El diagrama de PERT online es una herramienta que ayuda a planificar proyectos con actividades relacionadas y plazos determinados. El nombre le viene de (Project Evaluation and Review Techniques) y se basa en identificar la duración real del proyecto, según los plazos estimados, las dependencias entre tareas asignadas y la duración de estas actividades.
Muchos directores de proyectos llevan años utilizando un diagrama de PERT online, pero no hace mucho tiempo que afortunadamente existen herramientas fáciles de usar, creadas especialmente para crear esta técnicas tan útil para optimizar el tiempo de tus proyectos. Con ella, se gana tiempo y costes. Por eso, es tan popular entre los líderes de proyectos complejos.
A continuación, vamos a ver cuándo es recomendable planificar proyectos utilizando PERT, cómo hacer un diagrama de PERT online de manera fácil, completa y gratis.
Índice
¿Cuándo trabajar con un Diagrama de PERT online?
El proyecto está formado por muchas actividades relacionadas entre sí
Los proyectos con una gran cantidad de actividades demandan técnicas que simplifiquen su gestión. Y aquí es donde entra el diagrama de PERT. La relación entre las actividades, nos permite calcular cuándo realizar qué tareas para optimizar los tiempos de realización de las mismas.
Antes de seguir, este sería un ejemplo de diagrama de PERT online basado en un proceso de planificación intuitivo y colaborativo:
Crear un Diagrama de PERT online
Las actividades están relacionadas entre sí, lo que quiere decir que hasta que no finalice una actividad no puede dar comienzo la siguiente. Si ampliamos o cambiamos la duración de la primera, esto afectaría a todo la ruta de actividades que la siguen.
En este ejemplo de planificación, el cambio en una actividad no tiene gran impacto en el proyecto, pues contamos con pocas actividades en comparación con proyectos más complejos. Pero, por ejemplo, si trabajamos con este tipo de proyectos, con múltiples actividades y dependencias entre sí, nos arriesgamos a que cualquier cambio en el planificación suponga un gran impacto en la totalidad del proyecto.
Crear un Diagrama de PERT online ahora
En el proyecto trabajan muchas personas
Cada vez ocurre más. Muchos equipos de trabajo ya están formados por un gran número de interesados o stakeholders del proyecto. La comunicación y las constantes actualizaciones de la planificación del proyecto, suponen entonces la principales barreras para alcanzar el éxito del proyecto.
Con una comunicación abierta y constante, no sólo reducimos el índice de malentendidos, sino que además podemos controlar la velocidad de progreso del proyecto. Si todo el mundo tiene claro su papel y además puede acceder fácilmente a todos los datos del proyecto, aumentando así su productividad y efectividad en el proyecto.
Conversaciones organizadas, documentos compartidos, actividades actualizadas e informes de trabajo a un sólo clic. Son las principales ventajas del diagrama de PERT online. Y es que la gestión de la información en el equipo, es uno de los mayores retos para el Project Manager. ¿Por qué no utilizar estas herramientas online para simplificar el trabajo de todos?
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¿Cómo hacer un Diagrama PERT y CPM online?
El diagrama de PERT lleva tiempo establecido en la gestión de muchos Project Managers. Es un clásico y la clave para optimizar muchos proyectos complejos. Sin embargo, las técnicas PERT están cada vez más mejoradas, gracias a la incorporación de metodologías como la del camino crítico, también conocida como CPM (Critical Path Methodology).
Utilizando PERT y CPM al mismo tiempo, no sólo estamos creando rutas de trabajo optimizadas, sino que podemos identificar automáticamente qué actividades son las más críticas en el proyecto. Esto se traduce como detectar tareas que pueden suponer un peligro para el proyecto, si sufren alguna modificación en la planificación. Además, también detectamos cuellos de botella, es decir, periodos del proyecto donde existe un gran número de actividades críticas.
Y es que sabiendo estas fases críticas en el calendario del proyecto, podemos prever mejor posibles riesgos y establecer simulaciones de escenarios con las que gestionar mejor el riesgo del proyecto.
Con herramientas como Sinnaps, no sólo creamos diagramas de PERT online, sino que priorizamos las actividades según su criticidad en el proyecto. Y sabiendo que si no ejecutamos estas tareas primero, corren el riesgo de no completarlas en el plazo estimado. En esta infografía vemos fácilmente cuál sería el camino crítico de la planificación.
Actividades basadas en un diagrama de PERT online y en el CPM, ahora también trasladado a tableros Kanban. Aquí las tareas están ordenadas verticalmente. El tablero de herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps nos organizan las actividades de mayor a menor importancia en el proyecto, basándose en PERT y CPM.
Así pues, para crear un diagrama de PERT online basta con empezar a utilizar herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps. De modo que en tres pasos, el software calcula automáticamente y genera rutas de trabajo optimizadas gracias a técnicas PERT.
- Crea actividades en el calendario
- Relaciona actividades
- Dales una fecha fija a las actividades que así lo requieran
- Y dales una duración de ejecución
De manera automática, la herramienta online te calculará el mejor camino a seguir, detectando cuáles son las primeras actividades a hacer y cuando ir completando el resto.
Gestiona el riesgo del proyecto con simulaciones de escenarios online
Los cuello de botella y las actividades más críticas del proyecto forman los riesgos que pueden poner en peligro el éxito del mismo. Así pues, gracias a los diagramas de PERT online predecimos lo que podría suceder. Y una vez sabemos lo que va a pasar en el proyecto, ¿cómo darle una solución a estos riesgos minimizando el impacto negativo en el proyecto? La respuesta está en las simulaciones de escenarios online. Con un sólo clic, podemos implementar en la planificación cada escenario, sabiendo de antemano cómo afectará el cambio en la totalidad del proyecto.
El diagrama de PERT online junto con el CPM podemos saber:
- Fecha de fin del proyecto
- Rutas de trabajo optimizadas
- Actividades más críticas priorizadas
- Cuellos de botella
- Posibles riesgos del proyecto
Ahora bien, ¿cómo actuar ante tanta información? ¿Cómo gestionar ese riesgos? En este vídeo (1 minuto) veremos cómo crear simulaciones de proyecto, según los cambios que podemos prever. Y cómo implementar en la planificación estas simulaciones a través de un sólo clic.
En definitiva, el primer paso para planificar un proyecto será crear actividades. Gracias a ello, podremos ir completando la planificación utilizando un diagrama de PERT online para ir dibujando las mejores rutas de trabajo que nuestro equipo debe seguir. CPM identificará qué actividades hacer primero.
Una vez tenemos las rutas de trabajo en el calendario, podremos ver cuándo y cuántos cuellos de botella hay en el proyecto. Y nos preguntaremos: ¿podemos hacer cambios en la planificación para reducir estos cuello de botella? Las simulaciones de escenarios serán nuestro modo de pruebas para saber qué cambios impactarán menos y de forma negativa en el proyecto.
