La evaluación continua del proyecto es básica para llevar una gestión del proyecto adecuada. Esto se logra siguiendo un control a tiempo real de dos recursos clave en tu trabajo: tiempo y costes.
Muchas empresas aún realizan informes cada seis meses o cada tres. Con aplicaciones que permiten una gestión continua de tu proyecto, como Sinnaps, estas revisiones se reducen a la máxima expresión: el momento actual. De esta manera, las decisiones será mucho más precisas, llegarán en el momento correcto y se ajustarán realmente a lo que necesitamos.
Una de las herramientas que mejor nos ayuda a realizar revisiones e informar al equipo del estado del proyecto es, precisamente, el informe de recursos gastados.
Por un lado, tenemos el informe de recursos planificados. Este nos detalla los recursos que hemos estimado para una determinada actividad o proyecto. Por otro lado, podemos utilizar el informe de proyecto, más completo.
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Y por otro lado, están los recursos que realmente estamos gastando. El balance entre ambos, nos dará si lo estamos haciendo según las previsiones de la planificación o si nuestra desviación tiene solución o no.
El Project Manager será el responsable de estimar y planificar los recursos del proyecto, mientras que los Team Members pueden ir reflejando los gastos reales en la planificación, para así comprobar si hay desviación o no.
Además, el informe de recursos gastados resulta de gran utilidad para visualizar el coste por recursos de persona. El Project Manager podrá controlar en todo momento quién ha gastado qué y por qué.
¿Cómo generar un informe de recursos gastados en Sinnaps?
Sinnaps permite realizar informes de todos los recursos a los que tengamos acceso, organizandolos de la manera que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Una vez dentro del proyecto, accedemos a informes, desde la parte inferior de nuestra planificación. Se nos desplegarán las tres opciones de informe: de recursos planificados, de recursos gastados, y de proyecto.
A continuación, seleccionamos el informe de los recursos gastados. En el caso de agrupar los recursos gastados por usuario, también podemos ver datos sobre su consumo, como el periodo en el que se han gastado y una descripción de en qué o cómo se han gastado.
Sinnaps nos da la opción de agrupar los recursos por actividad en la que se han gastado, por tipo de recurso, alfabéticamente, o según el usuario que los ha imputado.
Además, podemos acotar un periodo de tiempo concreto:
También tenemos la opción de seleccionar el modo de agrupación y las fechas concretas, podemos ordenar los recursos alfabéticamente, por consumo o por coste haciendo click en el titular de la columna correspondiente.
Sinnaps también nos permite configurar el informe según nuestras necesidades, para ello podemos desactivar un determinado recurso, una actividad, o un usuario haciendo click en el símbolo
que aparece junto a cada dato editable. Si aparece con una cruz, ese dato no será anotado ni sumado en nuestro informe
De esta manera podemos configurar el informe únicamente con la información que queremos mostrar y una vez lo tengamos tal y como deseamos, lo previsualizaremos.
El último paso será exportarlo en formato PDF o en Excel.
IMPORTANTE: Cada usuario puede acceder a diferentes informes en función del plan que tenga contratado. Así pues, el único usuario que no podrá obtener informes de proyectos es el que tenga el rol de Team Member.
