Tan importante es planificar recursos en las actividades de tus proyectos, como reflejar los gastos reales que consumes. De nada sirve, si tienes unos recursos asignados, consumes otros y tampoco lo reflejas en tu planificación.
Una de las fases más importantes para gestionar tu trabajo adecuadamente es realizar un seguimiento a tiempo real de lo que está sucediendo en tu proyecto. En este artículo, te damos algunas claves para reflejar recursos y controlar los costes de tu trabajo diario desde la herramienta de gestión.
- Fomenta una cultura colaborativa. Promueve la participación y el trabajo en equipo. Lo que quiere decir que cada miembro refleje en la app los costes reales que va teniendo y sus horas de trabajo.
- Trabaja con una aplicación que permita la gestión de recursos a tiempo real. De esta manera llevaremos un control al instante de la evolución del proyecto. Lo que nos permitirá tomar decisiones eficaces y a tiempo.
- Distingue entre recursos trabajo (el tiempo trabajado de cada colaborador) y recursos material (el uso de cada material para la realización de la actividad). No es lo mismo. Sinnaps distingue entre estos dos tipos de recursos para llevar un control más exacto del consumo de todo.
- Controla el consumo real de cada recurso. En el resumen de tus proyectos, así como en las propias actividades, tendrás reflejados los costes y las horas de trabajo reales de tu equipo de trabajo. La percepción de la realidad será mejor y con ello, el control de tu proyecto.
- Compara y equilibra el consumo de cada recurso. Gracias a gráficas de visualización del consumo de cada recurso, sabremo dónde estamos invirtiendo más esfuerzo y dinero. Esto también nos ayudará a realizar mejores cambios para compensar el consumo de los recursos.
- Obtén informes de recursos y analízalos con tu equipo. Apps como Sinnaps te dan la posibilidad de generar informes del estado real de tus proyectos, para ponerlos en común con el equipo y tomar decisiones consensuadas.
- Compara los balances entre varias actividades del los resúmenes de proyecto. Hay quien le resulta muy útil acceder al resumen de los proyectos, y ver en el listado de actividades todos los costes planificados, los realmente gastados y el balance entre ambos valores. Así lo puedes ver de un sólo vistazo.
- Si el coste no corresponde con el planificado, abre una conversación en la actividad y deja un comentario. También puedes hacerlo en la descripción de cada actividad. Así, aclararás el desvío producido y no habrá malentendidos en el equipo. Lo puedes hacer tanto si eres Project Manager como si tu rol es Team Member.
- Utiliza los desvíos como lecciones aprendida para proyectos futuros. Es fundamental que aprendas de cada situación. Si has planificado desde una perspectiva muy optimista, ya sabes cómo solucionarlo en las siguientes planificaciones. Recuerda que puedes guardar tus planificaciones como procesos y re-utilizarlas. Sólo tendrás que darle nuevas fechas y nuevas personas involucradas.
Son sólo algunas claves importantes para reflejar los costes de tu proyecto y las horas de trabajo de tu equipo. Todos los colaboradores pueden ir imputando estos datos. De esta manera, mantenemos la planificación viva, y sobre todo, desde una perspectiva siempre realista.
Si quieres saber algunos trucos para planificar de manera realista, visita esta lección del curso online y gratis de gestión de proyectos. Richard Balet, CEO de Sinnaps, te lo cuenta desde su experiencia.
Índice
Reflejar los recursos gastados en Sinnaps
En este artículo vamos a ver cómo se refleja el consumo de los recursos o las horas de trabajo en una actividad.
Al margen de la asignación de recursos para estimar su planificación y sus costes, Sinnaps permite a cada usuario reflejar los recursos u horas gastadas en cada actividad. De esta manera, podemos controlar los costes de nuestros proveedores, los recursos utilizados o los gastos totales del proyecto.
Nota: todos los usuarios, independientemente de su rol, pueden imputar recursos en una actividad, siempre y cuando formen parte del proyecto.
Dentro del panel de la actividad a la que queremos imputar los recursos, hacemos click en el icono de Crea y gestiona recursos.
Tenemos la opción de planificar un recurso o asignarlo. ¿Qué diferencia hay? Cuando planificamos un recurso, a través de Plan Resource, lo estaremos estimando en la planificación. Otra cosa es que se utilice finalmente en la ejecución de la actividad, para lo que utilizamos Spend Resource. En este tip vamos a explicar cómo imputar un recurso consumido en la actividad. Para saber cómo asignar o planificar recursos, pincha aquí.
¿Cómo gastar un recurso en tu app?
Se trata de los recursos que hemos gastado realmente en la ejecución de la actividad. El balance económico puede ser positivo o negativo.
Podemos seleccionar un recurso ya existente o crear uno nuevo. En nuestro ejemplo, el recurso material Facturación 25417 existe, por lo que imputaremos su consumo real.
A diferencia de la planificación de recursos, cuando gastamos un recurso podemos especificar tanto el periodo de gasto como el detalle de lo gastado. Para eso tenemos los campos Día y Concepto que podemos ver en la imagen superior.
Además, podemos editar el recurso siempre que necesitemos a través de este botón:
Editamos las características del recurso imputado: nombre, material (objetivo material) o trabajo (si es el trabajo de una persona), unidades, coste. Debajo del nombre, queda reflejado el usuario que ha imputado ese recurso.
También tenemos la opción de dividir el recurso por unidades y maneras de contabilizar su coste. En el ejemplo, hay tres sub-tipos del recursos Facturación 25417. La facturación de Madrid, 2 unidades que se han utilizado en el 30 de mayo. Es diferente para la facturación en Valencia y Barcelona. Esto resulta de gran utilizad si contamos con varios proveedores para un mismo recurso, por ejemplo.
Si es un recurso material especificamos unidades, coste por uso o unidades, número de unidades totales por día, semana, mes, año o total.
Si se trata de un recurso por el trabajo de una persona: editamos su coste por día o uso y las horas que emplea al día, semana, mes, año o total.
Una vez hemos reflejado el gasto real de los diferentes recursos, podremos visualizar el total en el informe de recursos gastados.
Además, el usuario que refleje un gasto, aparecerá su nombre debajo del nombre del recurso. Así el Project Manager o responsable de la actividad, sabrá lo que está gastando esa persona.
Nota: para la estimación y cálculo de consumos es necesario tener en cuenta que Sinnaps estima que una jornada laboral es de 8 horas, una semana consta de 5 días laborales y un mes de 22 días laborales. Así pues, el porcentaje de tiempo dedicado se calcula en función de que 8 horas al día equivale al 100%.
Visualiza el consumo de los recursos en la planificación
Podemos visualizar el porcentaje de consumo de cada recurso en nuestra planificación o Gantt-flow.
Así, veremos claramente el impacto de su coste y uso en la planificación total del proyecto. Podemos planificarlos, de una manera realista, según la disponibilidad real de cada recurso.
En la gráfica vemos cuándo y cuánto consumo del recurso Facturación 25417, por ejemplo. En verde nos aparece el consumo planificado, mientras que en azul tenemos el gasto real. Nos sale un balance positivo. En el panel de la actividad, vemos que habíamos planificado 150 euros y hemos gastado esos 150 euros. En este caso, el balance positivo.
Los puntos que aparecen en la actividad, indican que ese recurso está planificado y asignado en dicha actividad. En azul, el recurso gastado y en verde el recurso planificado.
Gestiona el trabajo de algunos colaboradores como recurso
A veces, puede ocurrir que haya personas que no quieran o no puedan utilizar aplicaciones de este tipo para una gestión del trabajo productiva. O puede pasar que seas tú mismo el que prefiera no invitar a una determinada persona. Sin embargo, en ambos casos es importante que su trabajo esté reflejado en la planificación del proyecto. Don’t worry. Hay solución.
El truco está en añadir esa persona como un recurso del tipo Trabajo, con su nombre y coste. De esta manera puedes llevar un control de su consumo, coste o dedicación, gestionándolo como si se tratase de un recurso más.
