termine otra que está planificada más tarde. De esta manera, más sencilla, explicamos qué es el Diagrama de PERT y cómo usar PERT en el proceso de planificación de tu trabajo.

En el mundo de la gestión y dirección de proyectos, la técnica de PERT es muy popular y se aplica para conocer las rutas de trabajo óptimas. Por ejemplo, si para realizar la tarea C se necesita el entregable de la actividad A, PERT nos avisará de que debemos terminar A antes de que pongamos en marcha C. Pura lógica que a priori no debe tener mayor complicación. Sin embargo, la cosa se complica cuando la ejecución de una sola actividad afecta a numerosas actividades.

Las siglas del Diagrama de PERT significan Técnica de Revisión y Evaluación de Programas, y se puede aplicar en todo el proyecto o únicamente en determinadas fases críticas del cronograma de actividades.

PERT suele utilizarse junto a técnicas CPM (Critical Path Method), para detectar esos ‘cuellos de botella’ que pueden poner en peligro el proyecto al completo. Con PERT y CPM sabremos el camino crítico de nuestros proyectos y realizaremos un mejor control de calidad de los resultados del mismo.

Así pues, este concepto está ligado directamente con la fecha de fin del proyecto. Para que este se realice dentro de plazo, lo primero que se debe desarrollar es la ruta crítica. Por ello, se hace de imprescindible identificar el camino crítico durante la etapa de planificación, a través de otra técnica muy similar al método PERT, hablamos del CPM (Critical Path Method).

Gracias a las dependencias entre actividades extraídas, obtendremos el flujo de trabajo más óptimo. Sólo así podremos evitar un retraso que paralice nuestro proyecto. Las actividades que no se relacionen con la ruta crítica, tienen una mayor holgura por lo que pueden ser susceptibles de modificaciones posteriores sin que afecte a la fecha final del proyecto.

Así pues, mientras que PERT considera los recursos necesarios para completar las actividades en una duración determinada, la lógica del CPM detecta el camino crítico y los posibles ‘cuellos de botella’ del proyecto.

 

 

 

Las técnicas PERT y CPM nos  ayudan  a  programar  un  proyecto  con  el  coste mínimo  y  la duración más adecuada, tal y como lo hace Sinnaps. Con ambas técnicas, el Project Manager podrá encontrar una compensación del esfuerzo en su proyecto. De esta manera, mejorará el clima y la cultura organizacional, pues el trabajo del equipo estará concentrado en las tareas más importantes del proyecto. Todos sabrán que lo que están haciendo es lo que más impacto tiene en el proyecto.

Teniendo en cuenta las actividades que no están dentro del camino crítico, el equipo trabajará en estas tareas cuando tenga disponibles los recursos, dejándolas al servicio de las actividades críticas en las fases más complicadas del proceso.

 

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El origen de PERT

 

Se trata de una técnica aplicada importantes proyectos de nuestra historia contemporánea. La Armada de los Estados Unidos comenzó a utilizarla en 1958 para la planificación del proyecto Polaris, un misil balístico basado en submarinos, construido con armas nucleares durante la Guerra Fría. Se dice que gracias a la lógica de PERT, se adelantó dos años la fecha de terminación de su construcción. Toda una ventaja si tratamos un contexto bélico. El programa Apolo, por ejemplo, también fue programado siguiendo el método PERT.

En la actualidad, PERT se emplea tanto en proyecto gubernamentales como relativos a la industria. De hecho, algunos gobiernos, como el estadounidense o instituciones públicas como la NASA, exigen a las compañías privadas un trabajo basado en la lógica de PERT.

 

 

 

 

¿Para qué sirve el Diagrama de PERT?

 

El Diagrama de PERT es utilizado por las empresas desde mediados del siglo pasado. Sus funcionalidades son múltiples, ya que entre las más destacadas, la técnica de PERT nos ayuda a saber cuál será el final del proyecto. Es decir, la fecha mínima en la que terminaremos nuestro trabajo. Esto nos permite establecer una comunicación más efectiva  con el dueño del proyecto o cliente.

 

Se podría decir que el método PERT cumple unos aspectos primordiales:

 

— Funciona a través de una red de relaciones de procedencia de los elementos que componen las actividades, respecto al orden en el que se deben ejecutar.

— Su característica fundamental es la duración de las actividades

— Busca cumplir con fechas de entrega específicas

— Evalúa el impacto de los cambios durante la ejecución del proyecto. Las simulaciones pueden gestionar mejor la incertidumbre. Si hay desviaciones de lo planificado, se comprobará cómo afecta ese cambio al proyecto en su conjunto. Lo podemos obtener automáticamente con aplicaciones avanzadas de gestión.

Además, todo ello puede estar representado en un diagrama de Gantt, tal y como lo hace la aplicación Sinnaps.

PERT también sirve para muchas más cosas. Recopilamos una serie de ventajas y desventajas del Diagrama de PERT.

 

Ventajas

 

• Organizar actividades.
• Calcular rutas de trabajo optimizadas.
• Tiene en cuenta las dependencias entre las tareas.
• Planificaciones más efectivas y realistas.
• Tiene en cuenta cada actividad de manera individual y su relación con las demás tareas.
• Permite la identificación de cuellos de botella o nodos críticos en la ruta de trabajo.
• Ayuda a cumplir plazos y presupuestos estimados.
• Mejora la toma de decisiones anticipadas y efectivas.
• Mejor integración y presentación de datos a los interesados del proyecto.

 

Desventajas

 

• No fomenta la planificación flexible. Es complicado re-planificar si aplicas técnicas de PERT en la gestión de proyectos. Afortunadamente, existen aplicaciones como Sinnaps que superan este límite para adaptar el métodos PERT y CPM al mundo tan versátil en el que vivimos hoy.
• No disponemos de datos suficientes al crear el diagrama de PERT online. Cuando realizamos la primera planificación o estimación del proyecto, aún no tenemos una información exhaustiva y completa del mismo. ¿Cómo saber la estimación exacta de costes o plazos? De ahí, que tengamos la necesidad de re-planificar y nos lleve a la primera barrera de PERT: su estatismo.
• Supone un enorme esfuerzo realizar por nosotros mismos una red de PERT de un proyecto medio. Las rutas de trabajo suelen contener varias actividades, con varias dependencias entre sí. Debemos tener en cuenta diferentes y múltiples nexos
• Único parámetro es el factor tiempo. Si falla algún dato sobre duraciones de actividades, cambios de fechas, plazos u otra variación en la gestión de recursos, toda la red PERT se vendría abajo. De ahí, la importancia de usar apps que tengan en cuenta estas desventajas del Diagrama de PERT, y que permitan planificaciones flexibles, como es el caso de Sinnaps.
• No es un método ágil. Por todo lo que hemos mencionado anteriormente, la técnica de PERT es predictiva pero no es ágil. No permite una re-valuación constante de la planificación, alejándose así de una gestión realista. Sí predice lo que sucederá en proyectos con un nivel de incertidumbre no muy elevado.

 

Diferencia entre PERT y CPM

 

El modelo PERT y CPM suelen ir asociados en toda gestión de proyectos. Ambas técnicas llevan empleándose desde los años 50 del siglo XX, cuando comenzaron su aplicación por la armada estadounidense.

La técnica de PERT se centra en establecer las relaciones entre las actividades, a partir de las dependencias entre ellas. Mientras que CPM encuentra los caminos críticos y cuellos de botella del proyecto, apoyada de PERT.

Los caminos críticos son las rutas que primero debemos realizar si queremos terminar en plazo. Porque muchas actividades estarán esperando que se realicen otras previas. Esta ruta crítica suele marcar el final del proyecto, ya que suele ser de las más largas del mismo.

Aquí, un ejemplo de camino crítico con apps así de fácil de usar.

 

 

Así, al mismo tiempo que una crea la red completa de actividades, la otra técnica se dedica a identificar rutas críticas del proyecto, con el fin de concentrar los esfuerzos en ellas. Ambas nos dirán cuándo podemos terminar el proyecto, no antes del plazo que nos calcula lo lógica del CPM.

 

¿Cómo hacer un diagrama PERT?

 

La manera más fácil para crear un diagrama de PERT online es a través de una aplicación de gestión de proyectos. Puedes empezar a diseñar redes y redes de actividades y dependencias en un folio, pero desde luego te llevará tiempo, esfuerzo y al final dinero…

Así pues, empieza con una cuenta gratuita de Sinnaps y añade actividades. Dales una relación con tan sólo un clic. Automáticamente, la app sitúa la actividad en la fecha más temprana después de que termine la actividad a la que depende. El tiempo ya estará optimizado, pues no podrás empezar esa tarea hasta que no termine la otra.

Haz clic en las actividades de las que dependan tantas veces como necesites. De hecho, para proyectos en los que las tareas dependen de varias actividades a la vez, Sinnaps es la herramienta perfecta. Porque en unos segundos encontrará el hueco perfecto en la planificación o calendario para esa actividad, la cual no se puede realizar antes. De esta manera, conseguimos rutas de trabajo optimizadas, en las que se aprovecha cada espacio en la planificación.

Lo mejor es que el diagrama de PERT de estas apps innovadoras, permiten que en cada cambio que realices en tu planificación, se re-calcule automáticamente la nueva ruta. Lo puedes hacer en el Modo de pruebas de Sinnaps, para guardar los escenarios que estimes.

 

 

 

Programa para hacer diagrama de PERT

 

Sectores como la Construcción o en la gestión de procesos industriales, son perfectos para usar PERT en su gestión. Sin embargo, sería imposible aplicar únicamente la técnica de PERT en el mundo del desarrollo del software. Sólo sería posible usar PERT y CPM en este contexto, gracias a herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps.

Esta herramienta de planificación y gestión evalúa el impacto de los cambios durante la ejecución del proyecto, usando precisamente PERT. ¿Cómo? A través de las simulaciones de proyecto, las cuales pueden gestionar mejor la incertidumbre. Si hay desviaciones de lo planificado, se comprobará cómo afecta ese cambio al proyecto en su conjunto. Lo podemos obtener automáticamente con aplicaciones avanzadas de gestión.