Planeación de Recusos Humanos: 8 pasos para hacerlo realista

La adecuada planeación de recursos humanos es básica para optimizar el trabajo del equipo. Si gestionamos las sobre cargas de nuestros colaboradores en todos los proyectos, distribuimos el consumo de los recursos y priorizamos rutas críticas de tareas, podremos planear recursos humanos de una manera realista y mejorar la motivación y satisfacción de todos.

Afortunadamente, existen herramientas que nos permiten planear y gestionar proyectos teniendo en cuenta caminos críticos, plazos, presupuestos y recursos humanos. Un ejemplo de ellos es Sinnaps, software de gestión de proyectos. ¿Cómo detecta automáticamente las tareas que nuestro equipo debe hacer primero? ¿Cómo detectar sobre cargas de trabajo? ¿De qué manera planear teniendo en cuento el consumo de cada recurso? Vamos a ver lo fácil que puede ser…

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Índice

Planeación de Recursos Humanos: 8 pasos
Planificación de Recursos Humanos: ejemplos
Plan de Recursos Humanos de una empresa: no te olvides de….

Planeación de Recursos Humanos: 8 pasos

Todo sistema de planificación de recursos empresariales tiene unos pasos a seguir, independientemente de la naturaleza de la empresa. La adecuada gestión de recursos humanos es de las partes más complicadas en una empresa. Un tipo de relación que hay que cuidar mucho, sobre todo en determinados sectores cuyos sindicatos sí son una realidad. Por ello, es importante utilizar aplicaciones online que nos ayuden y simplifiquen esta labor.

Con el fin de seguir un proceso básico en la planeación de recursos humanos, identificamos estos pasos clave:

1/ Reúnete con el equipo antes de hacer la primera planificación y ten en cuenta que cambiarás tus planes más de una y dos veces. Pues ningún plan resiste una primera negociación. A esta reunión la llamaremos Kick-off, pues será por la que comenzaremos a planear recursos humanos y demás elementos de nuestros proyectos.

2/ Negocia responsabilidades de cada tarea, pero sobre todo habla con cada colaborador sobre el tiempo real que necesitará para finalizar su trabajo y deja que ellos (especialistas en sus tareas) lancen las preguntas que tú luego, como Project Manager, deberás investigar antes de estimar plazos y costes.

3/ Detecta caminos críticos. Esta ruta de actividades dependientes entre sí nos dirán exactamente la duración mínima de nuestros proyectos para que no nos llevemos sustos. Sinnaps, por ejemplo nos informa sobre cuál es nuestro camino crítico, necesario y prioritario para terminar dentro de plazo.

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4/ Es momento para realizar el primer plan de recursos humanos de tu empresa. Las modificaciones son constantes, pero deberás partir de un primer borrador. Para ello, utiliza herramientas online flexibles, que te permitan hacer todos los cambios que necesites. Podrás ver el impacto de cada modificación en el momento. Sinnaps, por ejemplo, te permite planear diferentes escenarios, antes de implementarlo y compartirlo con el equipo.

¿Cómo hacer simulaciones de planificaciones? De esta manera, si prevés de antemano un posible cambio o riesgo, podrás tenerlo preparado sabiendo lo que supone para todo el proyecto.

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5/ Asigna y añade responsables. Podrás comunicarte a través de chats dentro de la propia tarea. Ten en cuenta que si tienes una actividad con una duración amplia, podrás dividirla en subtareas y asignar también ese trabajo a diferentes colaboradores de tu equipo.

6/ Cada recurso humano tiene un coste por hora. Por lo que según la duración y su esfuerzo en la actividad, la app te calculará el coste y verás el balance con los gastos imputados.

7/ Asegúrate de que el equipo imputa costes. Sino, nada de esto funcionará, y no podrás hacer un seguimiento real y al instante del avance de tus proyectos. En este panel podrás ver el ritmo de trabajo y de costes, según lo que has planificado.

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8/ A través de este tablero Kanban, todo el equipo puede ver qué hacer y cuándo de un sólo vistazo a diario. Y podrá mantenerse actualizado con los cambios que realices.

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Planificación de Recursos Humanos: ejemplos

Primer ejemplo de una planeación de recursos humanos:

En este ejemplo de planificación de recursos humanos, puedes ver cómo cada persona tiene asignado unas tareas. Se trata de un informe personalizado en el que visualizas en un segundo qué costes tiene cada persona, tanto diario, como total como acumulado. Dispones de varios filtros para personalizar tus informes como más lo necesites.

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Segundo ejemplo de la planeación estratégica de recursos humanos:

Entre los muchos modelos de planificación de recursos humanos, te dejamos otro ejemplo gratis sobre un informe de recursos exportado a Excel.

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Plan de Recursos Humanos de una empresa: no te olvides de….

Ya tienes todo en marcha: tu planificación, todo el equipo al tanto de sus tareas y responsabilidades, las herramientas adecuadas para gestionar el trabajo de cada uno, y un sistema de comunicación establecido dentro de la propia app de gestión. ¿Y ahora? No te olvides de estas tres cosas clave:

Ten en cuenta los hitos o momentos clave donde revisar el trabajo de cada uno y re-planificar si fuera necesario.
Asegúrate de que la implementación en el equipo es fácil y rápida, y que todos disponen de material suficiente para saber qué hacer. Sinnaps, como muchas otras apps, disponen de un chat conectado directamente con el Soporte técnico.
Los equipos varían, por lo que hay personas que pueden irse del equipo y otras entrar. Ten en cuenta esto y utiliza apps que permitan re-asignar y sustituir responsabilidades en el proyecto, con un sólo clic.

Como ves, las planificación estratégica del talento humano puede ser tan complicada o fácil como uno quiera. Y es que tenemos a nuestro alcance un amplio abanico de posibilidades para hacer más llevadera aún y, sobre todo, para optimizar el trabajo de todos, mejorando así los resultados de la empresa.

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