Fases y etapas de un proyecto

¿Cómo gestionar un proyecto en fases y etapas?

Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí porque persiguen un objetivo en común y es importante conoces las fases y etapas de un proyecto. A diferencia de los procedimientos o procesos, los proyectos son únicos.

Cada uno está formado por unas fases y etapas de un proyecto, unos requisitos, unas tareas específicas, un equipo de trabajo concreto y un periodo de ejecución determinado. Los proyectos empiezan y finalizan en una fecha concreta, dentro del ciclo de vida de un proyecto.

Como unidad de trabajo en la que se planifica una ruta de actividades para alcanzar un objetivo, existen contratiempos. Estos también son únicos de cada proyecto, según las circunstancia en la que se desarrolle. Ahí estará la incertidumbre del proyecto. ¿Cómo hacer un proyecto? ¿Cumpliremos con los plazos? ¿Tendremos el material a tiempo?

 

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Sin embargo, aunque cada proyecto sea único, todos suelen cumplir con una serie de fases y etapas en común a la mayoría de proyectos. Así, existen una conjunto de pasos para el desarrollo de un proyecto, clasificados por etapas.

Y es que por muy distinto que sea el sector en el que se desarrollen, todos los proyectos suelen empezar por una fase de inicio o investigación, otra de diseño o planificación, y finalizar con una fase de evaluación y recopilación de lecciones aprendidas para volver a empezar y hacerlo mejor.

Y es que, aunque hablemos de proyectos como unidades de trabajo únicas, se pueden obtener lecciones de cada uno de ellos. Estas nos ayudarán a mejorar la gestión de nuevos proyectos, los cuales también seguirán estas fases o etapas (mejoradas).

En este artículo veremos cuáles son las etapas de un proyecto, desde la fase de inicio, hasta su fase de análisis. Porque la división por bloques y etapas del trabajo es fundamental para llevar un control del mismo y ejecutar las actividades de la manera más efectiva posible.

 

 

 

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¿Cuáles son las fases de un proyecto?

Para la ejecución de proyectos y sus etapas, identificamos las principales fases de un proyecto:

1. Fase de inicio de un proyecto
2. Fase de diseño de un proyecto o planificación
3. Fase de ejecución o desarrollo
4. Fase de análisis de un proyecto
5. Fase de evaluación de un proyecto y lecciones aprendidas

 

1. Fase de inicio de un proyecto

Será la base de nuestro proyectos. Los cimientos que lo sustenten. En esta fase definiremos el alcanza y la descripción del objetivo que perseguimos para transmitir de manera fácil y directa la información necesaria a todo el equipo para poder empezar a construir.

Seleccionaremos las personas que formarán parte del equipo, así como sus responsabilidades y roles. Y detallaremos los intereses de cada uno de los stakeholders.

La comunicación es la clave en esta fase. En ella, convocaremos una primera reunión de contacto con todo el equipo, en la que informaremos de los objetivos del proyecto para aceptar un compromiso entre todos, tanto interesados externos como el propio equipo de trabajo.

No sólo es momento de responder a preguntas y dudas que puedan surgir en esta etapa tan primaria, sino que anotaremos cada duda que no tenga respuesta. E investigaremos sobre su solución más acertada.

Esto es un paso fundamental para reducir contratiempos en el futuro que puedan poner en peligro el proyecto. Así pues, cuantas más dudas sin respuesta, mejor. Más preparados estaremos.

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2. Fase de diseño de un proyecto o planificación

Sabemos el objetivo del proyecto, su alcance y el equipo de trabajo con el contamos. Es momento de definir las actividades o acciones con las que podremos llegar a cumplirlo. En esta fase vamos definiendo los recursos que necesitamos y tenemos disponibles, así como los plazos.

El siguiente paso será encontrar la mejor ruta de trabajo según a plazos y recursos. Para eso, contamos con aplicaciones de planificación y gestión de proyectos diseñadas para ordenar las actividades en el calendario de la manera más óptima. ¿Cuándo realizar qué actividad para llegar a tiempo?

Sinnaps nos da la respuesta. Añadimos nuestras actividades y en unos segundos nos da la ruta de trabajo a seguir, informándonos de la fecha más temprana para terminar el proyecto. Esto además, es una ventaja enorme si queremos hacer planificación realistas, que podamos llevar a cabo según con los recursos que contemos.

La fase de diseño de un proyecto o planificación se puede extender a lo largo del desarrollo del proyecto. Esto quiere decir, que usando métodos de trabajo ágiles en los que planificar a medida que vamos conociendo más datos de nuestro proyecto, podemos re-calcular de nuevo la mejor ruta de trabajo.

Sinnaps es capaz de hacerlo, al cambiar o añadir cualquier dato de nuestra planificación. Un ejemplo es el desarrollo del software, cuya agilidad llega a ser tal que se suele planificar cada semana en un mismo proyecto. Y es que los requerimientos del clientes pueden variar muy fácilmente.

 

3. Fase de ejecución o desarrollo

Como venimos diciendo, esta fase se suele solapar con la fase de diseño de un proyecto, a medida que este avanza.

En la fase de ejecución, se empiezan a desarrollar y validar sub-tareas y actividades, cumpliendo así con los diferentes objetivos dentro del proyecto. Por eso, la responsabilidad de Project Manager en esta fase es triple:

• Controla el cumplimiento de la planificación realista.
• Evalúa y realiza un seguimiento exacto del consumo de los recursos, tanto económicos, humanos como fechas y plazos, apoyándose de herramientas como Sinnaps y su gráfica de consumo.
• Realiza los cambios necesarios y re-calcula la mejor ruta de trabajo, guardando simulaciones de planificaciones para prevenir contratiempos indeseados. Una ventaja que puede usar al trabajar con Sinnaps.

Estas tres responsabilidades forman parte continua dentro de los pasos para el desarrollo de un proyecto.

 

4. Fase de análisis de un proyecto

Resaltamos esta fase de análisis y seguimiento de manera individual, pero siempre concibiéndola como parte clave de la etapa de ejecución de un proyecto. El seguimiento continuo forma parte del desarrollo del proyecto, y además de la planificación.

En la actualidad, cada vez más proyectos se gestionan de una manera ágil. Esto hace que estas tres fases se complementen entre ellas. Partimos de un diseño, de una planificación inicial, para luego ejecutar esas actividades que a su vez vamos evaluando y que mientras, vamos detectando los cambios necesarios en la planificación, para ejecutarlas y seguir evaluando.

Así funcionan muchos proyecto hoy día. Y sólo así se consigue una gestión adaptada a los requerimientos exactos del proyecto o cliente. Consiguiendo resultados más acertados y minimizando los riesgos.

La fase de análisis suele estar incluida en la gestión de herramientas de planificación potentes. Sinnaps, de fácil y rápido uso, aplica técnicas basadas en el Valor Ganado (EVM) para realizar un seguimiento continuo de la planificación. Gracias a su panel de control, el Project Manager puede detectar en unos segundos y al instante las desviaciones y atascos o cuellos de botella, que se puedan estar dando en el proyecto.

Muchas empresas realizan análisis de sus proyectos cada tres meses o incluso cada seis. Sin embargo, el mundo gira mucho más rápido y, dependiendo el tipo de proyecto, es importante reducir al máximo estos hitos o momentos claves en los que tomar decisiones de cambio. La gestión ágil y aplicaciones como Sinnaps permiten un seguimiento mucho más preciso y al instante.

 

5. Fase de evaluación de un proyecto y lecciones aprendidas

¿Cuándo cerramos un proyecto? En el momento que obtengamos el objetivo principal, definido en la fase de inicio. O bien, durante una de nuestras reuniones de hito valoramos que no somos capaces de afrontar una desviación tan grande en el presupuesto o en los plazos de entrega. Esto último se puede deber a varios motivos concretos:

• Estimación errónea del presupuesto o cambio del mismo
• Modificación de la estrategia o del objetivo principal
• Por falta de recursos tecnológicos, humanos, etc. En este caso el proyecto suele pausarse.

Realizamos así una evaluación final de la gestión de proyecto. Una información que podremos encontrar detallada en nuestra herramienta de gestión. Siempre podremos encontrar y volver a los datos del proyecto en Sinnaps. Además, a veces tendremos que exportar informes de proyecto a Excel o en PDF. Todo el resumen del proyecto, en un sólo click.

Con esta información podremos anotar las lecciones aprendidas para seguir con la mejorar continua de la gestión de nuestros proyectos. Recuerda que si sueles seguir siempre las mismas fases y etapas de un proyecto concreto, y con actividades similares, puedes guardarlo como proceso o plantilla en Sinnaps para volver a utilizar y editarlo cuando te sea necesario.

Así, podrás ir mejorando cada una de estas gases de gestión de proyectos.

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