Una tareas más difíciles e importantes al gestionar un proyecto, seas Project Manager o Team Member, es la de planificar recursos en las actividades de una manera realista.
Para que tu planificación se ajuste lo máximo posible a la realidad y no te lleves sorpresas indeseadas de última hora, te recomendamos que visites la lección 3 del curso online y gratis de gestión de proyectos. En ella, Richard Balet, CEO de Sinnaps, te explica da algunos trucos como el uso de actividades Buffer, la manera de negociar tiempo con tu equipo o la manera de planificar tu proyecto realista a través de los recursos, entre otras muchas cosas.
Índice
¿Cómo planificar recursos de manera realista?
- Tu valor más importante es el tiempo. Será el principal recurso y más susceptible de que sea irreal. La duración de las actividades es de las cosas más fáciles de falsear. Negocia con el equipo el tiempo necesario para cada tarea.
- La gestión de personas es clave también en una planificación realista. Por eso, la comunicación y negociación constante con el equipo, te acercará al día de ejecución real del proyecto.
- Reserva tiempo para planificar. A veces es más costoso de lo que nos creemos. Por eso, ten paciencia y dedica esfuerzo en hacer una planificación teniendo en cuenta recursos, tiempo, personas y todos los posibles riesgos que pueden poner en peligro el proyecto.
- Planifica de manera flexible. De nada sirve si has hecho una planificación estática, que no puedes cambiar mientras en la realidad se están haciendo otras cosas. Trabaja con aplicaciones que te permitan ver el impacto de cada cambio antes de implementarlo en la planificación. Sinnaps, por ejemplo, permite hacer simulaciones de proyecto en el Modo de pruebas.
- Imputa los costes reales. Añade en la planificación los recursos que realmente estas gastando y comprueba el balance de lo que habías planificado. Todo el equipo puede ir marcando los recursos gastados a medida que avanza el proyecto. Más adelante te explicamos cómo hacerlo en Sinnaps.
- Encuentra un equilibrio en el consumo de los recursos. Cuando los planifiques ten en cuenta el consumo real de cada recurso en cada momento. La gráfica de compensación de recursos de Sinnaps, te ayudará a identificar los momentos críticos en los que hay demasiados recursos invertidos y aquellos momentos en los que hay muy pocos recursos invertidos.
- Realiza siempre un seguimiento y control continuo. Las planificaciones varían constantemente. Sobre todo si hablamos de proyectos que siguen una metodología ágil. Cada semana, o incluso cada día, se añaden o eliminan actividades, se validan otras o cambia la fecha de una determinada tarea. A trabajar en un entorno colaborativo y desde la nube, todo el equipo puede validar actividades, comentar dudas o imputar los recursos gastados en todo momento. Estate al tanto de lo que va pasando, para llevar un control del proyecto.
- Fomenta los proyectos colaborativos. Ese seguimiento y control continuo lo lograremos cuando todo el equipo colabora con la planificación y está involucrado en actualizar lo que se vaya superando. Tener mensajería instantánea dentro de la app, es vital para responder dudas, avisar de eventos o simplemente mantener unido al grupo.
Crea y gestiona recursos en Sinnaps
Ha llegado el momento de planificar nuestros recursos de una manera realista. Lo puedes hacer así de fácil utilizando Sinnaps.
Dentro del panel de la actividad en donde queremos planificar recursos, pinchamos en este icono:
Diferencia entre planificar y gastar recursos
Tenemos la opción de planificar un recurso o gastarlo. ¿Qué diferencia hay? Cuando planificamos un recurso, a través de Planifica recursos, lo estaremos estimando en la planificación.
Otra cosa es que se utilice finalmente en la ejecución de la actividad, para lo que utilizamos Gasta recursos. En este artículo vamos a explicar cómo planificar un recurso en la actividad.
Importante: los recursos siempre los planifica el Project Manager, mientras que todo el equipo puede reflejar los gastos reales que vaya consumiendo, a través de Gasta Recursos.
Planificar recursos con tu app web
Escribimos el nombre de los recursos que queremos usar o lo creamos de nuevo.
Una vez creado y seleccionado, editamos sus características: Material (objetivo material) o Trabajo (si es el trabajo de una persona).
Si es un recurso material especificamos unidades, coste por uso o unidades, número de unidades totales por día, semana, mes, año o total.
Si se trata de un recurso por el trabajo de una persona: editamos su coste por día o uso y las horas que emplea al día, semana, mes, año o total.
Nota: el porcentaje de tiempo dedicado se calcula en función de que 8 horas al día equivale al 100%.
Visualiza el uso de los recursos en tu planificación
Podemos visualizar el porcentaje de consumo de cada recurso en nuestra planificación o Gantt-flow.
Así, veremos claramente el impacto de su coste y uso en la planificación total del proyecto. Podemos planificarlos, de una manera realista, según la disponibilidad real de cada recurso.
En la gráfica vemos cuándo y cuánto consumo del recurso Charles, por ejemplo. En azul nos aparece el consumo planificado, mientras que en verde tenemos el gastado realmente. Nos sale un balance positivo. En el panel de la actividad, vemos que habíamos planificado 32,25 euros y hemos gastado al final 25 euros. Nos sale un balance positivo de 6,25 euros.
Los puntos que aparecen en la actividad indican que ése recursos está planificado y asignado en dicha actividad.
Gestiona el trabajo de algunos colaboradores como recurso
A veces, puede ocurrir que haya personas que no quieran o no puedan utilizar aplicaciones de este tipo para una gestión del trabajo productiva. O puede pasar que seas tú mismo el que prefiera no invitar a una determinada persona. Sin embargo, en ambos casos es importante que su trabajo esté reflejado en la planificación del proyecto. Don’t worry. Hay solución.
El truco está en añadir esa persona como un recurso del tipo Trabajo, con su nombre y coste. De esta manera puedes llevar un control de su consumo, coste o dedicación, gestionándolo como si se tratase de un recurso más.
