3 claves para reducir las notificaciones de proyectos

Existen muchas maneras de mantenerse informado de todo lo que ocurra en tu proyecto. En Sinnaps puedes encontrar el muro de actividad, el muro de proyecto, la propia planificación como herramienta de comunicación, el chat de actividad, informes de recursos asignados e imputados, informes de proyecto y las notificaciones.

Por defecto, Sinnaps avisa inmediatamente por email en estas situaciones:

Invitación a un proyecto
Una persona nueva, tenga el rol que tenga, entra en el proyecto en el que estás trabajando
Se valida una de las actividades en las que participas
Cuando dejas de formar parte de un proyecto
Escriben un mensaje en el chat de una actividad en la que estás asignado

Nota: si eres Project Manager y no hay nadie asignado a una actividad, sólo recibirá notificaciones de validación el propio Project Manager. Para que las personas involucradas reciban el aviso de un nuevo mensaje del chat, deben estar asignadas en la actividad. Sinnaps avisará con un mensaje dentro de la propia actividad de quiénes recibirán el mensaje por mail cuando lo estés escribiendo.

Te recomendamos el artículo: ¿De qué debo informar a mi equipo?

Para mantener una comunicación adecuada y controlada, Sinnaps dispone de un servicio de notificaciones con el que informar a todo el equipo de trabajo de los cambios que afecten a los proyectos en los que participen los usuarios.

Sin embargo, puede suceder que sólo queramos recibir alarmas de determinados aspectos, desactivando el resto. Tenemos la opción de personalizar nuestras notificaciones.

Antes de cambiar las notificaciones de usuario, ten en cuenta estas tres claves para llevar una comunicación adecuada con tu equipo. Te puede interesar: 10 razones para usar el chat en lugar del email.

Trata de reducir al máximo posible la recepción de emails

Evita tener información duplicada. Esto lo conseguirás si tus comunicaciones las realizas por chat de actividad y adjuntas documentos en las actividades.
Promueve en tu equipo el hábito de comunicarse a través de la propia planificación. De esta forma, cada persona irá exactamente a la información actualizada. La información está totalmente al día en la planificación, mientras que un aviso por email puede que esté obsoleto cuando el usuario acceda al email. Puede ocurrir que ya no tenga el carácter de urgente que cuando lo recibió, o incluso, se haya modificado algo después. Evitarás así malentendidos no deseados.
Notificaciones sólo para casos urgentes y dependiendo de tu rol de equipo. Recomendamos que para los Team Members tengan activado únicamente las notificaciones de chat de actividad. De esta manera, si sucede algo urgente en la actividad en la que estén asignados, recibirán inmediatamente el comentario del chat. Si eres un Project Manager que trabaja en diferentes proyectos al mismo tiempo, también te aconsejamos el informe semanal de proyectos.

Recuerda: si quieres hacer reuniones colectivas o simplemente quiénes están trabajando en un momento determinado, puedes ver las personas que están en la planificación o en línea. A través de los iconos que verás en la parte inferior derecha de tu planificación.

¿Cómo cambiar la configuración de mis notificaciones en Sinnaps?

Una vez disponemos de un perfil, y estamos logueados, accedemos a la configuración de usuario a través de nuestro nombre, situado en la parte superior derecha. Hacemos click en Ajustes de usuario, donde encontramos información general de nuestro usuario, nuestro coste por día como recurso -para planificarnos y asignarnos a los proyectos por un coste, no tiene nada que ver con el plan que estemos utilizando en Sinnaps-, configuración de las notificaciones y los datos de facturación que corresponden a los planes que tengamos contratados con Sinnaps.

Recuerda que cada usuario puede utilizar el plan que necesite, independientemente de si comparte proyecto con otros miembros con otros planes. Más info en nuestra lista de planes.

En este artículo nos centramos en cómo configurar las notificaciones de usuario.