Entre los objetivos del project manager será el de asentar las bases de cómo elaborar la documentación de un proyecto lo más efectivo posible para perder el mínimo tiempo. Como si de una casa se tratase, la documentación de un proyecto constituyen los pilares de la casa. La base de todo proyecto se fundamental y se apoya sobre la documentación generada para comenzar a edificar las piezas con las que obtendremos el servicio o producto demandado. De ahí, que de los pasos más primitivos e imprescindibles antes de gestionar un proyecto, es la de saber elaborar, organizar y compartir toda la documentación necesaria para empezar a edificar nuestro proyecto.
La primera fase antes de comenzar con el proyecto se podría denominar: planifica y documenta tu proyecto. Al generar los documentos en esta etapa, estaremos presentando el proyecto a todo el equipo. Para ello, debemos conocer cómo vamos a integrarla en el proyecto y cuáles van a ser las pautas para unificar los datos. A fin de cuentas, tan importante será la información reflejada en ella, como la metodología a seguir para organizarla y distribuirla a todos los interesados del proyecto.
Un primer paso sería el de recoger la visión de los colaboradores de las distintas áreas que estén implicadas en el proyecto. Cada uno tendrá un cometido diferente en el mismo y una experiencia sobre su campo de conocimiento. De esta manera conseguimos la efectividad que esperamos de la documentación de un proyecto, si caer en posibles errores posteriores.
Al presentar nuestro proyecto al equipo, el director del mismo debe atender a la estructura del documento. En este sentido, el lector debe hacerse un escaneo general del proyecto con toda la documentación previa.
La información recogida en ella, podría atender a los siguientes puntos como: información descriptiva y de enfoque, en la que se incluyen los objetivos principales del proyecto; resumen del material que se espera recibir al final del mismo; descripción detallada de las funciones y elementos implicados; fechas objetivo o hitos del proyecto, apoyados en un diagrama de Gantt; y composición del equipo y los recursos clave que se utilizarán.
Evita caer en el clásico del «eso lo deberían saber y no lo incluyo». Debemos entender que la documentación de un proyecto es una herramienta más para comunicarnos con los miembros del equipo. No deben existir obviedades y la información plasmada en ella ha de ser concisa y lo más clara posible.
De hecho, una de las razones más populares por las que fracasan muchos proyectos es la de transmitir realmente los requerimientos específicos del cliente al resto de integrantes del proyecto. No hay nada que debemos dejar sin atar. A medida que necesitemos realizar modificaciones en la planificación del proyecto debemos documentar las simulaciones y los posibles escenarios, implementados o no. De esta manera, estaremos controlando el funcionamiento del proyecto a través de la documentación del mismo.
Al redactar cualquier documento debemos tener en cuenta el lector final del mismo. Si la documentación generada se dirige a todo el equipo, intentaremos unificar la terminología. Además, en muchas ocasiones las gráficas, imágenes o capturas valen más que un enorme párrafo.
No olvidamos que en la propia herramienta de gestión de proyectos, cualquier miembro del equipo tiene la posibilidad de adjuntar documentación de apoyo. Según sus permisos en la aplicación y aunque no participemos en una actividad, con Sinnaps se pueden sugerir y adjuntar documentos que sean de utilidad para los participantes en ésa tarea.
¿Qué nos ofrece la documentación de un proyecto?
La documentación de un proyecto nos ayudará a gestionar en el riesgo del mismo, entre otras muchas cosas como la de tomar decisiones acertadas, apoyadas sobre datos específicos. Algunos de los beneficios que podemos encontrar cuando documentamos correctamente un proyecto son:
—Ilustra el proyecto con los pasos a seguir, así como todos los elementos que participen en el mismo.
—Orienta y forma a los colaboradores
—Reduce el riesgo de que se den ambigüedades y confusiones que pongan en jaque el proyecto
—Forma parte de la propiedad intelectual del proyecto o empresa
—Sirve para comunicar o explicar la metodología a seguir, resaltando los puntos más importantes para que todo el proyecto funcione adecuadamente
—Pone en común los diferentes puntos de vista de los interesados, obteniendo así un enriquecimiento y mejora de la totalidad del proyecto
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