¿Cuándo un proyecto pasa a ser un proceso?

Un proyecto no es sinónimo de proceso. Muchas personas pueden caer en el error de confundir ambos términos. Por ello, es clave identificar sus diferencias para trabajar con proyectos y procesos por separado. Y es que los dos se ayudan mutuamente. Veremos cómo y cuándo un proyecto pasa a ser un proceso.

Para empezar, un proyecto es un conjunto de actividades únicas cuyos recursos son irrepetibles y que se deben ejecutar dentro de un periodo de tiempo determinado. Su propósito es completar entregables distintos para cada proyecto, logrando la ejecución de uno o varios objetivos concretos y pensados para ése proyecto único. Un ejemplo de ello, podría ser la construcción de un chalet o la fusión de dos empresas.

El proyecto terminará cuando la vivienda sea habitable y cumpla con los requisitos definidos en un principio, mientras que la fusión de ambas compañías concluirá cuando compartan completamente e integren sus dos culturas organizativas, así como las metas que se hayan marcado en la planificación previa al proyecto, o incluso durante la ejecución del mismo.

Otras de las características de los proyectos, precisamente es la de su carácter flexible que permita la gestión de la incertidumbre del mismo. Durante el desarrollo del proyecto, pueden cambiar infinidad de cosas. La clave está en tener en cuenta sus posibles escenarios e impacto en el total del proyecto. Esto lo consiguen herramientas de gestión que son capaces de combinar técnicas predictivas con ágiles. Sinnaps, por ejemplo, contempla estas dos posibilidades para que los proyectos sí cumplan con su naturaleza. La aplicación online de gestión de proyectos, está diseñada específicamente para cumplir ésas necesidades básicas, teniendo en cuenta que un proyecto no es un proceso.

Ahora bien, si lo que realizamos en nuestra empresa son procedimientos rutinarios o protocolos de actuación sistemáticos —que no sistémicos—, debemos saber que estamos trabajando con procesos, y no con proyectos. Los procesos no se deben terminar en una fecha específica, por lo que no son temporales. Tampoco comparten siempre los mismos recursos. Son guías de actuación que pueden realizarlas distintas personas, con equipamientos tecnológicos diferentes cada vez que realizan ése proceso.

Por este motivo, los procesos publicados en el Process Store de Sinnaps incluyen duraciones concretas de actividades pero no fechas determinadas ni los recursos están asignados a las tareas.

Sin embargo, ¿cuándo un proyecto pasa a ser un proceso? ¿cómo podemos convertir un proyecto en un proceso? Muy fácil. En muchas ocasiones, un mismo proyecto funciona. Tiene éxito y cumple holgadamente con plazos, resultados y costes planificados. ¿Podríamos guárdalo y re-utilizarlo para lograr objetivos similares? Perfectamente. Una vez guardamos el proyecto para su uso posterior lo podríamos decir, sin problemas, que estamos creando nuestro primer proceso.

El proyecto pasa a ser un referente en nuestros procedimientos de trabajo. Se adaptar muy bien a nuestras necesidades y cumple con unos plazos que en la mayoría de las veces resulta tan complicado seguir. Estamos de enhorabuena, hemos hecho una gestión excelente y hasta lo podemos publicar gratuitamente en el Process Store para compartirlo con los demás usuarios de la comunidad de Sinnaps. Daremos visibilidad a nuestra empresa y facilitaremos la labor de personas que aún no han podido dar con la clave. Así evolucionamos y mejoramos: compartiendo el Know-How sabiendo las diferencias entre un proceso y un proyecto.

Los 5 procesos más populares de esta semana:

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