¿Por qué el correo electrónico en proyectos está obsoleto?
Porque hay información que puede no estar registrada en el correo electrónico. De hecho, según qué tipo de comunicación es, conviene o no mandar un mail. El correo electrónico no es más que un canal más para comunicarse con los demás, pero no es el único. ¿Cuánto tiempo de nuestra vida laboral, y no laboral, hemos empleado en buscar algún dato en un email? Si nos pusiéramos a contarlo, no asustaríamos sólo de pensarlo. Y es que se puede ser más productivo sin correo electrónico.
Les sucede a muchos directores de proyectos. Así lo explica Rafa Corell, ingeniero de diseño industrial con más de 20 años de experiencia al servicio de empresas como Philips. Cuando se trabaja con un amplio volumen de proyectos, procedentes de distintos clientes, al día el Project Manager encargado de una parte puede recibir más de 50 correos electrónicos. Por eso, cuando un cliente recibe un producto y servicio con unos requerimientos equivocados, al director del proyecto se le viene el mundo encima. No sólo porque ha gastado unos recursos innecesarios, sino porque tiene que emplear casi toda la tarde en revisar el correo electrónico en el que el cliente describía las nuevas características.
Ya por sí misma, la comunicación es una de las barreras principales del Project Management. Entre proveedores, miembros del equipo, clientes, inversores, sponsors, etc. Todos los satkeholders han se estar informados con cierta periodicidad. En el mundo del software, por ejemplo, el cliente suele modificar varias veces su pedido a lo largo del proyecto sin saber bien que lo que quiere no es lo que necesita. Esto conlleva a cambiar la planificación tantas veces como sean necesarias. Todos deben entender lo mismo, otra de las cosas más aterradoras por las que pasa un director de proyectos de software. Así tal lo podemos apreciar en la siguiente imagen en tono humorístico.
Por todo ello, es conveniente conocer las distintas opciones para ser más productivo sin correo electrónico, con el fin de no perder más tiempo en detalles que podemos corregir con un buen chat. Existen muchas herramientas en el mercado con las que comunicarse con los interesados, antes de usar el correo electrónico en proyectos. Una más en nuestro ‘maletín’ de herramientas de trabajo. Y es que, la inercia del mundo de las tecnologías de la información no lleva a usar cada vez más aplicaciones para tareas más específicas. El resultado está en un menú de herramientas online interminable.
Con el fin de unificar todas las que podamos en una, nacen software de gestión de proyectos profesionales como Sinnaps. Ya no estaríamos hablando de una aplicación social como las tantas que nos podamos encontrar, con herramientas de este tipo vamos a poder planificar y gestionar todos nuestros proyectos, vincularlos con todos nuestros recursos y colaboradores, y además comunicarnos con ellos según el proyecto o la actividad de la que queramos comentar requerimientos.
De la misma manera que poco a poco hemos ido eliminando cosas de nuestro escritorio, como grapadoras, sellos, papeles, sobres, carpetas, archivadores, etc., ‘introduciéndolas en el ordenador, ahora nos toca organizar el escritorio de nuestra pantalla para unificar las distintas aplicaciones en una sola, tan potente como productiva y flexible.
Con este tipo de software, cuando un cliente nos pregunte por un tipo de requerimiento, nos iremos al informe de conversaciones de ese proyecto directamente. Sin perder tiempo. Y si se trata de una actividad concreta, sólo tendremos que acceder a ella para comprobar aquel dato del que hace un par de meses comentamos.
Las opciones que ofrecen las herramientas en gestión de hoy día, solucionan aspectos que han preocupado, y lo siguen haciendo, a gran parte del colectivo de Project Managers. Porque el tiempo es oro, y más cierto lo es, cuando hablamos de proyectos que mueven grandes volúmenes de recursos.
Excelencte