Matriz de involucrados de un proyecto

Una matriz de involucrados es una herramienta para conocer e identificar las necesidades y capacidades de los interesados o stakeholders de un proyecto, aplicando este ejemplo.

Asimismo, los involucrados de un proyecto son todas las personas que tienen algún interés en el desarrollo o los resultados del mismo. Sin embargo, una adecuada gestión de los stakeholders no es fácil. Por eso, muchos directores de proyectos utilizan herramientas como la Matriz de involucrados de un proyecto durante la fase de análisis del marco lógico.

Como venimos remarcando en artículos anteriores, la base de los proyectos es la relación de las personas que lo forman. Hablamos del equipo de trabajo, de proveedores, socios, inversores, clientes y todas aquellas personas que les interesa de alguna manera el futuro del proyecto. Gracias a su colaboración, el proyecto toma forma, se desarrolla y se validan objetivos generales y específicos. El pegamento que une todos estos elementos es la comunicación entre todas estas personas.

Sin embargo, antes de empezar a planificar, identificar actividades y recursos, presupuestar o comenzar el desarrollo mismo del proyecto, es fundamental que sepamos qué alcance e intereses despertará en las personas involucradas en el mismo. ¿Para quién y para qué nos embarcamos en la aventura de empezar un proyecto? Usaremos la matriz de involucrados de un proyecto.

En este artículo explicaremos qué es, para qué sirve y cómo podemos hacer una matriz de involucrados. Lo entenderemos mejor con un ejemplo de análisis de involucrados en un proyecto.

¿Qué es una matriz de involucrados de un proyecto?

Se trata de una información que marcará la planificación del proyecto y la gestión de stakeholders. Y es que cuando trabajamos en proyectos colaborativos, es clave alinear y unificar estrategias. Ajustamos de esta manera los requerimientos del cliente, trabajamos con resultados efectivos, minimizamos los riesgos del proyecto, optimizamos rutas de trabajo y ajustamos presupuestos con planificaciones realistas.

Para ello, trabajaremos con herramientas de gestión de proyecto que nos permitan planificar los proyectos en entornos colaborativos. Así tenemos en cuenta a todos los colaboradores a los que podremos enviar una invitación al proyecto. Desde la propia planificación harán sus requerimientos y verán cómo se está ejecutando el proyecto para reducir imprevistos. Gracias a esta gestión online a tiempo real de todos los interesados y teniendo en cuenta todo el alcance del proyecto, podemos priorizar actividades utilizando también la matriz de riesgo. Puedes ver cómo hacerla en este ejemplo de matriz de riesgos.

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¿Cómo hacer una matriz de involucrados de un proyecto?

Lo primero que debemos tener claro es el objetivo general del proyecto. ¿Por qué necesitamos llevarlo a cabo? De ahí, surgirán los diferentes grupo de interesados o actores involucrados en un proyecto.

Existen varios tipos de matriz de involucrados. A continuación explicaremos dos de los cuadros más usados y que además se complementan.

Por un lado, tenemos una matriz que explica, a través de expresiones numéricas, las expectativas, la fuerza, el resultante y la posición potencial de cada grupo. Así, sabemos el grado de interés en el proyecto. Esto resulta de gran utilidad para tomar decisiones adecuadas según el nivel de compromiso con el proyecto. Presentamos la matriz de involucrados de un proyecto: ejemplo práctico y fácil de llevar a cabo.

La expectativa dentro de este mapa de involucrados en un proyecto, se trata de la importancia que el involucrado le da al proyecto. La fuerza es la importancia del colaborar dentro del proyecto. Mientras que el resultante es producto de la multiplicación de ambos números.

En este ejemplo, hemos dado unos valores numéricos a cada grupo de involucrados del 1 al 5, siendo 5 el valor más elevado.

La posición potencial, se clasifica en Favorecedores (del 25 al 9), Indiferentes (del 8 al -8) y Opositores (del -9 al -25). Así asignamos un tipo involucrado en función del nivel de compromiso con el proyecto.

Por otro lado, tenemos una matriz de involucrados descriptiva, en la que se explican los intereses, problemas percibidos, conflictos y estrategias.

Estas dos matrices se pueden utilizar durante la fase del marco lógico de un proyecto, momento en el que recogemos todos los datos que harán posible el inicio del proyecto. Para ello, deberemos empatizar con cada colaborador, identificando todos los posibles involucrados, sin sesgar las opiniones sobre aspectos culturales y sociales.

3 trucos para simplificar la gestión de interesados de un proyecto

1/ Implementa en el equipo una herramienta de gestión online que promueva el trabajo en equipo y agilice el progreso del proyecto. No es fácil. Lleva tiempo y esfuerzo promover el uso de este tipo de software por todos los colaboradores. Cada uno tiene su forma de trabajar, y cambiar de hábito es una ardua tarea para todos. Si fallan algunos interesados, el sistema no sirve, pues el proyecto ha de estar actualizado por todos.

Por ello, lo mejor es planificar un proyecto bajo la supervisión de un responsable que determine unas fases en la implementación de la nueva herramienta de trabajo. Además, los propios responsables del proyecto deben ser un ejemplo en el uso de esta herramienta, con el fin de impulsar la motivación de los demás involucrados del proyecto.

2/ Convoca reuniones Kick-off para dar arranque al proyecto, con todas las cuestiones recogidas por los distintos stakeholders. Al finalizar la reunión, tendrás un listado de dudas que investigar. De esta manera, podrás prever mejor contratiempos y posibles cambios en la planificación.

3/ Trabaja con metodologías ágiles como Scrumban. Esta técnicas permiten crear una planificación capaz de gestionar contratiempos de última hora. Así, re-planificando el proyecto cada semana, según los nuevos requerimientos del proyecto, ajustaremos mejor el mismo a los cambios que el cliente o dueño del proyecto nos vaya añadiendo.

No tendremos nuevos requisitos, sino que podría ser que el equipo de trabajo tenga que modificar ciertas actividades que hasta el momento no tenía previsto. Este tipo de metodologías nos permiten y ajustando rutas de trabajo optimizadas para priorizar las tareas de todos, minimizando el impacto negativo del proyecto.

Los equipos de trabajo que utilizan técnicas Scrum suele utilizar tableros ágiles como este de Sinnaps. Las actividades están ordenadas verticalmente según su criticidad y prioridad en el proyecto. Así, todos sabes qué hacer y cuándo hacerlo para reducir el riesgo del proyecto.

Probar ahora

Con estos tres trucos, y una previa matriz de interesados, ya habremos adelantado bastante la gestión ágil de estos colaboradores. Y es que cada vez son más las empresas que apuestas por una gestión online, intuitiva y que no sólo mejore la productividad del equipo, sino que además motive a todos para colaborar en beneficio de los proyectos.