Para saber que es un proceso hay que entender que un proceso no es un proyecto. Es algo que llevamos insistiendo en algunos de nuestros artículos anteriores. Y es que, para gestionar adecuadamente un proceso, debemos entender antes cuáles son los elementos que los diferencian de un proyecto. Por ello, hoy vamos a identificar los aspectos clave que caracterizan la gestión de procesos.
Para empezar, un proceso es un conjunto de procedimientos a seguir para la consecución de un objetivo concreto. Se aplica la metodología más eficaz para lograr un determinado producto o servicio. No dejan de ser un conjunto de actividades que, en este caso, se realizan de forma rutinaria. De hecho, la RAE lo define como conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.
De este modo, un proyecto con un periodo determinado de fecha de inicio y fin, podría transformarse en un proceso si su metodología empleada optimiza los resultados. A diferencia de un proceso, el proyecto es único. Quiere decir que los recursos empleados en su desarrollo no van a utilizarse exactamente los mismos en un nuevo proyecto. Los requerimientos son exclusivos, así como las fechas concretas del mismo.
Asimismo, un proceso no es flexible como sí lo es un proyecto. Es decir, en un proceso se siguen una serie de pasos concretos, ya que gracias a éstos se obtiene un resultado final requerido. Mientras que un proyecto dispone de un mayor grado de incertidumbre, ya que durante su ejecución, muchos elementos del mismo puede variar.
Aquí os explicamos como saber cuándo un proyecto deja de serlo, para convertirse en un proceso. De esta manera, podemos con utilizar las lecciones aprendidas, para optimizar todos nuestros procesos. Además, a la hora de diseñar un proceso podemos guiarnos por un diagrama de proceso. Se trata de una herramienta de control y comunicación perfecta para gestionar mejor nuestros procesos. Te explicamos en este artículo cómo hacer un diagrama de procesos y todo lo que puedes conseguir con él.
Esta es una de las razones principales por las que Sinnaps creó el Process Store, una plataforma para que los usuarios publiquen y compartan sus procesos más exitosos. Así estaremos ayudando a toda la comunidad Sinnaps a mejorar la productividad y efectividad de los proyectos. Y es que la economía colaborativa, tan popular en nuestros días, ha llegado para instalarse en la gestión de proyectos. Toda empresa que utilice un procedimiento concreto para obtener sus productos o servicios, podrá aumentar su visibilidad y compartir con los demás, ese proceso que tantas alegrías le está generando. Asimismo, podrá apoyarse de otros procesos exitosos, publicados por los demás usuarios. Tus procesos pueden ganar popularidad si sigues estos simples trucos.
Existen muchos tipos de procesos. Podemos utilizar procesos administrativos, como crear una sociedad o recibir una herencia; procesos de negocios, desarrollar un plan de empresa o cómo definir una estrategia de SEO; procesos de formación, como los pasos a seguir para elaborar una tesis o cómo desarrollar una App con IOS; o los procesos más personales relacionados con nuestro ocio, como por ejemplo cómo hacer cerveza o planificar un viaje.
En definitiva, debemos ser conscientes de lo que estamos tratando cuando hablamos de procesos. No es sencillo definir un proceso adecuado y optimo a nuestras necesidades, por eso conlleva tanto esfuerzo y dedicación su diseño e implementación. Su carácter estático así lo requiere.
