La planificación es el documento principal de información de nuestros proyectos. En ella, se recogen multitud de datos y se generan nuevos. La organización de todos estos datos es clave para gestionar la documentación necesaria en todo momento. Será nuestro archivo más valioso. Y todo archivo, lleva incorporado un buscador potente de fácil uso.
En proyectos complejos, formados por un amplio volumen de actividades, puede ser complicado encontrar una determinada actividad.
Por este motivo, Sinnaps te ayuda a encontrar y editar las actividades que quieras por tres vías diferentes: resumen del proyecto, planificación Gantt-flow, tablero de inicio y a través del buscador de actividades. Así de fácil e intuitivo. Pero, ¿qué camino es el mejor para buscar actividades? Todo depende, según qué datos tenemos de las actividades y a qué información queremos acceder.
A través de….
Resumen del proyecto
Podemos usar el resumen del proyecto…
- Cuando no sabemos el título de la actividad y queremos acceder a sus datos más importantes. Estos datos son: nombre, personas asignadas, fecha de inicio y fin, objetivos, sub-tareas, recursos asignados, coste planificado para esa actividad, coste gastado y balance económico.
- Cuando queremos comparar costes planificados o gastados entre varias actividades.
- Cuando necesitamos ver cuántas personas hay asignadas en cada actividades y quiénes. No sabemos exactamente quiénes participan en una determinada actividad, accedemos al Resumen para ver los iconos de las personas involucradas.
- Cuando sólo queramos acceder a la información de la actividad y no necesitemos editarla. El resumen es informativo, para editar información de las actividades, accedemos a ellas a través del calendario o del tablero de inicio.
A través de la gráfica de compensación de recursos, también podemos ver en qué actividades están asignados los recursos, pero para ello tenemos que saber qué recursos estamos buscando.
¿Cómo acceder al resumen?
En la parte inferior de la planificación, hacemos click en el icono de Resumen.
Accedemos así al listado de todas las actividades del proyecto en el que nos encontramos.
Además, tenemos la opción de pinchar en cada una de las actividades para encontrarlas en nuestra planificación. La actividad seleccionada nos aparecerá destacada y se abrirá su correspondiente panel.
En el resumen podemos ver el nombre de la actividad, las personas asignadas a ella, su fecha de inicio y fin, su estado, los objetivos, sub-tareas, recursos asignados, el coste planificado para esa actividad, el coste gastado y el balance económico de la misma.
Planificación Gantt-flow
Tenemos la opción de usar la planificación Gantt-flow del proyecto o el calendario del mismo…
- Cuando no sabemos qué actividades hay planificadas en una fecha determinada. ¿Qué actividad hacer hoy? Nos iremos al día que necesitemos y accederemos a la actividad correspondiente.
- Cuando queramos saber la prioridad de una actividad. En Sinnaps, las filas superiores de actividades son las más prioritarias. A medida que vamos bajando, las tareas van teniendo menos prioridad.
- Cuando queramos saber las vinculaciones entre las actividades. La planificación nos dirá la ruta de trabajo que tenemos que seguir. ¿De qué actividad completada depende que yo empiece una actividad en concreto?
Al hacer click en una actividad, nos resaltarán las actividades que dependan de ella y las actividades de las que ella depende. O lo que es lo mismo, las actividades ascendentes o descendientes de la que hemos seleccionado.
- Cuando sabemos el nombre y fecha de una actividad, y queremos editar su información. Si sabemos dónde está la actividad en concreto, podemos buscarla en la planificación del proyecto, hacer click sobre ella y acceder así al panel de la misma, para editarla al completo.
Tablero
Utilizamos el Tablero de inicio para buscar actividades y editar cierta información…
- Cuando busquemos actividades de varios proyectos y queramos acceder a ellas para editarlas. Podremos hacerlo directamente a través del Tablero Kanban de Sinnaps y haciendo click en las actividades correspondientes.
- Cuando necesitamos ver el estado de las actividades lo varios proyectos o de uno. No nos interesa tanto saber la fecha en la que están planificadas las actividades, lo que nos interesa es saber si están terminadas, si están por hacer o si vamos tarde en su ejecución.
- Cuando queramos validar un conjunto de actividades de manera rápida. Aunque podemos validar cada tarea accediendo al panel de las mismas, tenemos la opción de validar varias actividades más rápido desde el Tablero de nuestros proyectos.
¿Cómo acceder al tablero?
Si estamos en un proyecto en concreto, con sólo hacer click en el logo de Sinnaps, nos llevará a Tablero de proyectos, en donde nos encontramos el panel Kanban.
A través de la disponibilidad de filtros, podremos encontrar la actividad deseada. Y tenemos la opción de editarla desde el propio tablero.
Buscador de actividades
Por último, el principal camino a seguir será el buscador de actividades, situado en la parte superior derecha de la planificación. En él, podemos escribir etiquetas, nombre de las actividades y objetivos de las mismas para localizarlas rápidamente.
¿Cuándo nos interesa buscar actividades a través de este buscador? Te damos algunos ejemplos, en los que es útil el Buscador de actividades de Sinnaps.
- Cuando no sabemos el título exacto de la actividad, ni la fecha en la que está programa. Pero sí sabemos cómo está etiquetada esa actividad.
- Cuando queremos destacar un grupo de actividades para ver su ruta de trabajo. Por ejemplo, queremos ver las actividades dedicadas a conseguir un objetivo determinado. Escribimos el objetivo en el buscador y nos aparece el flujo de trabajo relacionado con ese objetivo.
- Cuando detectamos que debemos invertir más en un determinado área y necesitamos añadir más recursos a esas actividades. Si les hemos dado una etiqueta característica del área, sólo tenemos que buscarla en la planificación del proyecto para que Sinnaps nos resalte las actividades relacionadas. Accedemos a su panel y las editamos como necesitemos.
El resultado será un flujo de trabajo destacado como este:
