Entre las responsabilidades asignadas al Director de Proyectos está la de encontrar una estrategia adecuada de comunicación en la gestión de equipos. Se trata de una de las tareas más importantes del conjunto de sus competencias como profesional. Sin una correcta recepción del mensaje, los interesados del proyecto estarán perdidos, o peor aún, ejecutarán actividades inapropiadas para lo que al final espera el cliente o interesado final.
Así pues, la comunicación en la gestión de equipos es uno de los principales pilares en la dirección de proyectos, como lo es el primer obstáculo y motivo de fracaso en gran parte de los proyectos de las empresas.
Si nuestro equipo está disperso, ¿cómo establecer una estrategia de comunicación adecuada?
En la mayoría de los proyectos de desarrollo de software, los miembros del equipo trabajan desde localizaciones diferentes. Esto hace que sea necesaria la utilización de aplicaciones en la nube. Hoy día, de nada vale planificar las tareas en herramientas instaladas en el servidor, si nos referimos a esta clase de equipos de trabajo.
De modo que, antes de empezar a planificar y ejecutar un proyecto, es conveniente seguir una serie de pasos para definir una adecuada estrategia de comunicación que permita un trabajo fluido. Es uno de los requisitos imprescindibles de las metodologías ágiles.
1. Identificar a todos los interesados de un proyecto. Volumen y tipo de perfiles. Dentro de la estrategia de comunicación, nos topamos con un primer paso que es clave. No siempre es fácil y lleva su tiempo. No debemos olvidarnos del partner del proyecto.
2. Asignar adecuadamente las responsabilidades asignadas a cada miembro. Delimitar las tareas de cada colaborador o interesado, es vital para dirigirnos a él con propiedad y sin que nada nos sorprenda.
3. Invitarles en la aplicación cloud. Existen herramientas online como Sinnaps que van más allá de aquellos software que únicamente gestionan listados de tareas. En nuestra web puedes invitar de manera sencilla y rápida a todos los miembros de tu equipo, con el fin de empezar a estudiar y ejecutar cuanto antes la planificación del proyecto.
4. Permisos adecuados. Cada persona tiene asignadas unas tareas que traen con ellas unos permisos concretos. En muchas ocasiones, al dueño del proyecto no le interesa que ciertos colaboradores puedan acceder a los costes de algunas de sus actividades. Esto supone que necesariamente el Director del Proyecto delimite unos permisos concretos para cada uno.
5. Reunión general antes de ejecutar el proyecto. Es requisito imprescindible en la estrategia de comunicación convocara todos los miembros del equipo, para exponer los objetivos generales que se buscan en el desarrollo del proyecto. Sin entrar en concreciones sobre el trabajo de cada persona y gracias a la elaboración de la documentación adecuada, podremos preparar mejor la reunión. Enviaremos estos informes previos a cada miembro para tratar de manera efectiva cada punto y permitir una ronda de preguntas final.
6. Rutina efectiva en la estrategia de comunicación. La gestión de equipos online, lleva aparejada una adecua rutina comunicativa que permita controlar el propio control de cada persona. Y no sólo estaremos evaluando de manera continua el funcionamiento del proyecto en base a la planificación marcada, sino que daremos la oportunidad a nuestro equipo de consultar, sugerir o demandar con el fin de cubrir sus necesidades concretas.
7. Una metodología ágil se genera en un entorno de chat rápido y efectivo, desde la propia herramienta de gestión. Es algo que muchos Directores de Proyectos conocen desde hace tiempo: la estrategia de comunicación no puede apoyase en el correo electrónico. Si por un lado planificamos el proyecto para optimizar nuestro tiempo de trabajo, y luego perdemos la mitad de la tarde buscando uno de los requisitos de uno de nuestros clientes, no tiene sentido optimizar.
8. Utilizar un sistema de notificaciones inmediato. Si el software de gestión avisa a cada persona de los cambios realizados a tiempo real, estaremos yendo un paso por delante. Muchas aplicaciones ya tienen instalado este servicio, que hoy día resulta impensable no utilizar en nuestra herramienta.
Todo Project Manager que valore estas acciones principales, reducirá enormemente el riesgo de fracaso de su proyecto. Algo que podrá gestionar correctamente utilizando una aplicación cuyo diseño tenga en cuenta una estrategia de comunicación online.
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